22. juni 2010 og 2. juli 2010
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for BRU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag den 29. juni 2010 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.
DAGSORDEN:
Pkt. 0 UNDERSKRIVELSE AF REVISIONSPROTOKOLLAT FOR 2009 SAMT OPSTILLINGSFORMULAR TIL ETTU
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Velkomst og orientering om DBTU v/Aksel Beckmann og Dorte Kronsell
i) Vision
ii) Økonomi
b) Gennemgang af ”Bestyrelsens struktur og ansvar”, samt forretningsorden. Underskrivelse af sidstnævnte.
Begge dokumenter er vedhæftet dagsordenen.
c) Plan for bestyrelsens mødedatoer i sæson 10/10
Forslag til plan er vedhæftet dagsordenen. Bestyrelsen drøfter denne og beslutter mødeplanen endeligt.
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Gennemgang af DBTU’s regnskab – januar til maj.
Oversigt med kommentarer udsendes senest fredag den 25. juni til bestyrelsen.
b) IT –
Status på IT situationen samt drøftelse af mulighederne.
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
a) DT – kørselsudligning v/Tommy Jørgensen
Orientering omkring status
b) DM senior
Via e-mail har bestyrelsen besluttet at tildele OB DM senior i de kommende tre år. Dette skal stadfæstes i referatet.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
d) Turneringsreglement
Endelig godkendelse af turneringsreglementet for 10/11.
e) Stiga samarbejde v/Aksel Beckmann
I forbindelse med møde med Stiga under VM er der drøftet nogle udviklingsmuligheder, som Aksel Beckmann vil orientere om.
f) Samarbejdsaftale med DHIF
Dansk Handicap Idræts-Forbund ønsker at udbygge det allerede fungerende samarbejde mellem DBTU og DHIF med en samarbejdsaftale. Det passer også fint både i forhold til hvordan bordtennis arbejder internationalt, hvor ITTF og ITTC er fusioneret for et par år siden, og til de ønsker som DIF har omkring samarbejde mellem raskidræt og handicap idræt.
Det anbefales at samarbejdsaftalen tiltrædes med nogle få rettelser.
g) Ungdoms DT v/Bjarne Andersen
Bjarne Andersen holder oplæg om sine tanker omkring Ungdoms DT.
h) Debat om træningssamarbejde mellem klubber og DBTU v/Tommy Jørgensen
Tommy Jørgensen ønsker en drøftelse i bestyrelsen omkring ovennævnte.
i) Hvor er pige/damebordtennis på vej hen v/Tommy Jørgensen
Tommy Jørgensen ønsker en drøftelse i bestyrelsen omkring ovennævnte.
Pkt. 6 Eventuelt
REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Tommy Jørgensen, Kim D. Jensen, Bjarne Andersen, Arne Krydsfeldt og Dorte Kronsell (referent)
Aksel Beckmann bød velkommen til møde med en speciel velkomst til Bjarne Andersen og Arne Krydsfeldt.
Pkt. 0 UNDERSKRIFT AF REVISONSPROTOKOLLAT OG OPSTILLINGSFORMULAR
Bestyrelsesmedlemmerne Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Tommy Jørgensen og Kim D. Jensen underskrev revisionsprotokollatet vedr. 2009. Dorte Kronsell sikrer, at Preben Riel ligeledes underskriver. (referentens bemærkning: Preben Riel har underskrevet protokollatet den 1. juli 2010)
Aksel Beckmann underskrev opstillingsformular for kandidaturet af Dorte Kronsell til ETTU.
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Bestyrelsen havde ingen kommentarer/tilføjelser til dagsordenen.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Velkomst og orientering om DBTU v/Aksel Beckmann og Dorte Kronsell
i) Vision
Aksel Beckmann orienterede om, at bestyrelsens møder bliver holdt i en uformel atmosfære. Dagsordenen følges og folk taler gerne og nogle gange også for længe.
Bestyrelsen forsøger at arbejde visionært og politisk og ikke med sagsbehandling. Aksel Beckmann gav nogle eksempler på forskellen mellem politiske drøftelser og sagsbehandling.
Såfremt et bestyrelsesmedlem ønsker en sag på dagsordenen, skal dette helst ledsages af et skriftlig oplæg, så alle kan forberede sig.
Udvikling af vores vision sker ikke hver dag, men over tid.
Bestyrelsen har tidligere besluttet, at der på hvert møde skal være et visionært punkt, hvor man kan gå i dybden.
