28. maj 2009 og 12. juni 2009
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for ELU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Dagsorden til bestyrelsesmøde onsdag den 3. juni 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsudvikling
Det fremsendte materiale fra Mads-Peter Jannings drøftes og det videre forløb besluttes.
Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) Årsmøde
i) Hæderbevisninger
ii) Mødeforberedelse
Bestyrelsen beslutter på baggrund af indstillinger hvem der skal modtage de forskellige hædersbevisninger. Indstillingerne vedhæftes.
Årsmødet gennemgås. Dorte Kronsell holder, inden bestyrelsesmødet, møde med Jan Darfelt, som bestyrelsen foreslår som dirigent. Der orienteres fra dette møde.
b) DBTU arrangementer 2010
Der vedhæftes en ansøgning om afholdelse af DM for Ungdom i 2010.
Bestyrelsen drøfter denne ansøgning. Derudover drøftes DM senior arrangementet helt generelt og ikke mindst drøftes af der ingen ansøgere er til mesterskabet.
c) ITTF bestyrelsesmøde i oktober måned
ITTF har tidligere henvendt sig til DBTU via Arne Madsen for at høre om Danmark ville være vært for et bestyrelsesmøde (EC møde) i oktober måned i forbindelse med IOC kongressen.
I den forbindelse har der været drøftelser med henholdsvis Sport Event Denmark og DIF. Begge har givet tilsagn om tilskud (betaling) af sådan et møde.
Arne Madsen vil inden mødet fremsende en kort orienterende mail om dette arrangement.
Pkt. 4 Økonomi
a) Regnskab pr. 30. april 2008
Regnskabet udsendes i løbet af weekenden. Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell forsøger inden mødet at holde et møde omkring regnskabet.
b) Danish Open 2009
Dorte Kronsell orienterer om det afholdte møde med Sport Event Denmark samt et ønske fra Sport Event Denmark om en hensigtserklæring om fremtidige internationale arrangementer.
c) Fordelingsnøgle
Efter årets indrapportering af tallene til fordelingsnøglen, orienteres kort om situationen. Dorte Kronsell orienterer.
Pkt. 5 Eventuelt
REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Mads-Peter Jannings, Steen Hummeluhr, Preben Riel, Tommy Jørgensen og Dorte Kronsell (referent)
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Følgende to punkter blev indført på dagsordenen:
Pkt. 2 b) – Udskiftning i Team Danmark styregruppen
Pkt. 2 c) – IT råd i DBTU.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsudvikling
Siden sidste bestyrelsesmøde, har de enkelte medlemmer af bestyrelsen været i dialog med og sendt kommentarer og forslag til ændringer til visionsplanen til Mads-Peter Jannings. Mads-Peter Jannings fremlagde visionsplanen med tilhørerne fokuspunkter.
Alle områder blev enkeltvis drøftet meget grundigt og eventuelle rettelser, ændringer og korrektioner blev indskrevet i visionsplanen.
Bestyrelsen godkendte herefter visionsplanen som værende gældende for arbejdet i DBTU frem til 2012. Det blev aftalt, at Aksel Beckmann i sin mundtlige beretning på Årsmødet præsenterer visionsplanen. Desuden vil der på dbtu.dk blive bragt en nyhed om visionsplanen.
Visionsplanen bliver vedhæftet dette referat, hvor der ikke refereres yderligere fra drøftelserne.
b) Udskiftning i Team Danmark Styregruppen
I forbindelse med Mads-Peter Jannings udtrædelse af bestyrelsen og det forventede valg af Steen Hummeluhr som nye næstformand, blev det besluttet, at Steen Hummeluhr erstatter Mads-Peter Jannings i Team Danmark Styregruppen.
Styregruppen består herefter af: Michael Andersen, direktør i Team Danmark, Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr og Team Danmark arbejdsgruppen. Styregruppen udstikker de overordnede retningslinjer for elitearbejdet i DBTU. Arbejdsgruppen består af: Stig Eiberg, Team Danmark konsulent, Peter Sartz, Mads Flod-Sørensen og Dorte Kronsell. Arbejdsgruppen træffer beslutninger om DBTU’s elitearbejde i det daglige.
c) IT-råd i DBTU
Tommy Jørgensen fremlagde forslag til sammensætning og kommissorium for det ny nedsatte IT råd i DBTU.
Bestyrelsen godkendte arbejdsgruppen. Der er planlagt et årligt møde resten af dialogen foregår på mail.
Indstiller grupper udvikling og/eller ændringer til vores IT systemer skal bestyrelsen godkende eventuelle omkostninger.
Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) Årsmøde
i) Hædersbevisning
De modtagne indstillinger til sølv- og guldnåle, Årets klub og Årets Leder blev drøftet. Bestyrelsen besluttede hvem der efterfølgende skal hædres.
ii) Mødeforberedelse
Bestyrelsen blev orienteret om det rent praktiske forløb af Årsmødet.
Dorte Kronsell orienterede om det afholdte møde med Jan Darfelt, som bestyrelsen indstiller til dirigent, herunder blev sagen omkring fuldmagter også belyst.
Formanden mundtlige beretning blev drøftet og tilrettet omkring visionsplanen i henhold til de rettelser der blev foretaget tidligere på mødet.
b) DBTU arrangementer
På trods af annoncering efter arrangører af henholdsvis DM Ungdom og Senior samt Top 12 har vi desværre kun modtaget en ansøgning vedr. DM ungdom.
Til gengæld havde bestyrelsen ingen problemer med at tildele Ribe BTK afviklingen af DM for Ungdom i 2010.
Bestyrelsen drøftede kort den problematik, at ingen har søgt DM senior. Vi annoncerer igen på hjemmesiden og sender ud med DBTU-Nyt..
c) ITTF bestyrelsesmøde i oktober måned
Aksel Beckmann orienterede om, at DBTU efter henvendelse fra ITTF via Arne Madsen har accepteret at holde et Bestyrelsesmøde for ITTF i forbindelse med IOC kongressen i København.
Arne Madsen har talt med Sport Event Danmark som har givet tilsagn om at dække opholdsudgifterne for deltagerne samt være behjælpelig med praktiske opgaver, som bestilling af hotel, afhentning i lufthavn m.v.
Derudover kan/vil vi søge DIF om tilskud.
Pkt. 4 ØKONOMI
a) Regnskab pr. 30. april 2008
Dorte Kronsell orienterede om regnskabet til og med 30. april 2008.
Når vi er gennem juni og regnskabet for juni er bogført vil Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell gennemgå regnskabet mere dybdegående.
Såfremt det giver anledning til ændringer i budgettet vil det komme på efterfølgende bestyrelsesmøde.
b) Danish Open 2009
Dorte Kronsell orienterede om møde med Sport Event Danmark.
Under mødet blev der selvfølgelig spurgt en del ind til det underskud vi har på Danish Open og hvorfor det er opstået. Dette blev forklaret.
Sport Event Danmark var tilfredse med forklaringerne. Sport Event Danmark ser meget gerne DBTU igen på banen som arrangør af internationale arrangementer og ønsker derfor en hensigtserklæring om hvorvidt det også er DBTU’s ønske.
Aksel Beckmann skriver denne hensigtserklæring, ikke mindst fordi netop det at holde internationale arrangementer med henblik på markedsføring af bordtennis i Danmark er et af fokuspunkterne i visionsplanen.
Administrationen i Sport Event Danmark indstiller til deres bestyrelse, at DBTU får øget underskudsdækning i forbindelse med Danish Open i år.
c) Fordelingsnøgle
Tallene for 2008 til DIF’s fordelingsnøgle er indrapporteret pr. 1. maj i år.
På bestyrelsesmødet blev den årlige statistik gennemgået og det er meget glædeligt at vi stadig år for år kan indrapportere flere pointgivende aktiviteter.
Det er meget synligt, at den breddesatsning som bestyrelsen vedtog i 2006 bærer frugt. Der skal dog stadig udvikling og arbejdes for at sikre tallene og en stadig stigning. Her er samarbejde med lokalunionerne en meget vigtig del.
Pkt. 5 EVENTUELT
Tommy Jørgensen spurgte, ikke mindst efter sin deltagelse på DIF Årsmøde, hvor stor ekstraomkostningen bliver for DBTU når der indføres meget mere brugerbetaling på IT.
Aksel Beckmann, der er udpeget til DIF’s IT råd, oplyste, at der stadig arbejdes på forskellige modeller, men at det ligger helt klart, at der vil blive indført brugerbetaling, f.eks. på idrætssystemet. Vi er nogle af de større brugere af netop dette system, da vores ratingliste kører i systemet. Bestyrelsen må, når vi får oplysninger om brugerbetalingen, drøfte hvordan den meromkostning håndteres.
Da det var sidste bestyrelsesmøde næstformand Mads-Peter Jannings deltog i, sluttede mødet med forskellige ”taler”. Mads-Peter Jannings gav hvert af de øvrige bestyrelsesmedlemmer et par ord med på vejen og takkede for det gode samarbejde. Bestyrelsen ønskede Mads-Peter Jannings held og lykke i hans videre færd og glæder sig til at se ham igen i DBTU-sammenhænge.
Referent
Dorte Kronsell