Referat - 11.10.20

Kategori: 

Dagsorden til bestyrelsesmøde søndag den 11. oktober kl. 10.30 – 16.30. Mødet afholdes på Ejlersvej 24, 7100 Kolding.

  1. Opfølgning på sidste møde. AM
  2. Økonomiopfølgning pr. 30. september.2020. AM
  3. 5 minutters orienteringsrunde. Alle
  4. Økonomistyring i BTDK, herunder drøftelse af DIF økonomiservice samarbejdet. AM
  5. Drøftelse af borddepot på baggrund af udarbejdet business case. ML
  6. UDM – efter aflysning/udsættelse. AM
  7. Drøftelse af DIF-initiativ i forhold til seksuelle krænkelse og eventuel indsats i forhold til at bakke op om dette initiativ. BH
  8. Governance. KD
  9. Orientering fra styregruppen BH
  10. Orientering fra direktøren.
  11. Evt.

 

Referat bestyrelsesmøde 11.10.20 i Kolding

Deltagere: Anders Mølgaard, Klaus Dam, Ahn Lykke Pedersen, Betina Haagensen og Peter Sundbæk.

Afbud: Torben Pedersen og Betina Koefoed. Ordstyrer: Betina Haagensen

  1. Opfølgning på sidste møde (AM)

Referat fra 13.9.20 blev godkendt.

  1. Økonomiopfølgning pr. 30.09.2020. (AM)

Administrationen havde fremsendt økonomirapportering med estimat for Q4 og et samlet estimat for året samlet. Rapporteringen gav anledning til, at Adm. følger op på indtægter på licenser og holdtilmeldinger, der lige nu ser lavere ud end forventet. Men en del af serierækkerne begynder først deres kampe efter 30.9, derfor kan der være en del licenser der ikke var betalt, da rapporteringen blev lavet.

  1. 5 minutters orienteringsrunde om hvad der sker på vores kontaktflader (alle)

Bestyrelsen har fordelt ansvarsområderne imellem sig. De bestyrelsesmedlemmer der allerede havde nået at tage fat på deres ansvarsområder, gjorde rede for dette.

Bl.a. fortalte Anders om situationen i DIF, der skal sparre en del i 21’, da DIF kommer ud med et underskud i 2020 grundet et stort fald i indtægter fra Sport One og de tilknyttede OL-samarbejdspartnere. Der er lavet en aftale med DGI om, at alle spillere fra klubber, der kun er medlem af DGI skal betale 250 kr. for en licens. Indtægten fra licensen går til DGI’ kasse. Der tilføjes en løsning på portalen, så medlemmer af rene DGI-klubber opkræves den rigtige licens.

Betina H har haft første kontakt med dommerne og fortsætter denne dialog m.h.p. at få lagt en plan for rekruttering af flere dommere. Betina kommer til Brøndby og taler med de forskellige personer, som hører under hendes ansvarsområder, Para og uddannelse.

Peter S fortalte, at der er fuld blus på arbejdet med at gøre BTDK’ ansøgning/bud på Veteran EM færdig til 30.10.20, i samarbejde med Aalborg Kommune og Sport Event Denmark. Efter aflevering af BTDK’ bud bliver der udarbejdet et hvervekampagne materiale til præsentationen for ETTU, en præsentation, der bliver holdt i foråret. PGa Corona er datoen ikke meldt ud endnu. Peter fortalte derudover kort om det internationale arbejde og det netop overståede valg til ETTU’ poster. Der er kommet en ny russisk præsident for bordenden i ETTU, som sikkert betyde, at der kommer flere initiativer i gang i ETTU. Peter kom desværre ikke ind som Vice President, derimod blev Betina K valgt til ETTU’ nye ligestillingskomite.

  1. Økonomistyring i BTDK, herunder drøftelse af DIF økonomiservice samarbejdet (AM)

Bestyrelsen drøftede BTDK’ outsourcing af bogføring og økonomirapporteringen og vil afsøge perspektiverne i en evt. hjemtagelse af området.

  1. Drøftelse af borddepot på baggrund af udarbejdet business case. (ML)

Martin havde fremsendt kort redegørelse af borddepotområdet i hele landet samt en perspektivering af mulighederne i at overtage et borddepot på Sjælland.

Det vil være betydningsfuldt for BTDK at have adgang til borde i hele landet, hvis BTDK skal lykkes med den nye ungdomsstrategi og et øget antal events og camps samt til afvikling af store stævner, DM m.fl.

