Referat - 16.06.20

Kategori: 

Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag den 16. juni kl. 16.30 – 22.00. Mødet afholdes i Kolding.

  1. Opfølgning på sidste møde. Referat indsat.
  2. Økonomiopfølgning pr. 31. maj.2020
  3. Forberedelse af Årsmøde 16. august 2020.
  4. Status på turneringen 2020/2021, herunder møde i Jylland 12.6.2020.
  5. Samarbejdsaftale DGI.
  6. Orientering om statusmøde med DIF.
  7. Behandling af indkomne punkter.
    1. Sølvnålstildeling
    2. UEM fra Magnus M.
  8. Orientering fra direktøren  
  9. Evt.

Referat bestyrelsesmøde tirsdag den 16. juni 2020 i Kolding

Deltagere: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Klaus Dam, Lars Høgsberg, Peter Sundbæk, Torben Pedersen, Peter Carstensen, Nick Ilsø med på Teams 1 time.

Mødeleder: Anders Mølgaard/Martin Lundkvist

Referent: Martin Lundkvist

  1. Opfølgning på sidste møde.  Referat fra sidste møde godkendt, B75 er lykkes med at flytte U-DM til weekenden den 26.-27.9 2020. Der spilles med aldersgrænser fra sæsonen 2019-20. Det er i god dialog med Aalborg Kommune aftalt at udskyde WVT i Gigantium til november 2021.
  1. Økonomiopfølgning pr. 31. maj 2020. 2020 er et specielt år i forhold til budgettet, da mange aktiviteter aflyses og flyttes. Bestyrelsen ønsker, at der er opmærksomhed på kvartalsvise væsentlige afvigelser fra budgettet i økonomirapporteringen.
  1. Forberedelse af årsmøde den 16.august 2020. Årsmødet holdes som et fysisk møde på Scandic Odense. Efter Årsmødet vil bestyrelsen byde deltagerne på en forfriskning og samvær. Bestyrelsen søger at aftale med sidste års dirigent Søren Gøtsche om at opstille som dirigent på årsmødet i år. Administrationen fik bestyrelsens opbakning til at gøre årsmøde referat kortere, end der har været præcedens for tidligere, da det har været meget ressourcekrævende at udarbejde disse. Der optages/opbevares stadig en lydfil.

Bestyrelsen udarbejder forslag til en række korrektioner af BTDK’ love. Det gælder i forhold til:

Valg af revisor.

Bestyrelsen ønsker at fremlægge et rammebudget for det efterfølgende år i stedet for det endelige budget.

Faggrupper skal ikke være repræsenteret i BTDK’ Ledergruppe men kan være det, når det findes relevant.

§ 11 omkring BTDK’ rolle ved eksklusionssager. Derudover eventuelt behov for lovmæssigt instans/tiltag til varetagelse af disciplinære og etiske sager, som falder udenfor nuværende disciplinærudvalgs mandat.

Generel gennemgang af lovene med udgangspunkt i erfaringerne fra første år med ny struktur. En arbejdsgruppe med Anders, Nick og Martin følger og tager næste skridt.

Kandidater: Bestyrelsen søger efter kandidater til bestyrelsen. Lars Høgsberg og Nick Ilsø genopstiller ikke. Peter Carstensen genopstiller ikke som suppleant. Betina Koefoed og Peter Sundbæk er begge på valg og modtager begge genvalg, Betina til næstformandsposten.

Anders, Klaus og Torben er ikke på valg.

Appeludvalg: Henrik Vendelbo, Virum træder ud af udvalget.

Carstensens Legatudvalg: Vilhelm Vedelsborg er på valg og modtager genvalg.

De ledige poster til bestyrelse og udvalg annonceres på hjemmesiden og Facebook. Anders tager opgaven med at søge bestyrelseskandidater ligesom interesserede kandidater opfordres til at henvende sig til Anders eller Betina for at høre mere om bestyrelsesarbejdet.

  1. Status på turneringen 2020-2021, herunder orientering om turneringsmøde i Jylland den 11.6.20

Lars redegjorde for BTDK’ udvikling af digitale holdtilmeldingsløsninger. I første omgang er det gennemført i DT med stor succes, næste skridt er en tilmeldingsløsning til de regionale holdturneringer. Der er ligeledes udarbejdet en skabelon for invitationsmaterialet.

Den digitale fornyelse kommer til at overskride budgettet (anslået kr. 50t) i 2020, men det vil kunne indhentes på næste års budget, hvor der var tiltænkt et øget investeringsbehov.

Turneringsgruppen blev officielt nedsat i maj måned med god repræsentation fra Sjælland og Fyn. Efter et godt turneringsmøde i Aarhus for de jyske klubber, er de jyske klubber nu også repræsenteret ved Karl Edney, Viby og Mogens Olesen, Esbjerg. Claus Arnsbæk er blevet ansat som deltidsansat turneringskoordinator, og vil sikre en koordinering af TG’ opgaver generelt og regionalt. Ligeledes tilknyttes Allan Petersen nogle timer til at planlægge den østdanske holdturnering.

