Referat - 29.02.20

Kategori: 

Dagsorden til bestyrelsesmøde lørdag den 29. februar kl. 8.00. Mødet afholdes på Hotel Scandic i Odense. Deltagere: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Klaus Dam, Nick Ilsø (mødeleder) Lars Høgsberg, Peter Sundbæk, Peter Carstensen og Martin Lundkvist (referent). Afbud Torben Pedersen.

  1. Opfølgning på sidste møde. Martin rundsender referat asap og gør tilgængelig på hjemmeside. Der har været nogle tekniske problemer med mail liste, men referat er i godkendt version.
  2. Kort opfølgning på strategiaftale.
  3. Orientering om budget. (Kort orientering af arbejdet efter sidste møde og udmelding fra DGI).
  4. Behandling af ny forretningsorden. Revideret version fremsendes inden møde.
  5. Vurdering af behov for bestyrelsesansvarsforsikring. Oplæg fremsendes inden møde.
  6. Rundt om organisationen
  7. Orientering fra direktøren, herunder snak om snitflade mellem organisation og bestyrelse i forhold til hands-on opgaveløsning. (Fremsendes inden mødet)
  8. Rapportering fra ekstraordinær kongres i Budapest vedr. den politiske situation i ETTU og ITTF
  9. Årsmøde – forberedelser til det kommende årsmøde 2020
  10. Møde med ØBTU’ TU.
  11. Evt.

 

  1. Referat fra 4.2.20 er godkendt.
     
  2. Strategiaftale - status. Der er afholdt et møde med skole OL. Vi er foran på vores måltal, som er antal kurser for idrætslærere og antal lokalstævner. (se status fra BM 4.2.20). Der er et ønske om, at klubberne får bedre/mere forberedende assistance fra BTDK til lokalstævner.
     
  3. Budgetopfølgning - Økonomigruppen har arbejdet videre med justeringer og reduktion af holdgebyrer, deres foreløbige arbejde blev lagt frem til orientering for bestyrelsen. Orienteringen blev taget til efterretning. DGI har givet respons på bestyrelsens budgetforslag, bestyrelsen vil fortsætte den konkrete dialog med DGI om sagen.
  1. Forretningsorden - Den er godkendt og bliver lagt på hjemmesiden.
  1. Bestyrelsesansvarsforsikring - Anders gennemgik forskellige vinkler på behovet for at tegne en forsikring for bestyrelsen. Det blev vedtaget at tegne en forsikring, Anders har bolden.
  1. Rundt om organisationen - Martin redegjorde for udviklingen i organisationen, herunder bl.a. at Magnus Mallander går på fuld tid fra 1.3.20.

Dommermangel til DT og BTDK-mesterskaber bliver en stadig større udfordring, som bestyrelsen vil tage ansvar for, at der en udvikling på. Bestyrelsen er indstillet på en videre dialog med dommerne for at forbedre vilkårene, samt styrke rekruttering af nye dommere. Faggrupperne blev drøftet, bestyrelsen ønsker, at der rykkes på at få etableret faggruppe til stævner og turnering. Generelt skal der tages action på etablering af faggrupper ift. turnering m.fl. Det tages op i forbindelse med ungdomskonferencen den 15.3.20.

DM-ugen, Martin orienterer DIF om bestyrelsens beslutning for 2021.

Stor tilfredshed i bestyrelsen over, at der er vækst i 2019 i alle aldersgrupper i BTDK, ikke mindst at det ser ud til, vi har netto-vækst på 300 ungdomsspillere. Dette skal kommunikeres på FB og hjemmesiden.

  1. Orientering fra direktøren - Drøftelse af snitflader og samarbejdsform mellem bestyrelse og administration. Der sker en omprioritering af opgaver og ressourcer i administrationen, da administrationen bliver mere drivende på de udviklingstiltag, der sker på baggrund af de regionale vækstaftaler samt den kommende ungdomsstrategi. Der vil være en løbende dialog mellem bestyrelse og administration for at sikre bedst muligt samarbejde. Administrationen vil arbejde på en klar plan for, hvordan servicering af klubberne bedst håndteres med færre ressourcer.
  1. Rapportering fra ekstraordinær kongres. Betina og Peter redegjorde for den ekstraordinære kongres i ETTU i Budapest. Bestyrelsen bakker op om, at Danmark stiller kandidater til ETTU-poster til de kommende ETTU-valg til september. Det blev drøftet, at det vil være relevant at få udarbejdet en langsigtet strategi for BTDK’ internationale arbejde, der tydeliggør hvad det er vi arbejder for, og hvad er det for effekter, vi ønsker af de ressourcer, vi investerer i det internationale samarbejde.
  1. Årsmødet – Adm. Igangsætter forberedelse af årsmødet.

Opslag om indstillinger af klubber mm. til årsmødet sættes på hjemmesiden, og der sendes forslag til bestyrelseskandidater til formanden. Der tages kontakt til Lis Hævdholm med henblik på en revidering/justering af BTDK’ love, herunder bl.a. om faggruppernes stemmeret og plads i ledergruppen. Alle klubformænd samt interesserede bestyrelsesmedlemmer samt medlemmer af vækstteams inviteres til Bordtenniskonferencen/årsmødet og opfordres kraftigt til at deltage i hele arrangementet.

  1. Møde med folkene fra det nuværende ØBTU’ TU. Der har været afholdt møde med folkene, der i dag sidder med turneringsadministration i ØBTU om deres interesse i at træde ind i BTDK’ turneringsarbejde fra næste sæson. Der afventes svar fra de enkelte personer i nærmeste fremtid. Alternativt er der taget kontakt til andre turneringskyndige, som står klar til at fortsætte opgaven. Alternativt er der ligeledes en dialog i gang med turneringsfolk på Fyn og i Jylland. Vi går nu i gang med den konkrete planlægning af næste års BTDK -turnering i alle dele af landet. Kim Holm er i gang med at sammenskrive de forskellige turneringsreglementer, der er et udkast klart primo april.

Vi skal have givet stævneindbydelsen et eftertjek for logo og lign, som en del af det forberedende arbejde til næste sæson.

Næste møde er skypemøde den 17.3.20
Peter Sundbæk er mødeleder.
Referat for bestyrelsen, Martin Lundkvist.

Kommende mødeplan:
Tirsdag den 17. marts, kl. 18.30 (Skype)
Tirsdag den 21. april kl. 18.30 (Skype)
Tirsdag den 19. maj kl. 17.00 i Idrættens Hus
Fredag den 5. juni kl. 17.00 i Odense
Lørdag den 6. juni bordtenniskonference
Søndag den 7. juni årsmøde

Dato: 
10. March 2020
Kontaktperson: 
Martin Lundkvist
Kontaktperson tlf.: 
4070 9999
Kontaktperson e-mail: