Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for ELU, TU, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Der indkaldes til bestyrelsesmøde den 9. november 2004 kl. 17.00 her i Idrættens Hus. Vi begynder med spisning.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Pkt. 2 ØKONOMI
a) Ansøgning fra JBTU vedr. støtte til holdturnering. Kommentar fra JBTU er udsendt via mail.
b) Oplæg til frikøb
c) Regnskab
Pkt. 3 ARBEJDSGIVERFUNKTION
a) Sekretariatet – fremtiden – oplæg kommer på mail
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
a) EM – orientering
i) EM sang – bilag udsendes pr. mail
b) Europa Top 12 – orientering
c) Ansøgning om DM Ungdom 2005 – er udsendt pr. mail.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Spillermøde – orientering
b) DBTU’s reklamepolitik – v/Mogens Mygind
c) Stikprøvekontrol v/Preben Riel
d) Godkendelse af nyt medlem af Dommerarbejdsgruppen – er udsendt pr. mail.
e) Politikkatalog
Pkt. 6 Eventuelt
REFERAT
Pkt. 1 Eventuelle kommentarer/tilføjelser til dagsordenen
Ansøgning fra BBTU v/Betina Haagensen vedr. Veteran/Old girls DT deltagelse er modtaget 9. november. Ansøgningen behandles på kommende Bestyrelsesmøde.
Pkt. 2 Økonomi
a) Ansøgning fra JBTU vedr. støtte til holdturnering. Kommentarer fra JBTU til tidligere fremsendt svar var udsendt inden mødet.
Bestyrelsen gendrøftede sagen og oplægget fra JBTU. Bestyrelsen vedtog at støtte JBTU med kr. 5.000. Som aftalt på mødet den 28. april 2004 skal støtten gå til holdturnering for begynder piger og begynder drenge. Bestyrelsen ønsker ikke at indgå en aftale som gælder længere end for sæsonen 2004/05.
Dorte Kronsell skriver til BRU om de vil være med til at finansiere støtten, da det handler om begyndere, ellers tages beløbet fra Forbundsarrangementer.
b) Oplæg til frikøb
Aksel Beckmann var inhabil og deltog ikke i dette punkt.
Bestyrelsen behandlede det tidligere udsendte oplæg omkring frikøb af formanden i forbindelse med OL i Beijing.
Bestyrelsen vedtog, på baggrund af erfaringer fra Athen, at DBTU skal være repræsenteret ved OL af både formanden og formanden hustru. Sidstnævnte på grund af de meget store repræsentative pligter, hvor det bliver betragtet som naturligt at ægtepar følges ad.
Hvert år afsættes i årsregnskabet ¼ af det beløb som forventes at blive den totale omkostning.
c) Regnskab
Bestyrelsen drøftede det udsendte oktober regnskab. Da forudsigelserne for 2004 viser et større underskud beder bestyrelsen alle være opmærksomme og tilbageholdende med forbrug af omkostninger.
Underskuddet fremkommer blandt andet på grund af den store satsning med Bordtennis i Fokus som det blev valgt at gå ind i. På trods af en lidt tilbageholdende budgettering på indtægtssiden kommer der til at mangle de sponsorindtægter som alle havde troet og håbet på.
Endvidere blev det drøftet hvilken økonomiopfølgning bestyrelsen ønsker i det kommende år. Det blev besluttet, at der skal udarbejdes økonomiopfølgning med tallene fra ultimo forrige måned pr. 15. juni, 15. september og 15. december.
Pkt. 3 Arbejdsgiverfunktion
På baggrund af opsigelserne fra Anders Kliver og Henrik Sørensen havde bestyrelsen bedt Dorte Kronsell udarbejde et oplæg på hvordan sekretariatet kunne se ud i fremtiden på job området.
Bestyrelsen godkendte oplægget på henholdsvis Turneringsmedarbejderen og Breddekonsulenten. Som Turneringsmedarbejder ansættes pr. 1. januar 2005 i en stilling på 24 timer Gitte Hvid, som tidligere har været ansat i unionen.
Som Breddekonsulent ansættes pr. 1. juni 2005 Allan Bentsen. DBTU har gennem længere tid haft en aftale med Allan Bentsen om, at når hans aktive karriere var ovre skulle man forsøge at finde en stilling til Allan.
Med udgangen af maj 2005 udløber Jakob Harden’s kontrakt. Bestyrelsen er positiv omkring en forlængelse af ansættelsesforholdet med forskellige ændringer i stillingsbeskrivelsen. Dog skal det økonomiske afklares, hvorfor der indtil mødet i januar skal arbejdes på det økonomiske område. Endvidere skal bestyrelsen have en detaljeret stillingsbeskrivelse tilsendt.
Pkt. 4 Arrangementer
a) EM – orientering
Aksel Beckmann orienterede om den indgåede kontrakt på titelsponsoratet. Aftalen er indgået mellem ITTF (TMS) og ETTU og indeholder både EM og Europa Top 12. Sponsor er Liebherr, som er et stort tysk firma.
Endvidere orienterede Aksel Beckmann om materiale sponsor aftalen der er indgået med JOOLA efter en udbudsforretning, hvor 5 firmaer bød.
Bestyrelsen var enig om, at det er vigtigt, at de frivillige som melder sig som hjælpere ved EM får rimelige betingelser undervejs, men accepterer også, at området på samme vis som andre områder ses på med en økonomisk vinkel.
For at sikre, at alle områdeledere er godt orienteret ønsker bestyrelsen, at Peter Jensen både via møder og skriftlig orientering sikrer informationen.
i) EM sang
Preben Riel orienterede omkring EM sangen, ligesom Peter Jensens korrespondance med Jens Rugsted blev drøftet. Bestyrelsen besluttede at gå videre med sangen og forsøge med en ny tekst. Oplæg til tekst skal dog drøftes før ny indspilning.
b) Europa Top 12
Aksel Beckmann orienterede om mødet med ETTU’s Executiv Committee, hvor under vores tilbud på Europa Top 12 i 2006 blev drøftet. ETTU valgte at tildele DBTU mesterskabet i konkurrence med Italien.
Vi har allerede hørt fra flere interesserede byer. Dorte Kronsell tilskriver disse byer.
c) Ansøgning til DM Ungdom 2005 og 2006
Bestyrelsen godkendte følgende ansøgninger:
Højby BTK i 2005
Auning BTK i 2006.
Pkt. 5 Organisationudvikling
a) Spillermøde – orientering
Aksel Beckmann orienterede om det afholdte spillermøde. Forud for mødet havde Aksel Beckmann holdt møde med trænerne om hvorvidt DBTU skal være en del af de events som forskellige erhvervsklubber m.f. i Danmark ønsker at holde.
Både trænere og spillere havde det synspunkt, at DBTU skal være involveret, for at sikre kommunikation, forretningsgange o.a. blev det aftalt, at DBTU v/Jakob Harden snarest muligt udarbejder forskellige koncepter for event. Bl.a. indeholdende en ”prisliste” over spillerhonorarer.
Koncepterne skal drøftes med spillerne og godkendes i bestyrelsen.
Både mødet med trænerne og spillere var et godt initiativ som gav mulighed for en åben debat. Spillermødet vil blive gentaget i februar 2005.
b) DBTU’s reklamepolitik
Bestyrelsen drøftede reklame etik og var enige om, at vi altid skal være meget opmærksomme på egne sponsorer.
Bestyrelsen ønsker på et efterfølgende møde at gøre drøftelsen bredere og ønsker et oplæg på reklame etik for DBTU. Dorte Kronsell/Jakob Harden udarbejder oplægget.
c) Kontrol af medlemstal
Den stikprøvekontrol af medlemstal som bestyrelsen i juni måned 2004 besluttede skulle gennemføres via kontakt til hjemkommunerne for ca. 10% af DBTUs klubber er blevet gennemført og resultatet behandlet af Preben Riel.
Preben Riel kunne orientere om, at der kun fandtes ganske få forskelle mellem de tal der er opgivet til DBTU og de tal der er opgivet til kommunen. Dog var der et enkelt kritisabelt forhold. Dorte Kronsell skriver til klubben.
Stikprøvekontrollen vil blive gentaget næste år.
d) Godkendelse af nyt medlem af dommerarbejdsgruppen
Bestyrelsen godkendte med glæde Troels Ladefoged som nyt medlem af dommerarbejdsgruppen.
e) Politikkatalog
Lis Hævdholm oplyste, at TU på deres seneste møde have gennemgået deres afsnit af politikkataloget og vil indsende ændringer. Stor ros for initiativet.
Bestyrelsen besluttede, at der skal skrives ud til alle udvalg og anmodes om, at de gennemgår deres afsnit af politikkataloget. Opgaven ligger hos Dorte Kronsell/Jakob Harden.
Lis Hævdholm acceptere at skrive udkast til alkoholpolitik.
Pkt. 6 Eventuelt
Leif Hansen har testet det nye stævneprogram under stævnet hos BTK 61. Leif Hansen er positiv og mener, at programmet kommer til at fungere godt i Danmark.