  1. Samarbejdsaftale DGI. Bestyrelsen ønsker, at et møde med DGI om en samarbejdsaftale lægges i kalenderen snarest. Mødet vil handle om indholdet af samarbejdsaftalen, herunder fordeling af opgaver omkring turneringsplanlægning og løbende drift samt at se på mulighederne for, at samarbejdet kan udvides til også at handle om udvikling af indsatser, der understøtter ungdomsvækst. Martin tager fat i DGI og arrangerer et møde.
  1. Orientering om statusmøde med DIF om strategiaftalen. Betina orienterede fra statusmøde med DIF om status på strategiaftalens to spor. Betina fortalte, at det havde været et positivt møde med DIF, og at DIF’ konsulent generelt var tilfreds med de strategiske indsatser i BTDK i relation til strategiaftalen. Betina var tilfreds med konsulenternes forberedelse og indsats på strategimødet med DIF.

Der er et ønske om, at vi arbejder os dybere ned i tallene fra dette års medlemsvækst. Er der specifik viden om vækst i særlige målgrupper, som vi kan anvende som inspiration i det videre vækstfokus på ungdomsspillere samt specifikt pige- og damespillere. Herunder også viden om forskelle i tallene for de geografiske områder og forskellige segmenter af klubber. DIF bakker desuden op om BTDK’ ambition om at udbyde en mere fleksibel og mere regionalt forankret træneruddannelse, der ligeledes henvender sig til begynder- og ungdomstrænere. E-learning bør tænkes ind i uddannelsen ligesom opfølgning, sparring og vidensdeling skal implementeres efter kurserne og blive obligatorisk for fremtidige trænere.

  1. Behandling af indkomne punkter. a. Sølvnålstildeling, b. UEM fra Magnus Mallander
  1. Klubberne opfordres til at nominere ledere til en sølv- eller guldnål, opfordringen lægges på hjemmesiden ligesom indstillinger til årets klub og årets leder gerne modtages.
  2. Magnus havde redegjort skriftligt for bestyrelsen, hvilke muligheder og begrænsninger og ikke mindst problemstillinger, som et muligt U-EM i Kroatien i starten af september kunne have for deltagerne. Bestyrelsens indstilling er, at man afventer en udmelding fra ETTU på brevet fra de kroatiske arrangører og evt. de store lande i Europa før, der tages endelig stilling til deltagelse.
  1. Orientering fra direktøren.

Martin redegjorde for sine planer om at nedsætte et kommunikation- (og medie) team til at styrke BTDK’ interne og eksterne kommunikation samt et eventteam, der skal arbejde med styrke kvaliteten af de aktiviteter og tilbud, som BTDK udbyder til sine medlemmer som fx stævner, events og turnering.

Martin luftede ideen om at genopfinde Bordtennis Bladet, evt. i en online udgave, da det kan styrke BTDK’ kommunikation og relationer med sine medlemmer. Det er i givet fald tanken, at bladet skal sendes direkte til alle medlemmer i en digital udgave og/eller en trykt udgave nogle gange om året.

Martin beskrev, at omorganiseringen af BTDK’ administration nu begynder at slå igennem. Jeppe overgår til BTDK’ udviklingsteam med 80% af sine timer, Peter Busck er på deltid og har sin hovedopgave omkring økonomirapportering, Carsten kommer fortsat til at prioritere opgaver med turnering samt kommunikationsopgaver og Martin Lundkvist kommer til at bruge mest tid på BTDK’ strategiske udvikling. Det betyder, at der vil være mindre tid til klubservice og administration, og der kan derfor forventes længere svartider på henvendelser fra klubberne. Vi vil arbejde sådan frem til jul, hvor vi vil evaluere erfaringerne og justere til.

Martin besluttede sammen med bestyrelsen, at efterårets strategiseminar for BTDK’ Ledergruppe gennemføres den 18.- 20. september 2020. Og efterårets budgetseminar for Ledergruppen, hvor klubledere inviteres til dele af seminaret, placeres den 30.-31. oktober.

  1. Evt.

Bestyrelsens arbejde blev kort drøftet, og det er fortsat ambitionen for den nye bestyrelse, at det strategiske arbejde og opfølgning på BTDK’ strategiske udvikling, kommer til at fylde mere i bestyrelsesarbejdet.

Bestyrelsens mødeform og placering blev drøftet. Der var et ønske om en forventningsafstemning af bestyrelsesmøderne fysiske placering og medlemmernes tidsforbrug. Det er bestyrelsens ambition, at møderne placeres ligeligt i øst og vest. Det er ligeledes en ambition, at der vil blive afholdt 3-4 længerevarende møder, som placeres i weekender. De resterende møder fordeles mellem fysiske aftenmøder og online møder.

Betina fremførte et ønske om, at flere af de fysiske møder bliver afholdt i Brøndby, mindst halvdelen. Det er en udfordring, bestyrelsesmedlemmerne har svært ved at kunne møde tilstrækkelig tidligt til bestyrelsesmøderne, da de først skal have fri fra deres civile job. Det var et forslag, at der holdes en række af bestyrelsesmøderne på lørdage for at få tid til vigtige strategiske drøftelser. Det var der opbakning til, og bestyrelsen besluttede, at der til første bestyrelsesmøde den 16.8.20 i den nye bestyrelse, skal der udarbejdes en mødeplan for 2020-21.

Dato: 
03. July 2020
Kontaktperson: 
Martin Lundkvist
Kontaktperson tlf.: 
4070 9999
Kontaktperson e-mail: