Referat fra bestyrelsesmøde lørdag d. 3. februar 2018 kl. 10 – 15.30

Til stede: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Lars Høgsberg, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Asger Rasmussen og Mads Mikkelsen.

Betina blev valgt som mødeleder, Peter B som referent og Lars som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

1. Opfølgning på sidste møde
Bestyrelsen præciserede sin beslutning fra forrige møde således, at klubber, der er i restance med deres betaling til DBTU i mere end tre måneder, kan blive udelukket fra DT i den følgende sæson. Det gælder alle typer af gæld, og ikke kun bøder.

2. Behandling af budget 2018
Bestyrelsen vedtog, at der fra næste sæson – 2018/2019 indføres et kollektivt aktivitetsbidrag på 100 kr. pr. klubmedlem, gældende for alle medlemmer af en klub, uanset alder, hvoraf de 10 kr. går til en fælles træneruddannelsespulje, som alle klubber vil kunne søge om tilskud til uddannelse af trænere fra. Bestyrelsen ønsker, også på baggrund af input fra ledermødet i Odense, at finansieringen af fælles bordtennisopgaver fremover bliver mere solidarisk, end det er tilfældet i dag.  

Det kollektive aktivitetsbidrag er inkluderet i de nuværende licenssatser på 100 kr., 250 kr. og 450 kr., som ikke ændres i den kommende sæson. Derfor vil forslaget kun have effekt i forhold til de klubmedlemmer, som i dag ikke betaler licens. Dog trækkes de 10 kr. fra samtlige, der betaler licens eller et kollektivt aktivitetsbidrag.

Det kollektive aktivitetsbidrag opkræves fremover hos alle klubber i august, og antallet af kollektive aktivitetsbidrag vil blive beregnet ved at trække klubbens A-licenser pr. 30. juni (dvs. det højeste antal A-licenser i den afsluttede sæson) fra det antal medlemmer, som klubben har indberettet til DIF for det forrige kalenderår. Det betyder, at i august 2018 opkræves et kollektivt aktivitetsbidrag hos klubberne baseret på antal A-licenser pr. 30.6.2018 samt de indberettede medlemstal for klubberne pr. 31.12.2017, hvor fristen for rettidig indberetning var den 31.1.2018.  

Det er bestyrelsens ønske, at DBTU i løbet af en treårig periode helt eller delvist udfaser den nuværende licensbetalingsmodel og erstatter det med klubkontingenter baseret på antal registrerede medlemmer i klubben. Udfasningsmodellen vil bestyrelsen gerne drøfte med klubber og lokalunioner – sammen med en diskussion af, hvilken fremtidig organisatorisk struktur, der bedst tjener bordtennis-Danmark, jfr. pkt. 6.

Bestyrelsen var enige om, at det er vigtigt at DBTU’s egenkapital fastholdes på 500.000 kr., så det kan evt. blive nødvendigt at finde flere indtægter og/eller besparelser senere i 2018.

Peter B retter budgettet til, offentliggør det på hjemmesiden og sender det til udvalg og arbejdsgrupper.

3. Opfølgning på ledermødet, herunder licensdebat, klubkontingent, trænerkurser mv.
Anders og Lars vil, blandt andet med udgangspunkt i tilbagemeldingerne fra ledermødet i Odense, udarbejde et nyhedsoplæg fra bestyrelsen om licenser, klubkontingenter og trænerkurser, der bringes på hjemmesiden.

Der skal opbygges en pulje til at støtte klubberne økonomisk, så de kan uddanne mindst en basistræner i løbet af de næste to år. Samtidig bevares kravet om, at DT-klubberne skal have uddannet en træner, men ikke nødvendigvis på klubtrænerniveau, ligesom det er tilstrækkeligt, at uddannelsen er påbegyndt i en sæson, og først er færdiggjort ved udgangen af sæsonen.

Puljens midler skal anvendes, så flest mulige klubber får gavn af tilskudsmulighederne. Ligesom tilskuddene tildeles under hensyntagen til klubbernes øvrige tilskudsmuligheder.  

Bestyrelsen ønsker endvidere, at landsholdstrænere, der arbejder med ungdom, bliver uddannet på mindst klubtrænerniveau i løbet af tre år – og gerne fortsætter på diplomtræneruddannelsen. Det vil være et krav, at træneren er klubtræner, hvis han/hun skal have ansvar for et af de 6-8 nye regionale elitemiljøer for ungdom, der løbende etableres de næste fire år.   

Bestyrelsen bad Peter B skrive et kort afsluttende afsnit om ’den videre proces’ i rapporten fra ledermødet i Odense, som bliver offentliggjort i uge 6.