På næste møde foretages en drøftelse af visionsplanen, områderne og hvem der skal være ansvarlig for hvilke områder.
ii) Økonomi
Dorte Kronsell gennemgik DBTUs økonomi og økonomiske aftaler og forpligtelser via en power point præsentation under titlen ”DBTU – hvor kommer pengene fra og hvordan kan de bruges? ”.
I præsentationen gennemgås kort vores økonomiske aftaler og deraf følgende forpligtelser i forhold til DIF og Team Danmark. Fordelingsnøglen blev ligeledes kort gennemgået.
Som efterfølgende baggrundsmateriale blev der uddelt kopier af udviklingskonsulentaftaler, samarbejdsaftale med Team Danmark og en revideret gennemgang af DBTU’s projekter.
b) Gennemgang af ”Bestyrelsens struktur og ansvar” samt forretningsorden.
Forretningsordenen blev godkendt, dog skal der foretages et par rettelser, hvorfor forretningsordenen først underskrives på førstkommende møde.
Aksel Beckmann gennemgik ”Bestyrelsens struktur og ansvar”.
I den forbindelse blev der foretaget nogle få rettelser under repræsentation i Danmark.
Bjarne Andersen rejste et spørgsmål og efterfølgende drøftelse omkring arbejdsgrupper og udvalg. Bjarne Andersen udtrykte, at ulempen ved arbejdsgrupper er, at de ikke står til ansvar for klubberne på årsmødet, men gør det via bestyrelsen.
Bestyrelsen debatterede dette med forskellige indgangsvinkler og meninger.
Bestyrelsen var af den generelle opfattelse at en arbejdsgruppe er god til opgaver der ikke er kontinuerlige. Hvis arbejdet i en arbejdsgruppe bliver stationært med samme ting over flere år, kan dette gøres til et udvalg. Der er dog en bekymring om det er muligt at finde folk til udvalg, mens det er væsentligt nemmere til en arbejdsgruppe med kortere perspektiv.
Bjarne Andersen har herefter spørgsmål til økonomien omkring bestyrelsens deltagelse i internationale møder m.v. i forbindelse med VM og EM.
Dorte Kronsell forklarede om de støttemuligheder der findes via DIF. Aksel Beckmann og Steen Hummeluhr forklarede, at økonomien altid er i hovedsædet når repræsentation drøftes og besluttes.
c) Plan for bestyrelsens mødedatoer i sæson 10/11
Den foreslåede mødeplan blev justeret til og udsendes med referatet.
Udover de planlagte møder blev det besluttet at planlægge en visionsdag en søndag i løbet af foråret. Dorte Kronsell kommer med datoforslag via www.doodle.com.
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Gennemgang af DBTU’s regnskab – januar til maj
Regnskab og bemærkninger til samme var udsendt før mødet og der var på mødet ingen kommentarer til regnskabet.
b) IT
Aksel Beckmann gennemgik IT problematikken omkring Idrætssystemet og informerede om et møde med et firma Concor, der har et produkt ClubPeople, som firmaet mener, kan udvikles til at dække de samme funktioner som Idrætssystemet.
Danmarks Idræts-Forbund havde fremsendt en kontrakt vedrørende Idrætssystemet som forbundene skal underskrive til 1. august såfremt man ønsker fortsat at være på idrætssystemet.
Da der i den kontrakt er en række områder, som ikke helt er identiske med de informationer som Dorte Kronsell forstod på det seneste møde mellem DIF og brugerne har DBTU fremsendt nogle spørgsmål. Desværre blev disse spørgsmål ikke besvaret inden bestyrelsesmødet.
På denne baggrund besluttede bestyrelsen at kontakte DIF endnu engang og bede om udsættelse af svarfristen til 1. september.
Firmaet bag ClubPeople vil vende tilbage i den kommende uge med et overslag over udviklings- og konverteringsomkostninger i forhold til at gå over på deres system.
Kim D. Jensen har undersøgt lidt mere omkring det tidligere modtagne forslag om at flytte vores hjemmeside fra Tangora til et Open Source system, da der formodentlig er en del billigere driftsomkostninger ved det.
Kim D. Jensen har holdt møde med firmaet og refererede fra det møde.
Bestyrelsen besluttede, at Kim D. Jensen går videre med forhandlingerne med firmaet og på den baggrund vil der blive truffet beslutning.
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
d) DT – kørselsudligning v/Tommy Jørgensen
Tommy Jørgensen informerede om at der efter en enkelt henvendelse omkring kørselsudligningen i DT nu er enighed omkring dette.
Det blev besluttet, at administrationen af ordningen i 2010 betales via administrationsbudgettet.
e) DM Senior
OB er efter ansøgning blevet tildelt DM senior i 3 år fra 2011 og til og med 2013.
Den arbejdsgruppe, som bestyrelsen har nedsat med det formål at udvikling DM senior, fortsætter med OB som deltagere også.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
d) Turneringsreglement
Reglement med ændringer var modtaget fra TU samme dag og blev uddelt på mødet. Bestyrelsen kunne ikke nå at sætte sig ind i ændringerne og aftalte derfor, at der læses hjemme og bestyrelsen melder tilbage inden ugens udgang, hvorefter svar videreformidles til TU.
e) Stiga Samarbejde v/Aksel Beckmann
Aksel Beckmann refererede om møde med Stiga som blev holdt under VM i Moskva.
På mødet blev det første år drøftet og der var fra begge sider mulighed for forbedring.
Stiga havde billeder af materiel, som havde været ude hos vores arrangører i forbindelse med DM, hvor indpakningen ved returneringen af bordene var under al kritik.
Samtidig var der fra vores side gjort opmærksom på, at materialer ikke blev afleveret i henhold til aftalerne samt at det var forkerte borde, vi fik leveret.
Det skal der arbejdes videre med.
Stiga havde foreslået, at der skulle oprettes nogle Stiga Teams, ikke på super elitært niveau, men f.eks. på lokalunionsniveau. Man kunne forestille sig træningsleje og at disse hold måske også mødtes og spillede kampe mod hinanden og på sigt mod tilsvarende Teams i Sverige.
Aksel Beckmann sender sine noter til Dorte Kronsell, som derefter skriver til lokalunionerne for at høre om de vil være med.
f) Samarbejde med DHIF
Samarbejdsaftalen som DHIF har udarbejdet blev drøftet. Bestyrelsen var positivt indstillet overfor at indgå aftalen.
Der var ønsker om et par ændringer i aftalen. Kim D. Jensen indskriver dem og sender til Dorte Kronsell, der går videre med tingene til DHIF.
g) Ungdoms DT v/Bjarne Andersen
Bjarne Andersen holdt et lille oplæg om Ungdom DT. Bjarne Andersens pointe var, at man skulle forsøge at udvikle et system, der gør at man også i Ungdoms DT arbejder med fastholdelse af spillerne og fastholdelse af klubberne og på en måde, som betyder at klubberne motiveres til at arbejde langsigtet.
Bestyrelsen drøftede oplægget og var enige om målet.
Bestyrelsen besluttede, at Bjarne Andersen til næste møde drøfter hvordan vi kommer videre med dette, da jo både TU, klubber o.a. skal inddrages.
Næste møde – Ungdom DT v/Bjarne Andersen.
h) Debat om træningssamarbejde mellem klubber og DBTU v/Tommy Jørgensen
Tommy Jørgensen ville gerne debattere den røde tråd i Dansk ungdomsbordtennis. Det går godt med træningen i Brøndby og i talentcentrene, hvilket er de 2 øverste lag af bordtennistræning i Danmark. Det virker dog til at både klubber og landstrænere gerne ser et stærkere samarbejde på klubniveau.
Ungdomslandstræner har ikke ressourcer til at lave klubbesøg, såfremt det arbejde der foregår med ungdommen p.t. skal forsætte på samme niveau. Samtidig er eliteudvalget nedlagt, hvilket har skabt større administrativt arbejde til landstrænere og administration.
Hvis det er et ønske fra både klubber og landstrænere, kan vi så skabe miljøet, så det kan ske?
Det førte til en snak om Alders Relateret Træningskoncept, som kommer til efteråret og om implementeringen kan bruges til dette.
i) Hvor er pige/damebordtennis på vej hen v/Tommy Jørgensen
Dette punkt blev udsat til et senere møde.
Pkt. 6 EVENTUEL
Kim D. Jensen sender i god tid inden det næste bestyrelsesmøde en liste over punkter, der skal tages op på senere møder.
Steen Hummeluhr foreslog, at der skal en ekstra person med til EM i nogle dage for at se hvordan det foregår, da vi jo formodentlig selv skal holde EM om et par år.
Dorte Kronsell oplyste, at kontoret vil være helt lukket i uge 29.