Referat - 13.09.20

Kategori: 

 

Dagsorden til bestyrelsesmøde søndag den 13. september kl. 10 - 17. Mødet afholdes i Ringsted.

  1. Opfølgning på sidste møde. (NB. Punkt er standard på vores dagsorden og normalt vil referat være fra sidste møde. Denne bestyrelses sidste møde var ifm. Årsmødet og et uformelt møde, så det indsatte referat er fra forrige bestyrelses sidste møde den 16. juni.)
  2. Økonomiopfølgning pr. 31. august.2020. (Det er meget tæt med at det kan nås, da det er lige omkring deadline for DIF-økonomi service, men forhåbentlig når det er blive udarbejdet og vil i givet fald blive udsendt fra administrationen.)
  3. Borddepoter.
  4. DT-prioriteringsliste. Formanden tager en afklarende dialog med Kim fra faggruppen for at få udarbejdet et klart forslag. Herefter kan bestyrelsen tage en drøftelse om dette fortsat bør være et bestyrelsesanliggende.
  5. Orientering om ETTU-valg, herunder også info om mødet og ATM i ITTF. Peter Sundbæk stiller op til Vice Præsident posten i ETTU, der er valg til onsdag den 16. september.
  6. Proces omkring nye DIF strategi/økonomi aftale 2022 – 2025. (Betina K. har lavet udkast til tidsplan, som er medsendt. Der vil senest tirsdag blive fremsendt oplæg til en kvalificerende drøftelse af mål og indhold i den kommende strategiaftale, fra Martin)
  7. Forberedende drøftelse af Ledergruppens strategiseminar 18. - 20. september.
  8. Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen.
  9. Fastlæggelse af mødeplan for bestyrelsesåret 2020 - 2021. (Udkast fra Betina K. er medsendt) 
  10. Orientering fra direktøren, herunder forslag til nyt top 12 koncept
  11. Evt.

Referat bestyrelsesmøde søndag den 13/9-2020 på Scandic Ringsted

Deltagere: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Betina Haagensen, Klaus Dam, Torben Pedersen, Ahn Lykke Pedersen. Afbud: Peter Sundbæk. Referat: Martin Lundkvist. Ordstyrer: Betina Koefoed.

  1. Referat fra bestyrelsesmøde den 16/6-20 er godkendt. Martin følger op på årsmøde-referatet, så det kan offentliggøres snarest. Fremadrettet skal punkter i referatet, der skal følges op på stå på dagsorden på det efterfølgende bestyrelsesmøde. Evaluering af årsmøde 2020 og udvikling af årsmøderne fremadrettet, tages på som punkt på næste møde.
  2. Økonomiopfølgning –

Peter B fremsendte økonomirapportering frem til og med august måned. Martin havde ligeledes fremsendt en kort forklaring på de vigtigste tal i rapporteringen. Det forventes, at vi går ud af regnskabsåret med et relativt stort plus pga. færre aktiviteter grundet Corona, som vil kunne investeres i vækstinitiativer i 2021. Martin fortalte i den forbindelse om potentielle investeringer i yderligere ansættelser i Jylland.

  1. Borddepoter –

I forbindelse med nedlæggelse af lokalunionerne skal der tages stilling til depoterne fremtid, senest aktualiseret ved nedlukning af ØBTU.

Administrationen blev bedt af bestyrelsen om at udarbejde en business-case på behovet for et borddepot i fremtiden på Sjælland. Hvad forventes der at komme af behov for et borddepot i de kommende år, hvor vi vil satse på at øge antallet af unge-events og unge-camps. Business-casen skal fremsendes til bestyrelsen inden bestyrelsesmødet den 11. okt. 2020, så der kan følges op og tages en fremadrettet beslutning.

  1. DT-prioriteringsliste

Bestyrelsen godkender turneringsgruppens forslag til prioriteringsliste, der undtagelsesvist også omhandler internationale ungdomsaktiviteter i denne sæson for ungdomsspillere, der spiller i bordtennisligaen og 1.div. i denne sæson

  1. Orientering om ETTU-valg

Betina K orienterer om ETTU-kongres i den kommende uge. Den eneste ETTU-præsidentkandidat der stiller op, er russeren Levitin. Peter Sundbæk stiller op til posten som Vicepræsident. Bestyrelsen drøftede udviklingen i ETTU og ITTF, der potentielt kan betyde, at de strukturer vi kender i dag med nationale turneringer, europæiske turneringer samt EM og VM er i spil.

