7. april 2009 og 11. maj 2009
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for ELU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag den 16. april 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.
DAGSORDEN
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 ØKONOMI
a) DBTU regnskab pr. 28. februar 2009 – kort gennemgang – 10 min.
b) Danish Open – gennemgang – 30 min.
Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) DIF’s Årsmøde/Fredagsmøde
i) Valg
ii) Forslag
iii) Fredag aften møde
Bestyrelsen beslutter hvem DBTU ønsker at stemme på til DIF’s bestyrelse. Forslagene til Årsmødet gennemgås af Dorte Kronsell og bestyrelsen beslutter DBTU’s holdning. Brev om DIF i fremtiden drøftes bl.a. med fokus på Breddekonsulentordningen. Dorte Kronsell refererer fra Sekretariatsledermøde som holdes den 15. april. – 30 – 45 min.
b) DBTU’s Årsmøde
i) Valg til bestyrelsen og TU
ii) Politikkatalog
Bestyrelsen drøfter mulige kandidater til bestyrelsen og TU.
Politikkataloget skal drøftes på Årsmødet i 2009, bestyrelsen drøfter procedure. – 45 min.
Pkt. 4 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Turneringsarbejdet i fremtiden
I forbindelse med drøftelse af fremtiden med de nuværende medlemmer af turneringsudvalget og udfordringerne i at finde nye personer til udvalget drøfter bestyrelsen om der findes andre muligheder for organiseringen af dette område. – 30 minutter.
b) Projekter – general drøftelse af afrapportering samt videreførelse. – bestyrelsen drøfter hvordan man i fremtiden skal afrapportere fra projekter som i det daglige ledes af nedsatte styregruppe samt drøfter hvordan disse projekter videreføres i almindelig drift. Der vedlægges en liste over nuværende projekter. – 30 minutter.
c) Orientering om møde med ØBTU og FBTU i Kerteminde, samt orientering af efterfølgende møde omkring fordelingsnøglen med ØBTU.
Ved samme lejlighed drøftes om og hvordan der skal orienteres yderligere om fordelingsnøglen. – 30 minutter.
d) Visionsudvikling – orientering ved Mads-Peter Jannings – 20 minutter.
e) Orientering om arbejdet i HED-arbejdsgruppen ved Mads-Peter Jannings – 10 minutter
f) Orientering fra konferencen ”Knæk kurven” ved Preben Riel og Tommy Jørgensen – 10 minutter.
g) IT ansvarlig – drøftelse og eventuel udpegelse.
Pkt. 5 Eventuelt
REFERAT
Tilstede: Aksel Beckmann, Mads-Peter Jannings, Preben Riel, Steen Hummeluhr, Tommy Jørgensen og Dorte Kronsell (referent)
Pkt. 1 Evt. kommentarer/Tilføjelser til dagsordenen
Der blev tilføjet punkt 3 C – Udviklingspulje på dagsordenen.
Pkt. 2 ØKONOMI
a) DBTU’s regnskab pr. 28. februar 2009 samt Årsregnskab – kort gennemgang.
Regnskabet ultimo februar blev kort gennemgået.
På mødet i juni gennemgås regnskabet for ultimo april. Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell gennemgår regnskabet i detaljer forud for mødet.
Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell har haft to møder med Peter Sartz og Mads Flod-Sørensen med henblik på detailbudgettering.
Årsregnskabet for 2008 er sendt til vores eksterne revisorer til sidste gennemgang. Bestyrelsen godkendte med få ændringer Årsrapporten.
b) Danish Open
Dorte Kronsell orienterede om drøftelserne med Sport Event Danmark i forhold til genforhandling af tilskud til Danish Open i Frederikshavn. Sports Event Danmark holder bestyrelsesmøde den 16. juni. Dette møde afventes af DBTU.
Først efter dette møde beslutter DBTU’s bestyrelse den videre fremtid for DBTU omkring internationale aktiviteter i Danmark.
c) Udviklingspulje
DBTU’s ansøgning til DIF’s udviklingspulje blev drøftet. Der blev fordelt nogle opgaver til bestyrelsesmedlemmerne, ligesom breddekonsulenterne og Dorte Kronsell skriver punkter til ansøgningen.
Det er sidste år udviklingspuljen eksisterer, herefter træder DIF fordelingsnøgle i kraft for alvor.
Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) DIF’s Årsmøde
i) Valg
Bestyrelsen gennemgik de opstillede kandidater, og besluttede hvem DBTU stemmer på.
ii) Forslag
Forslagene til Årsmødet blev drøftet. Eneste reelle forslag handler om at DIF’s bestyrelse ønsker at nedlægge uddannelses- og breddeudvalget og i stedet oprette et Udviklingsudvalg. DBTU stemmer ja til dette.
iii) Fredag aften møde
Som optakt til drøftelserne fredag aften refererede Dorte Kronsell fra sekretariatsledermødet.
Preben Riel og Tommy Jørgensen blev bedt om at være opmærksomme på debatten.
b) DBTU’s Årsmøde
i) Valg til Bestyrelse og TU
Aksel Beckmann skriver en kort artikel til hjemmesiden om hvilke opgaver, der i de kommende år prioriteres i bestyrelsen, og hvilke kompetencer der er ønskelige hos et nyt medlem af DBTU’s bestyrelse.
Bestyrelsen opstiller som tidligere besluttet Steen Hummeluhr til næstformandsposten samt Tommy Jørgensen til bestyrelsen. Såfremt disse vælges skal der ydermere findes et ekstra bestyrelsesmedlem og en bestyrelsessuppleant, som deltager aktivt i bestyrelsen.
