Referat for bestyrelsesmøde den 28.6.21 på teams
Deltagere: Henrik Vendelbo, Betina Koefoed, Klaus Dam, Anne Diness, Ahn Lykke Pedersen, Betina Haagensen samt suppleant Allan Boserup
Mødeleder: Henrik Vendelbo
Afbud: Peter Sundbæk
- Præsentation af de enkelte medlemmer – ALLE –
Herunder gerne ambitioner for egen deltagelse i bestyrelsen
Hvert bestyrelsesmedlem præsenterede sig for den nye bestyrelse og fortalte om baggrund, motivation og interesser i at deltage i BTDK’ bestyrelsesarbejde.
- Opfølgning fra sidste møde. (BBK samler op, hvis der måtte være noget)
Ikke noget at berette
- Fem minutters orienteringsrunde. ALLE
Klaus: Deltog i DIF’ årsmøde hvilket var en interessant erfaring, der gav fin indsigt i DIF’ politiske arbejde og de udfordringer der også er i samarbejdet med specialforbundene. Hans Natorp blev valgt til ny formand for DIF i tæt kamp med Thomas Bach. BTDK ønsker Hans tillykke med valget, vi ser frem til samarbejdet de kommende år. Er derudover i dialog med administrationen om at lave et udkast til et enklere overblik over økonomien i BTDK i forbindelse med fremtidig rapportering til bestyrelsen.
Anne: Har deltaget i U-Top-12 i Hillerød og delte præmietrøjer ud til spillerne.
Betina Koefoed: Måtte melde afbud til EM i Polen pga. festlige omstændigheder i familien. Har været i dialog med Magnus om prioritering af NETU super week i Sverige til august. Der er dog økonomiske udfordringer i super week konstruktionen vedr. finansiering af spillerdeltagelsen, hvilket bestyrelsen vil arbejde på at imødekomme og finde en løsning på. Peter Sundbæk har trukket sig som præsident for NETU. Betina Koefoed er mulig kandidat til posten.
Betina Haagensen: Har talt med Rasmus Klein vedr. det kommende arbejde med trænerudvikling, herunder udvikling af træneruddannelsen.
Ahn Lykke Pedersen: Ikke noget siden sidst.
Henrik Vendelbo: Har deltaget i EM i Polen i sidste uge, hvilket var en meget positiv oplevelse. Mange gode nye kontakter til nøglepersoner i ETTU og ITTF, som der skal arbejdes videre på i efteråret. Ligeledes en god snak med det svenske forbund bl.a. vedr. deres henvendelse fra juni om muligheden for at samarbejde om de bedste herrer og damerækker fra sæsonen 2022-23. Henrik erfarede ligeledes, at der muligvis mangler en arrangør til Europa Top-16 i efteråret 2021, måske det kunne være noget for Danmark af byde ind på. Henrik afventer nærmere information.
- Bestyrelsens forretningsorden, mødeledelse og mandat (Anne)
Bestyrelsen drøftede kort hvordan vi kan sikre, at bestyrelsen bliver handlekraftig og kan være på forkant og sætte retning sammen med ledergruppen og samtidig give mandat til, at der kan sættes tempo på hvert fagområde for at udvikle BTDK.
Henrik og Anne kommer med et udkast til en beskrivelse af mandater og beslutningskraft i bestyrelsen.
- Opgavefordeling i bestyrelsen, jf. udsendt bruttoliste (HV)
Alle overvejer kompetencer og fagområder – Ikke til beslutning, men til ideer og inspiration til et forslag.
Hvert bestyrelsesmedlem samt suppleanten kom med ønsker til, hvilke ansvarsområder der er interesse for at varetage i bestyrelsen. Henrik vil på baggrund af input komme med et udspil til bestyrelsens fordeling af ansvarsområder indenfor 3 dage i samarbejde med Martin og Anne. Torben Pedersen som trådte ud af bestyrelsen på årsmødet, vil fortsat indgå i spor 3 indsatserne på 60+ området.
- Mødekalender
Udkast udsendt (HV/ML)
Mødekalenderen for det kommende år er på plads. Det første møde bliver et fysisk møde 25. august. Martin vender tilbage snarest med sted for mødet.
- Årshjul –
Udkast udsendt (HV/ML)
Bestyrelsen godkendte årshjulet, og ønskede samtidig flere detaljer for bestyrelsens specifikke arbejde. Martin laver et udkast til bestyrelsen i løbet af juli.
- Kommunikation til omverdenen (HV)
Hvem udtaler sig og tager kommunikationen med medarbejdere, ledere, presse osv.
Bestyrelsen taler sammen og koordinerer kommunikation til omverdenen, og Henrik Vendelbo vil være primær person til at kommunikere om politiske sager. Bestyrelsesmedlemmer er velkomne til at deltage i debatter på sociale medier, men bør være tydelige omkring, om de repræsenterer sig selv eller BTDK.
- Intern kommunikation i bestyrelsen, hvor, hvordan osv. (HV)
Skal vi fx have facebookgruppe med forskellige punkter?
Bestyrelsen styrker sin interne kommunikation og brug af digitale løsninger i forbindelse med brug og arkivering dokumenter. Martin får lavet et fælles drev til bestyrelsens dokumenter og materialer. Henrik opretter en facebookgruppe til bestyrelsen.
- Orientering fra direktøren.
BTDK vil ikke gå efter at blive vært for Worlds Veterans Tours i 2021, da det er et stort arbejde at arrangere, og der er ikke umiddelbart en økonomisk up side i forbindelse med arrangementet. Vi vil tage værtskabet op igen på et senere tidspunkt.
Vi har fået tilbagemelding fra DIF vedr. økonomien i den nye strategiaftale, og det er ikke rar læsning, da vi trods tilkendegivelser om en mindre stigning i strategistøtte netop har fået tilsendt en indstilling fra DIF’ administration, hvor vi i stedet går ned i strategistøtte. Det er muligt at indgive et høringssvar, hvilket BTDK vil gøre. Ligeledes er vi i dialog om sagen med DIF’ administration.
Bestyrelsen har givet mandat til, at administrationen går videre med at undersøge mulighederne for at få VR-bordtennis på programmet. Dette arbejde vil blive igangsat straks.
Vi har fået en forespørgsel fra det svenske forbund vedr. et muligt samarbejde om de bedste rækker for herrer og damer. Der er positive tanker i bestyrelsen om dette. Der nedsættes en arbejdsgruppe til at arbejde videre med ideen. Arbejdsgruppen skal bestå af repræsentanter fra bestyrelsen, klubberne og TG.
- Evt.
Betina Koefoed udtrykte ønske om, at punktet ”orientering fra direktøren” skal højere op på dagsorden, da der ligger mange vigtige drøftelser under punktet, som det indimellem tager mere tid at drøfte igennem.
Betina Koefoed har svaret på henvendelse fra Preben Riel.
Referent Martin Lundkvist
Mødeleder på næste møde er Anne (alfabetisk rækkefølge)
Næste møde er et fysisk møde.