Referat - 10.12.19

Kategori: 

Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag den 10. december kl. 18.30. Mødet afholdes som Skype.

  1. Opfølgning på sidste møde. Referat er indsat i denne indkaldelse.
  2. Opfølgning på spor 1 og 2.
  3. Behandling og godkendelse af budget. (Medsendt som bilag)
  4. Budgetopfølgning. (Fremsendes af sekretariat inden mødet)
  5. Gennemgang af forslag til ny forretningsorden. (Medsendt som bilag)
  6. Rundt om organisationen
  7. Orientering fra direktøren. (Fremsendes inden mødet)
  8. Evt.

Referat fra bestyrelsesmøde på skype tirsdag den 10. december 2019 kl. 18.30 – 20.30

Deltagere: Anders Mølgaard (mødeleder), Betina Koefoed, Lars Høgsberg, Klaus Dam, Peter Sundbæk, Nick Ilsø, Torben Pedersen og Peter Carstensen.

  1. Opfølgning på sidste møde. Referat fra sidste møde blev taget til efterretning. Punktet forslag til beskrivelse af bestyrelsesmedlemmernes roller og ansvar i bestyrelsen sendes til bestyrelsesmedlemmerne pga. foreløbige drøftelser og ønsker til arbejdsområder.
  2. Opfølgning spor 1 og 2

Betina, Poul, Jeppe og Martin havde halvårligt evalueringsmøde den 25.11.19 med DIF vedr. strategiaftalens spor 1 og 2. Mødet bar præg af stor tilfredshed fra begge sider, da BTDK er i grønt på næsten alle indsatser i 2019. Bestyrelsen ønsker i forlængelse heraf en redegørelse fra sekretariatet om spor 2, og hvad der konkret er gennemført af aktiviteter i de nye udviklingsmiljøer, der har modtaget aftalebeløbet på 20.000 kr., men som ikke har gennemført alle aftalens aktiviteter. Redegørelse af status udarbejdes til næste bestyrelsesmøde.

  1. Behandling og godkendelse af budget. Budgettet blev godkendt af bestyrelsen. Det er sendt til Ledergruppen for afsluttende kommentarer lørdag den 14.12.19. Budgettet offentliggøres på hjemmesiden inden jul. Forslaget om ændret kontingentstørrelse skal godkendes på årsmødet 2020. Anders kommunikerer centrale budskaber vedr. et nyt klubkontingent, så klubberne kan tage højde for kontingentet i forbindelse med deres CFR registreringer.
  2. Budgettet for 2019 så tidligere på året ud til, at det ville ende med et underskud i størrelsesorden 300-500 tkr. Her sidst på året ser underskuddet dog ud til at blive væsentligt mindre, formentlig mellem 0-100 tkr. Årsagen skal findes i, at der ikke er gennemført de, som var planlagt fra årets begyndelse. Det er bestyrelsens ambition, at budgettet i 2020 bliver mere retvisende.

Budget 2020 som økonomigruppen har udarbejdet blev godkendt på mødet af bestyrelsen og udsendes til Ledergruppen for feedback og kommentarer indenfor 10 dage. Budgetforslaget for 2020 indeholder en ændring af klubkontingentet og skal derfor formelt godkendes på årsmødet 2020. Bestyrelsen/Ledergruppens tanker og ideer med den nye finansieringsmodel kommunikeres på hjemmesiden primo januar 2020, så klubberne kender budgetmodellen, når de indberetter CFR registrering for 2019. Bestyrelsen lægger i budget 2020 vægt på at prioritere initiativer og indsatser, der understøtter ungdomsvækst.

  1. Ny forretningsorden for bestyrelsen er sendt ud. Bestyrelsen lægger forretningsordenen til kort drøftelse og derefter godkendelse på næste bestyrelsesmøde.
  2. Rundt om organisationen

Sekretariatet har udarbejdet nyt stævnekoncept, der søger at tage højde for den nye situation omkring at BTDK’ sponsor ikke længere betaler for stævnemateriel og transport. Bestyrelsen ønsker at nedsætte en BTDK stævnegruppe, der honoreres for at sikre, at prioriterede stævner forberedes, følges og assisteres af kompetent og erfaren stævne-director, der sammen med overdommeren sikrer høj kvalitet i afviklingen af BTDK’ tre flagskibe DM-U, DM-S samt top 12.. Anders har bolden med at etablere denne gruppe.

Peter S og Martin har etableret et godt samarbejde med Aalborg Kommune vedr. afvikling af WVT i Aalborg i 2020, 21 og 22 samt ansøgning og afvikling af European Veterans Championship 2023. Peter S var senest til et godt møde i Aalborg den 25.11.19, der gik rigtig godt. Der er ligeledes etableret et samarbejde med Sport Event Danmark vedr. ansøgning og afvikling af veteran EM i 2023 og SED forventes at ville bidrage økonomisk til dette. Bestyrelsen bakker op om ansøgning af Veteran EM i 2023.

Dialog og samarbejde med DGI fortsættes, i forlængelse af sidste møde den 31.10.19, på et møde i Vejle den 6.1.20.

Faggruppe for turnering skal igangsættes nu. Martin har ansvaret for dette. (Dette arbejde er igangsat). Faggruppe for digitalisering skal ligeledes igangsættes, Martin har ansvaret. Det er aftalt, at Lars og Martin udarbejder en slags annonce på hjemmesiden primo 2020, hvor vi søger bordtennisfolk med digitaliseringskompetencer til at deltage i arbejdet.

Der er mangel på nye dommere. Peter S tager en dialog med dommergruppen om, hvordan nye initiativer kan igangsættes for at flere får mod på det vigtige hverv i dommergerningen.

Martin fik opbakning til at planlægge og gennemføre en ungdomskonference for politikere, ledere, trænere og spillere, der brænder for at skabe oplevelser for vores mange børn og unge i klubberne.

Martin fik ligeledes opbakning til at planlægge og gennemføre en bordtenniskonference for politikere, ledere, trænere og spillere i BTDK. Denne konference vil sætte barren højt og have indlæg fra en række spændende personligheder. Lige nu har vi mundtligt tilsagn fra kulturministeren og vores landstræner Linus Mernsten.

Martin har haft møde med DIF vedr. deltagelse i DM-ugen fra 2021. Martin redegør for overvejelserne i forhold til mulig deltagelse på næste bestyrelsesmøde som oplæg til drøftelse i bestyrelsen.

Martin igangsætter i forbindelse med arbejdet med den kommende ungdomsstrategi, et nyt arbejde med at etablere et ungdomspanel med unge mennesker, der skal bidrage med værdifulde input til ungdomsstrategiens formål og effekt. Bestyrelsen bakker op om dette initiativ.

  1. Orientering fra sekretariatet

Lundkvist arbejder på en plan for, hvordan nye arbejdsopgaver og ansvarsområder kan løftes med i samarbejde med alle 9 regioner. Vi ser på, hvordan vi kan omlægge vores opgaveløsning, så den allerede fra 2020 understøtter ambitionen om udvikling og vækst i hele landet.

  1. Evt.

Næste bestyrelsesmøde er tirsdag den 4. feb. 2020 kl. 17.30 – 22.30 på Scandic Odense.

Peter S er mødeleder.

Referat for bestyrelsen v/Martin Lundkvist

Dato: 
28. January 2020
Kontaktperson: 
Martin Lundkvist
Kontaktperson tlf.: 
4070 9999
Kontaktperson e-mail: