REFERAT

Referat fra bestyrelsesmøde onsdag den 11. august kl. 15.00 i Brøndby.

Til stede: Bjarne Andersen, Asger Rasmussen, Morten Krydsfeldt, Betina Koefoed, Mads Mikkelsen og Gitte Hvid (referent). Afbud: Peter Sundbæk.

Dagsorden:
1) Planlægning af lederseminar den 22. august med det videre arbejde med strategier, mål og handleplaner.
2) Valg af mødeleder
3) Opsamling på punkter fra sidste bestyrelsesmøde
4) Frivillighedspolitik – kommentarer fra Annette (fremsendes særskilt).
5) Reform af ratingsystemet. Hvordan kommer vi videre?
6) Kommunikation – herunder referater fra udvalgene på hjemmesiden
7) Regnskabsopfølgning pr. 31/7
8) Årsmøde – spørgeskema
9) Samarbejdsaftale DHIF og DBTU
10) Møde med DIF ang. Appeludvalget
11) Eventuelt

1. Planlægning af lederseminar den 22. august med det videre arbejde med strategier, mål og handleplaner
Jan Gudnitz fra DIF har sagt ja til deltage i seminaret den 22. august, ligesom han også deltog på et tidligere seminar som bestyrelsen har afholdt.
Vi skal et skridt videre den 22. og bestyrelsen har lovet på årsmødet at der ligger handleplaner klar inden jul.
Form og tidsplan blev besluttet og der udsendes snarest invitation og tidsplan til seminaret.

2. Valg af mødeleder
Asger blev valgt som mødeleder.

3. Opsamling på punkter fra sidste bestyrelsesmøde
Intet at berette.

4. Frivillighedspolitik – kommentarer fra Annette (fremsendes særskilt).
Bjarne orienterede om korrespondancen med Annette vedr. Frivillighedspolitik. Annettes forslag til rettelser blev gennemgået.
AW har efterlyst hvor de ansattes rolle fremgår, hvad der forventes af de ansatte m.m. AW inviteres til næste bestyrelsesmøde. Bestyrelsen anerkender behovet for dette. Forud for mødet bedes AW komme med nogle korte overvejelser.

5. Reform af ratingsystemet. Hvordan kommer vi videre?
Vil være vanskeligt at tolke debatten på årsmødet i retning af, at der var massiv tilslutning til at der skal ske ændringer. I hvert fald ikke i forhold til at gøre den hemmelig. Gitte undersøger følgende ved stævne-/ratinggruppen:
Er det muligt at fjerne muligheden for at få mail/sms når ratinglisten er opdateret? Hvis ikke skal den default ikke sende med mindre man selv beder om det, og så skal vi have en vejledning ud om hvordan man sletter det.
Frekvensen af opdateringer. Er det en let økonomisk/overskuelig ting at opdatere hver 4 uge og hvilke udfordringer ser I i dette.
Kan det forholdsvis enkelt sikres at kun relevante klubledere/stævnearrangører ser hele listen? Stævnearrangører og klubledere skal i hvert fald ikke begrænses.
Evt. kun vise de 10 øverste spillere på toplisterne. Dette kan man vidst selv indstille.

6. Kommunikation – herunder referater fra udvalgene på hjemmesiden
Kontaktpersoner til udvalgene skal præcisere over for udvalgene at de skal huske, at der bliver sendt referater til administrationen til udsendelse og hjemmeside.

7. Regnskab
Mads orienterede om regnskabet pr. 31. juli 2015.

Indtægter
Licens – tror på at budgettet nås, men indtægter begynder først at komme nu.
Øvrige indtægter – det sidste gulv er afhændet lidt billigere – ikke sikkert vi når budgettet.
Eliteindtægter ser uforholdsmæssigt høje ud – grunden til dette er at der her indgår indtægter, hvor spillere er afsted på egenbetaling.

Omkostninger
Administrationen ser voldsomt høj ud, hvilket skyldes at lønudgift til udviklingskonsulenter først flyttes pr. 31/12, budgetter ser ud til at holde.
Bestyrelsen. Der er budgetteret med 11 møder – det 9. i dag. EM i Rusland er relativt dyrt. Bestyrelsen følger regnskabet og forsøger evt. med et E-møde senere på året.
Forbundsarrangementer – kan blive svært at holde budgettet. Top 12 10.000 dyrere end budgetteret. Administrationen beder om dokumentation fra B 75 på halleje.
Veteranudvalget har brugt deres budget. Asger kontakter Linde om de resterende måneder i 2015.
Samtlige udvalg bedes om at komme med restbudget, og gøres opmærksom på at der er brug for pengene. Kontaktpersonerne til udvalgene indhenter dette.

8. Årsmøde – spørgeskema
Mads har udsendt forslag til spørgeskema, så vi forhåbentlig fremadrettet kan få flere deltagere.
Mads skal have tilbagemeldinger inden for en uge.
Administrationen undersøger ved DIF om de evt. har et digitalt spørgeskemaprogram, der kan benyttes til dette.
Mads påtager sig udsendelse.

9. Samarbejdsaftale DHIF og DBTU
Betina har fået henvendelse fra DHIF om møde om ny samarbejdsaftale. Aftalen udløber ved årets udgang. DHIF har ønsket at der ligger forslag til ny aftale senest 1. oktober og afholdes møde i slutningen af august.
Morten og Betina aftaler møde med DHIF.

10. Møde med DIF ang. Appeludvalget
Gitte kontakter Peter Teisen for at få forslag til mødedatoer, afstemmer disse med Bjarne og kontakter herefter DIFs juridiske afdeling ang. møde.

11. Eventuelt
Næste møde afholdes tirsdag den 8. september kl. 15.00 i Brøndby.
Årsmøde 2016 dato fastlægges på næste møde.

/Referent: Gitte Hvid