Bestyrelsen har med glæde bemærket, at ØBTU og JBTU i fællesskab opstiller en kandidat og håber, at klubberne og/eller lokalunioner også finder en eller flere kandidater til suppleantposten.
ii) Politikkatalog
Breddeudvalget har indsendt ændringsforslag til breddepolitikken i Politikkataloget. Der er ikke indkommet andre forslag p.t.
Bestyrelsen arbejder med visioner og strategier på en lidt anden måde end tidligere beskrevet i Politikkataloget, som føles lidt utidssvarende. Under punktet om visioner beskrives dette lidt nøjere.
Pkt. 4 Organisationsudvikling
a) Turneringsarbejdet i fremtiden
To af de tre medlemmer af det nuværende turneringsudvalg træder ud af udvalget i forbindelse med Årsmødet. Desværre har det vist sig svært at finde personer, der ønsker at opstille til udvalget.
Dette drøftede bestyrelsen, under iagttagelse af det lovmæssige i vedtægterne samt hvilke muligheder der ligger i at flytte opgaver til administrationen.
Det blev besluttet, at Dorte Kronsell skriver til lokalunionerne om, at vi meget gerne vil samarbejde med dem om at finde personer til et nyt udvalg. Hvis det ikke lykkes at sammensætte et udvalg er bestyrelsen nødt til at se på hvordan vi administrativt kan løse opgaven. Dette er absolut ikke første prioritet, da det ikke er muligt at flytte flere opgaver til administrationen indenfor den nuværende bemanding, hvilket igen vil betyde, at der så skal findes flere penge til yderligere medarbejdere.
b) Projekter
Bestyrelsen havde bedt om en opdatering på hvilke projekter DBTU p.t. er involveret i og hvordan disse styres. Til orientering om dette var der udarbejdet en beskrivelse af projekterne. Dorte Kronsell uddybede på mødet beskrivelsen og besvarede spørgsmål.
Bestyrelsen ønskede en gennemgang af projekter 2 gange årligt, hvori DBTU deltager to gange årligt.
c) Orientering om møde med ØBTU og JBTU i Kerteminde
Mødedeltagerne i ovennævnte møde orienterede om et godt møde med en god stemning og enighed om målene.
Efterfølgende har der været holdt møde med tre medlemmer af ØBTU’s bestyrelse, hvor Dorte Kronsell gennemgik fordelingsnøglen og de muligheder der findes for at sikre DBTU så stort et udbytte som muligt at nøglen til gavn for udviklingen af sporten på landsplan. Dette møde var også meget positivt.
Der vil senere blive holdt et tilsvarende møde med JBTU. JBTU kommer med mødedato.
d) Visionsudvikling
Bestyrelsen vedtog, at dagsordenen for bestyrelsesmøderne fremover skal ændres således at der hver gang kommer et udviklingspunkt på som første punkt. Dette skal sikre udviklingsorienteret dialog og arbejde samt forhindre, at det meste af mødetiden bliver brugt på opfølgning af sager eller orientering.
Mads-Peter Jannings sender en mail til hvert enkelt bestyrelsesmedlem omkring de enkeltes områder og punktet drøftes igen på det kommende bestyrelsesmøde.
e) Orientering om arbejdet i HED-arbejdsgruppen
Mads-Peter Jannings orienterede om, at det næste step for gruppen er at komme i dialog med klubberne, og få undersøgt hvad klubberne har ressourcer til at satse på, økonomisk såvel som mandskabsmæssigt. Dette er vigtigt at få afgrænset, således at de områder der satses på også kan gennemføres.
Der bliver indkaldt til en mini-konference den 5. juni 2009 forud for Årsmødet.
Bestyrelsen drøftede derefter, hvordan arbejdet kan videreføres når Mads-Peter Jannings udtræder af bestyrelsen. Bestyrelsen har været fødselshjælpere, men ønsker at arbejdet nu skal kunne klares uden en tovholder fra bestyrelsen. Mads-Peter Jannings tager emnet op med gruppen med henblik på at finde en løsning.
f) Orientering fra konference ”Knæk kurven”
Preben Riel og Tommy Jørgensen orienterede fra konferencen som gav en række ideer til fremtidige indsatsområder.
Efterfølgende har der været holdt møde med DGI. Vores deltagere i dette og kommende møder er Tommy Jørgensen og Jakob Staun. Der holdes møde igen i maj måned. Møderne skal afklare, hvilke områder vi kan/ønsker at samarbejde omkring.
g) IT ansvarlig
Aksel Beckmann, Tommy Jørgensen m.fl. har holdt møde med DIF IT om forskellige småproblemer i forbindelse med klubportalen.
DIF IT ønsker, at vi udpeger en IT-ansvarlig som samler de forskellige ting op, således at DIF IT holder møde med den samme person hver gang.
Peter Tranto har allerede givet tilsagn om at påtage sig hvervet samt være tovholder på en arbejdsgruppe. Tommy Jørgensen og Peter Tranto finder deltagere til arbejdsgruppen. Deltagerne skal have forskellige profiler og dermed repræsentere forskellige områder.
Pkt. 5 Eventuelt
Næste bestyrelsesmøde flyttes fra onsdag den 27. maj til onsdag den 3. juni 2009.
Dorte Kronsell orienterede om, at DBTU formodentlig flytter pensionsselskab, da DIF har gjort dette. Såfremt vi ikke flytter med DIF, vil vilkårene for vores ansatte blive meget forringede. Bestyrelsen udtalte sin undren over, hvorfor DIF ikke havde inddraget de involverede specialforbund i processen meget tidligere i stedet for blot at betragte det som en orienteringssag.