Dagsorden til bestyrelsesmøde torsdag den 9. juli 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer
Pkt. 3 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsudvikling
Den endelige version af visionsplanen gennemgås og det aftales hvilke punkter der skal drøftes på hvilke møder i løbet af sæsonen.
b) Forretningsorden, årshjul, bestyrelsens ansvarsområder og mødeplan for bestyrelsesmøder i den kommende sæson
Der vedhæftes udkast til redigering af forretningsorden, årshjul, bestyrelsens ansvarsområder og mødeplan.
Alle bedes læse materialet igennem og alle er meget velkomne til at komme med forslag til yderligere rettelser/ændringer både på skrift før mødet, men bestemt også på mødet. Alle bedes især også tjekke datoer i mødeplanen.
c) Samarbejde med lokalunionerne
Bestyrelsen drøfter hvordan samarbejdet med lokalunionerne kan optimeres i den kommende sæson.
d) Stævne-rating reglement – godkendelse
Stævne-rating gruppen har holdt møde og kommer med et revideret reglement, som bestyrelsen skal endeligt godkende. Ifølge gruppen er ændringer små og mest af redaktionel karakter. Jeg har ikke modtaget materialet endnu, men er blevet lovet, at det skulle komme først i den kommende uge, hvorefter det tilsendes jer.
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
a) EM i Stuttgart
Bestyrelsen beslutter hvem der på ledersiden deltager i EM i Stuttgart. Der er vedhæftet en lille oversigt over forventede omkostninger i den forbindelse.
b) Ansøgning om afholdelse af Ungdom Top 12
Amager BTK ansøger om at afholde Ungdoms Top 12 i februar 2009. Se venligst vedhæfte korrespondance. Jeg har bedt om yderligere oplysninger og håber, at jeg har mere information når vi holder bestyrelsesmødet.
Pkt. 5 ØKONOMI
a) Danish Open – Sport Event Danmark
Bestyrelsen i Sport Event Danmark drøftede i sidste uge vores ansøgning om yderligere støtte til Danish Open i Frederikshavn. Bestyrelsen udsatte beslutningen og ønskede flere oplysninger.
Vi har endnu ikke modtaget noget på skrift fra SED, men jeg har aftalt et møde med dem mandag den 6. juli, hvor jeg skulle blive mere informeret så jeg kan give jer information på mødet.
b) Ansøgning om udviklingstilskud fra BBTU
Ansøgning fra BBTU og historik omkring ansøgninger fra BBTU er vedhæftet.
Pkt. 6 Eventuelt
Referat
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Preben Riel, Tommy Jørgensen, Kim D. Jensen, Djohn Sørensen og Dorte Kronsell (referent)
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Tilføjelse til dagsordenen, som pkt. 3. e) Brev fra Roskilde.
Pkt. 2 Velkomst til nye bestyrelsesmedlemmer
Aksel Beckmann bød velkommen til første møde i sæson 09/10 og ønskede specielt Kim D. Jensen og Djohn Sørensen velkommen i bestyrelsen.
Pkt. 3 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsudvikling
Visionsplanen som blev godkendt på bestyrelsesmøde i juni og efterfølgende via formandens beretning på Årsmødet blev gennemgået for de nye medlemmer af bestyrelsen.
Bestyrelsen har tidligere aftalt, at der på hvert møde skal drøftes et af punkterne. Fremgangsmåden blev besluttet således, at man på hvert bestyrelsesmøde beslutter hvilket område der skal drøftes på det efterfølgende møde. På næste møde drøftes Nationale arrangementer.
Sker der udvikling på nogle af områderne mellem bestyrelsesmøderne sender den/de ansvarlig en status rundt til øvrige medlemmer af bestyrelsen og direktøren.
b) Forretningsorden, årshjul, bestyrelsens ansvarsområder og mødeplan for bestyrelsesmøder i den kommende sæson
Bestyrelsen gennemgik forretningsordenen og foretog et nogle få rettelser. Forretningsordenen underskrives på NÆSTE MØDE.
Årshjulet blev tilrettet og vedhæftes referatet.
NÆSTE MØDE: På næste møde skal det drøftes om politikkataloget skal udgå og naturligt erstattes af visionsplanen.
Bestyrelsens ansvarsområder og opgaver blev rettet til og vedhæftes referatet.
Mødeplan for bestyrelsesmøder og Årsmøde i sæson 09/10 blev ligeledes besluttet og vedhæftes referatet.