4. DM koncepter
Bestyrelsen bad Peter B sikre, at Lars-Henrik Sloth sender de to nye DM-koncepter til DoU og bestyrelsen til gennemsyn/orientering i næste uge, inden de bliver lagt på hjemmesiden i den efterfølgende uge (7).

5. Organisatoriske forhold
Bestyrelsen ser gerne, at Christoffer udfører det administrative arbejde i forhold til Team Danmark, indtil der er fundet en ny model for eliteområdet efter sommerferien. Peter B kan aftale det nødvendige indenfor den økonomiske ramme, der allerede er aftalt med Team Danmark for i år.

Det betyder også, at bestyrelsen skal finde en midlertidig løsning for dame- og ungdomslandsholdsarbejdet, og det blev aftalt, at Anders prøver at finde en person, der kan afløse Christoffer til damelandsholdet. Peter B taler med Jeppe Damsgaard om han kan påtage sig opgaverne med klub- og forældrekontakt på ungdomsområdet i en periode.

6. Opstart på strukturel debat for Bordtennis Danmark
Bestyrelsen ønsker en drøftelse af – og stillingtagen til – den fremtidige organisatoriske struktur indledt på årsmødet 2018, således at der f.eks. over de næste 12-18 mdr. besluttes, hvordan Bordtennis Danmark mest effektivt og hensigtsmæssigt tackler de udfordringer vores sport står over for i de kommende 5-10 år. Er vores struktur fulgt med samfunds- og medlemsudviklingen i tilstrækkeligt omfang, og er vi optimalt gearet til at tackle de opgaver, som vi står over for?  Det gælder alle niveauer og styrende organer fra administrationen, DTBU’s bestyrelse, LU, Udvalg m.v..  Den mere indgående behandling af punktet blev udskudt til et senere bestyrelsesmøde, og skal derefter kick startes og debatteres på årsmødet.

7. Fordeling af Top 12
Bestyrelsen diskuterede de to indkomne ansøgninger, og tildelte Ribe BTK Top 12 i 2019.

8. Feedback fra udvalg v/ kontaktpersoner
Der var ikke nyt at rapportere fra udvalg og arbejdsgrupper, da der kun var gået to uger siden sidste bestyrelsesmøde. 

9. Kommunikation
Bestyrelsen diskuterede hvordan den interne kommunikation bedst foregår, og vedtog, at Anders laver et oplæg, der evt. kan indarbejdes i bestyrelsens forretningsorden.

10. Eventuelt, herunder

a. Orientering fra sekretariatslederen
EU’s nye betalingsdirektiv, der trådte i kraft 1.1.18, betyder formentlig, at DBTU ikke må opkræve betalingsgebyr (transaktionsgebyr) for brug af debet- og kreditkort, der er udstedt i EU. Derfor vil DBTU fjerne gebyret fra portalen, og lægge et beløb oveni i administrations- og fakturagebyret.
Bestyrelsen godkendte, at betalingsgebyret nedlægges og administrations- og fakturagebyret forhøjes med 5 kr. Peter B meddeler det til portalleverandøren og kontakter forinden DGI.

Bestyrelsen overvejer at benytte betegnelserne U11, U13, U15 og U18 i stedet for puslinge, yngre, pige/dreng og junior, da disse betegnelser er kendte fra andre idrætsgrene og derfor forstås af flere. Det er sandsynligvis TU, der kan beslutte ændringen, og Peter S tager forslaget med til TU.

Bestyrelsen beder også TU komme med forslag til et nyt turneringstilbud, fx en pokalturnering med flere generationer på holdet, og hvor de to køn spiller på det samme hold. Turneringen skal ses som et ekstra tilbud, der forlænger sæsonen og udvikler sporten på tværs af køn, alder og spillemæssigt niveau – og kan passende afsluttes med en fest – det hele måske sponseret af et/flere firmaer.

b. Eventuelt
Bestyrelsen diskuterede nødvendigheden af en særlig pigesatsning, og tager punktet op på et senere møde.

Bestyrelsen diskuterede indholdet i et kommende møde med det svenske forbund, og bad Peter S komme med et oplæg, hvor bl.a. pigearbejde, organisatorisk struktur, internationale arrangementer og kommercielle forhold, er medtaget.

Kommende bestyrelsesmøder
Lørdag den 3. marts kl. 11-14 i Hjørring, herunder møde med Eliteudvalg.
Tirsdag den 20. marts kl. 18.30-20.30 (Skype).
Tirsdag den 17. april kl. 14-19.30 i Brøndby, herunder møde med Dommerudvalg.
Tirsdag den 15. maj kl. 18.30-20.30 (Skype).
Fredag den 1. juni kl. 16-19 i Horsens.

Referent
Peter Busck-Nielsen