Bestyrelsen bakker op om, at BTDK overtager ØBTU’ borddepot fra 1. januar.

Administrationen blev bedt om at undersøge, hvilken stand bordene er i, og om der er sponsorer, der kunne være interesseret i at sælge borde til at god pris til brug ved store mesterskaber, som så derefter kunne bruges til udskiftning af slidte borde i alm. borddepoter. Adm. vil ligeledes søge fonde, der kan give et tilskud til en ny ”bordpark”.

  1. UDM – efter aflysning/udsættelse. (AM)

Bestyrelsen besluttede, at det er for usikkert at sætte en ny dato for U-DM, hvorfor U-DM 2020 desværre er endegyldigt aflyst.

  1. Drøftelse af DIF-initiativ i forhold til seksuelle krænkelse og eventuel indsats i forhold til at bakke op om dette initiativ. (BH)

Bestyrelsen drøftede den aktuelle krænkelsesdebat og det materiale som DIF har udsendt til forbundene til at guide klubberne, hvis der opstår sager. Materialet er lagt på hjemmesiden, men bestyrelsen besluttede, at materialet også skal sendes direkte ud til alle klubber. Klaus Dam bliver den i BTDK’, som klubber skal henvende sig til, hvis de spørgsmål eller konkrete situationer, som de gerne vil have vejledning omkring.

Martin orienterer udviklingskonsulenterne om sagen.

  1. Governance (KD)

Klaus igangsætter en arbejdsgruppe, der skal kigge BTDK’ vedtægter grundigt igennem og komme med oplæg til ændringer og forbedringer, der hvor det skønnes nødvendigt. Der etableres en referencegruppe af klubfolk, der kan give feedback på oplægget fra arbejdsgruppen.

Det tages op i Ledergruppen på det kommende budgetseminar, hvordan vi sikrer god Governance i Ledergruppen, nu hvor et par stykker af vækstrepræsentanterne er kommet på lønningslisten i BTDK med nogle timer om ugen.

  1. Orientering fra styregruppen (BH/AM/BK/TP).

Betina H orienterede kort den øvrige del af bestyrelsen, som ikke sidder i styregruppen, om den kommende proces for arbejdet med strategiaftalen med DIF frem til 1.dec. 2020.

Første omgang materiale sendes til styregruppen torsdag den 15.10.20, og der gives feedback til det videre arbejde med strategiaftalen mandag den 19.10 på teams møde i styregruppen.

  1. Orientering fra direktøren – se vedhæftede dokument (ML)

Martin orienterede om ekstra mange forespørgsler fra klubledere for tiden, men administrationen hænger i for at servicere alle henvendelser.

Bestyrelsen har givet stævnegruppen opbakning til at arbejde med at inddele BTDK’ stævner i forskellige kategorier, hvor der ikke behøves overdommere til alle kategorier. Dommergruppen skal høres om dette inden der træffes beslutning.

Martin er i dialog med Tennis forbundet vedr. samarbejde i den nye DIF strategiaftale. Bestyrelsen gav opbakning til at fortsætte dialogen og bringe evt. konkrete muligheder ind i styregruppen i de kommende uger.

Martin fik til opgave at lave en opgørelse over ansatte, deres timetal og opgaver, så der er overblik inden budgetseminaret.

  1. Behandling af henvendelser i forbindelse med nyt kontingent (ML)

Bestyrelsen besluttede at dele henvendelser fra klubberne, der er modtaget i BTDK i den seneste tid, der vedrører det klubkontingent, der blev besluttet på årsmødet august 2020.

  1. Evt.:

Drøftelse af forretningsorden (ALP).

Punktet blev drøftet kort. Forretningsordenen justeres ved jævne mellemrum.

Martin gav et kort indblik i de opgaver og indsatser som fylder hverdagen i dette efterår.

Bl.a. er moderniseringen af dele af Idrættens Hus ved at tage form på tegnebrættet, og snart går selve byggeriet i gang.

Skole OL lokalstævner er vi ved at finde arrangører til blandt de klubber, der allerede har erfaring hermed fra tidligere lokalstævner.

PS ønskede at emnet funding kommer på dagsorden til næste møde.

 

Referat, Martin Lundkvist

Dato: 
19. October 2020
Kontaktperson: 
Martin Lundkvist
Kontaktperson tlf.: 
4070 9999