Referat – 10.10.22

Referat bestyrelsesmøde onsdag den 10. oktober 2022 kl. 19.00 – 21.30 på Teams

 

Mødeleder: Henrik Vendelbo

Mødereferent: Martin Lundkvist

Mødedeltagere: Henrik Vendelbo, Klaus Dam, Anne Diness, Pia Toelhøj og Anders Mølgaard

 

1. Godkendelse af referat – 5 min (alle)
   Referat godkendt

 

2. Runden rundt – 5 min pr. medlem – 30 min (alle).
   Henrik: intet at beretteKlaus: Har deltaget i DIF budgetmøde i weekenden. Læring fra et par indlæg om bestyrelsesarbejde, der fungerer eller ikke. Det går gerne mindre godt, når bestyrelsen blander sig i driften og organisationen blander sig i det strategiske. Dette er DIF’ mantra.
   DIF’ formand er bekymret for den snigende russiske tilbagevenden til idrættens verden.Digitalisering, der er etableret en afdeling i DIF, der står klar til at drøfte digitale problemstillinger med forbundene. Der står konsulenter klar til at hjælpe. Det kan være SUKIRU eller turneringssystem og lign.

   Der er mulighed for at blive et grønt forbund og blive certificeret. Der er afsat 6 mio. i DIF til diversitet. Hvis man lever op til kravene, kan man modtage 48.000 kr. om året i 24’ og 25’.

   Der skal bygges om i Idrættens Hus, og DIF vil række ud til forbundene og lytte til behovene for plads, mødelokaler osv.

   Der har været en dialog med DGI vedr. holdtilmelding i den jyske serieturnering, som stadig er i gang. Kim Holm deltager også i denne dialog med henblik på at sikre, at klubberne tilbydes et ensartet tilbud på tværs af landet.

   Anders: Intet at berette

   Pia: Har tilmeldt sig et digitaliseringskursus i nærmeste fremtid.

 

3. Økonomi – opfølgning fra sidste bestyrelsesmøde – beslutning – 15 min (Anders/Klaus)
   Anders, Klaus, Chan og Martin har mandag den 3.10, møde med EY vedr. det foreløbige arbejde med bogføring mm.
   Økonomirapportering til og med august måned samt orientering om september måned.Der har været møde med EY, og der er lagt en plan for økonomiarbejdet i den kommende periode frem mod budgetseminar.
   De konkrete temaer der skal afklares, er bl.a. ferieforpligtelser, henlæggelser, arven fra HC Carstensen og periodisering. Der er aftalt et møde med i uge 42 med Lis Hævdholm vedr. arven.Bestyrelsen har besluttet at flytte budgetseminaret til lørdag den 19. november i Brøndby, Idrættens Hus. Dette skyldes behovet for at være tilstrækkelig forberedt og give Ledergruppen gode muligheder for at forberede sig.

 

4. SUKIRU – Status og opfølgning på møde med det svenske og norske forbund den 23.9.22.
   Orientering om Stupa og deres oplæg til samarbejde med Sverige, Norge og Danmark.Bilag vedlagt. 45 min. Martin/Lundkvist.Lundkvist orienterede om mødet med det svenske og norske bordtennisforbund vedr. potentielt partnerskab omkring SUKIRU. Det var en positiv og spændende dag, hvor der blev drøftet mulige fremtidsperspektiver. Alle tre lande går nu i tænkeboks i deres respektive bagland, og drøfter interessen for at fortsætte dialogen mhp. at indgå i et partnerskab.

 

5. Orientering fra direktøren – 30 min (Lundkvist)bilag vedlagt.
   Der har været ekstra omkostninger i forbindelse med VM i Chengdu, da der bl.a. var ekstra omkostninger til visum til Kina mm. Bestyrelsen har besluttet, at vi deltager i det svenske konvent i den sidste weekend af oktober, hvor vi har fået en invitation.

 

6. Styrket dialog med klubberne – 15 min (Henrik)
   Henrik belyste udfordringerne med at være tæt på klubberne, og at det er noget, som vi gerne vil investere noget tid i. Derfor overvejes det, om vi kan invitere til Teamsmøder med klubberne til en tættere drøftelse af forskellige problematikker. Det vil give en mulighed for, at flere klubledere får mere indflydelse udover den indflydelse, der følger af vores vækstteam struktur.Bestyrelsen beslutter at afprøve at invitere klubberne til et Teamsmøde for at styrke dialogen med klubberne. Henrik og Lundkvist tager bolden.På budgetseminaret tager vi et punkt på, hvor vi drøfter markedsføring og branding af Elite, bredde, ungdom, turneringer og festivaler.

 

7. Budgetproces – forberedelse af proces og seminar. Drøftelse. 15 min (Anders/Klaus)
   Anders, Klaus og Lundkvist drøfter, hvordan vi bedst forbereder budgetseminaret den 19. nov.

 

8. Evt.
   ingen punkter