I forhold til ITTF sker der stor udvikling, hvilket kan få stor betydning for den europæiske klubstruktur, som vi kender den i dag. ITTF opruster på Touren med større pengepræmier og større pres for, at de bedste spillere skal deltage i de fleste turneringer som dermed ikke har ressourcer til at spille klubturneringer.

Der kommer et ekstraordinært møde i ITTF i forbindelse med VM i Busan.

Betina Koefoed stiller op til Ligestillings komiteen i ETTU, som er aktuelt, da der er ønsker om flere kvinder på administrative, politiske og trænermæssige poster, samt at der ønskes flere piger/damespillere over hele Europa, og at disse skal have samme status og fokus som deres mandlige kolleger.

  1. Proces omkring ny DIF strategiaftale 2022-2025

Bestyrelsen har besluttet, at der nedsættes en styregruppe, der skal arbejde med strategiprocessen frem til aflevering af udkast til strategiaftalen den 1.dec.

Der er besluttet, hvordan styregruppen skal samarbejde med administrationen om at kvalificere indholdet i strategiaftalen. De strategiske temaer som arbejdet med strategiaftalen tager udgangspunkt i, er vækstteams og klubudvikling, ungdomsstrategi – Træner- og talentudvikling, ungdomsevents, camps samt aldringsrelateret socialt ansvar.

  1. Forberedende drøftelse af Ledergruppens strategiseminar 18.-20.sept.

Martin har styr på sted og faciliteter i Faaborg. Program og materiale til strategiseminaret fremsendes i løbet af ugen.

Der skal være fokus på 1.vækstteams/klubudvikling. 2. ungdomsstrategi, trænerudvikling, talentudvikling, events og camps. 3. digitalisering, kommunikation og 60+ vækst. Vi vil fokusere på at få drøftet fundamentet i strategiarbejdet og samtidig være lyttede og få mange input i spil. Det er et afgørende succeskriterie for strategiseminaret, at der kommer fuld opbakning og ejerskab i ledergruppen. Udgangspunktet bliver en afklaring af Formål, målsætninger, grundlæggende problemstillinger og ønsket effekt på de forskellige fokusområder til brug i det videre arbejde i styregruppen. Der vil blive lavet både skriftlig reportage og en video fra strategiseminaret for at øge muligheden for ledere og andre interesserede i at følge med i beslutninger og temaer.

Styregruppen nedsættes for at sikre høj kadence og målrettethed i de kommende ugers strategiproces med at blive klar til at sende udkast til strategiaftale 2022-25 til DIF 1. dec. Fra bestyrelsen går Anders, Betina K, Betina H og Torben ind i styregruppen. På strategiseminaret vil det søges at få en repræsentant fra vækstteams’ med i styregruppen.

  1. Fordeling af ansvarsområder i bestyrelsen

Bestyrelsen drøftede de forskellige bestyrelsesmedlemmers ønsker til ansvarsområder i bestyrelsen. Anders fik input fra de forskellige bestyrelsesmedlemmer til, hvilke ansvarsområder i bestyrelsen, de enkelte medlemmer gerne tager ansvaret for. Anders fik til opgave at udarbejde en samlet ansvarsfordeling af bestyrelsesopgaverne.

  1. Fastlæggelse af mødeplan for bestyrelsesåret 2020 - 2021.

Betina K havde på forhånd fremsendt et forslag til møderække for bestyrelsen. Mødet lørdag den 10.10.20 blev ændret til søndag den 11.10.20. Mødet den 12.nov. i Vejle afvikles på Teams.

  1. Orientering fra direktøren, herunder forslag om nyt top 12 koncept.
  2. Martin fremlagde tankerne fra administrationen og input fra en trænergruppe om at udvide top-12 til at have flere deltagere i hver række, så flere får mulighed for at være med. Det skal understøtte et nyt mindset omkring talentudvikling, der sigter mod at flere børn får mulighed for at prøve evnerne af. Derudover vil vi gerne styrke mindset og udvikling af trænere, hvilket vores fremtidige stævner bliver en del af. Nyt koncept vil blive drøftet i Ledergruppen i næste weekend på strategiseminaret.
  3. Drøftelse vedr. Dennis oplæg til Ledergruppen. Tak til Dennis for engagementet. De vigtigste punkter fra oplægget er indarbejdet i strategidokumentet, som udsendes på tirsdag.
  4. Evt.

Referat: Martin Lundkvist

Mødeleder næste gang den 11.okt.: Betina Haagensen.

Dato: 
02. October 2020
Kontaktperson: 
Martin Lundkvist
Kontaktperson tlf.: 
4070 9999