Samtidig blev det besluttet, at Årsmødet til i 2010 bliver et endagsmøde, med et temaemne om formiddagen.
c) Samarbejde med lokalunionerne
Bestyrelsen ønsker at bevare og ikke mindst udvide dialogen med lokalunionerne.
Bestyrelsen vil forsøge at besøge alle lokalunioner en gang i løbet af efteråret og få drøftet forskellige emner til inspiration for alle parter. På NÆSTE MØDE aftales hvem der deltager i hvilke møder.
På bestyrelsesmødet i januar vil bestyrelsen så vurdere hvordan den fremtidige arbejdsform kunne se ud.
Det overordnede emne for møderne med lokalunioner ønskes at være en drøftelse om vi gør tingene godt nok – kan vi gøre tingene på andre måder, f.eks:
Hvordan driver vi turnering – kan det gøres anderledes?
Hvordan sikrer vi, at bordtennislederne kommer på kursus – kan det gøres anderledes?
Hvordan sikrer vi talentudvikling og ikke mindst talent spotning – kan det gøres anderledes?
Dorte Kronsell orienterede om, at hun havde modtaget en indbydelse til at deltage i JBTU sommermøde. Jakob Staun deltager naturligt også. Bestyrelsen besluttede at Steen Hummeluhr også deltager. Dorte Kronsell skriver til JBTU med ønsket.
d) Stævne-rating reglement
Bestyrelsen godkendte de ændringer som Stævne-rating gruppen er fremkommet med. Gruppen sikrer, at det nye reglement offentliggøres.
Bestyrelsen ønsker fremover i forbindelse med sådan godkendelses opgaver, at få en lille pixi udgave der indeholder kort forklaring og konklusion over rettelserne.
e) Brev fra Roskilde
Aksel Beckmann og Dorte Kronsell orienterede kort om det brev som DBTU havde modtaget fra Roskilde, som indeholder både en personsag og en sag om kommunikation.
Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell er ansvarlige for sagsbehandlingen. Som sædvanlig bliver personsager behandlet i fortrolighed.
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
a) EM i Stuttgart
Af hensyn til økonomien deltager fra DBTU på ledersiden kun Aksel Beckmann, Arne Madsen og Dorte Kronsell. Alle tre vil modtage tilskud fra henholdsvis ETTU og DIF hvilket vil minimere omkostningerne.
b) Ansøgning om afholdelse af Ungdom Top 12
Bestyrelsen behandlede ansøgning fra Amager BTK om afholdelse af Ungdom Top 12. Bestyrelsen kunne dog ikke godkende Amager BTK’s spillelokale til gennemførelse af Ungdoms Top 12. Det er nødvendigt med et lokale med gulvareal på mindst 20 x 40 m., tilskuer pladser samt en vis lofthøjde.
Amager BTK tilskrives og opfordres til at forsøge at finde en hal til arrangementet.
Pkt. 5 ØKONOMI
a) Danish Open – Sport Event Danmark
DBTU har ansøgt Sport Event Danmark om en ekstrabevilling i forbindelse med Danish Open i Frederikshavn. Desværre valgte bestyrelsen i SED at udsætte beslutningen til deres næste møde den 20. august.
Dorte Kronsell har holdt møde med Lars Lundov og Frederik Munk fra administrationen i Sport Event Danmark og har forsøgt at uddybe årsagerne til underskuddet på arrangementet. Sagen bliver bragt op i SED’s bestyrelsen igen.
Inden det kommende bestyrelsesmøde i SED vil Aksel Beckmann tage kontakt til DIF’s repræsentant i SED’s bestyrelsen og overfor ham også uddybe sagen.
Bestyrelsen besluttede på hvilken baggrund der eventuelt kan søges et EM i 2012 eller 2013 som SED er interesserede i at vi gør. En sådan ansøgning kan naturligvis komme på tale under forudsætning af både ekstra tilskud fra SED til Danish Open samt en garanti fra SED om støtte/underskudsgaranti til et EM. Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell holder møde om budget for et eventuelt EM.
b) Ansøgning om udviklingstilskud fra BBTU
Bestyrelsen behandlede ansøgning om udviklingstilskud.
Bestyrelsen besluttede, at der ikke er mulighed for at give et generelt tilskud, men bestyrelsen opfordrer BBTU til at tage kontakt til henholdsvis breddekonsulenter og breddeudvalg for et samarbejde omkring udviklingsaktiviteter på Bornholm. En del af de aktiviteter som tæller med på fordelingsnøglen giver også et tilskud til arrangøren.
Pkt 6 Eventuelt
Der var intet at referere under dette punkt.
Referent
Dorte Kronsell