Referat fra bestyrelsesmøde søndag d. 13. januar 2019 kl. 10 – 15.45 i Brøndby

Til stede: Anders Mølgaard, Lars Høgsberg, Mads Mikkelsen, Peter Carstensen, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Gitte Maribo.

Betina var blevet forhindret i at deltage i mødet pga. tekniske problemer med færgen.

Peter C blev valgt som mødeleder og skribent af en kort nyhed til hjemmesiden, Peter B som referent og Peter S som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

Dagsorden blev udvidet med fire punkter i forhold til mødeindkaldelsen.

1. Opfølgning på sidste møde
Der er aftalt møde med Den internationale Arrangementsgruppe senere i dag kl. 15.45, hvor fremdriften i arbejdet skal diskuteres, og bestyrelsens og arbejdsgruppens forventninger skal afstemmes.

Trænerkursusmaterialet er i sidste korrektur og skal derefter trykkes. Det forventes færdigt inden kurserne i februar.

Det kommende ledermøde den 23. marts vil især dreje sig om arbejdet med ny struktur og resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen, dialogmøder med klubberne og interviews af udvalg m.fl. samt om økonomien i 2019 og de kommende år.

2. Status på økonomi og budget 2018 og kommissorier for udvalg
Bestyrelsen gennemgik den fremsendte økonomirapport, der viser et forventet overskud i 2018 på ca. 200.000 kr. Budgettet for 2019 viser et underskud på ca. 250.000 kr. og indeholder endvidere forventede nye indtægter fra licenser og klubkontingenter på ca. 500.000 kr.

Bestyrelsen diskuterede indgående et forslag til klubkontingent og blev enige om, at præsentere konkret forslag snarest muligt, således at klubberne har mulighed for at budgettere hermed i 2019. Deadline for konkret forslag aftalt til 1. feb. 2019, hvor det tilsendes klubber og lægges på hjemmesiden.

Bestyrelsens kontaktpersoner vil sammen med deres respektive udvalg diskutere behovet for at opdatere udvalgenes kommissorier, så de afspejler de opgaver og mål, som bestyrelsen har for området. Samtidig kan man få talt sammen om årets aktiviteter og budgettet.    

3. Status på fremdrift på spor 1 og 2
Peter B henviste til den skriftlige status fra Poul vedrørende Skole OL, der kører som planlagt. Trænerudviklingen afhænger især af, at klubberne – også udenfor de to bedste rækker – sender flere trænere på kursus. UDDU er sammen med Jeppe ved at planlægge opfølgning på trænerkurser i form af trænerudviklingsforløb. Bestyrelsen bad om, at Jeppe skriver direkte til klubberne i Stiga div. samt 1. division og husker dem på kravet om uddannede trænere.

Vedrørende Klubnetværk, så har der ikke været henvendelser fra klubber siden efteråret, der gerne vil deltage i et af de fem udbudte netværk, jfr. hjemmesiden. Som tidligere aftalt vil DBTU’s konsulent gerne støtte klubber, der beder om det, men ikke selv være udfarende bortset fra pige- og trænerområdet. 

Mht. spor 2 er der modtaget begrænset antal ansøgninger fra klubber, der gerne vil være et regionalt udviklingsmiljø for ungdom. Det er således fortsat muligt, at ansøge om at blive et regionalt udviklingsmiljø, da der er plads til 6-8 miljøer, og der i skrivende stund kun er oprettet tre. Der er nu underskrevet aftale med Lars-Henrik Sloth (fra 1.1.19) om administrativ koordinering i spor 2 (regionale ungdomstalentmiljøer.)

Seneste evalueringsrapport vedrørende strategiaftalen med DIF er lagt på hjemmesiden.

4. Orientering fra kontaktpersoner på udvalg og arbejdsgrupper
Appeludvalg: I.a.b.

Carstensens Legatudvalg: DBTU har fået et tab på ca. 59.000 kr. pga. faldende aktiekurser i 2018, og legatet er nu på ca. 1,1 mio. kr. Der uddeles legatportioner sidst i marts.  

Dommerudvalg: Bestyrelsen vil senere i foråret i forbindelse med den generelle revidering af takstbladet beslutte om diæterne skal forhøjes. Mads kontakter udvalget mht. en update på indkøb af trøjer. Bestyrelsen bad endvidere om at kontaktpersonen taler med udvalget om valgene på årsmødet.

Eliteudvalg: Udvalget holder skypemøde den 14.1. Bestyrelsen bad kontaktpersonen Peter C spørge udvalget, om der er behov for en tilføjelse i koncepterne om, at Eliteudvalget skal udpege en ’Tournament Director’ til DM’ere og Top 12? Peter C vil også tale med udvalget om valgene på årsmødet. Der er nu underskrevet aftale med Magnus Mallander (fra 1.8.19) for det sportslige ansvar for ungdoms- og dameelitearbejdet. 

Turneringsudvalg: Peter S gennemgik den skriftlige oversigt, som udvalget havde sendt til ham. Især en hurtig afklaring af uoverensstemmelserne mellem JBTU’s og DBTU’s TU-reglement ved oprykning til DT er vigtig. Der foregår et godt arbejde blandt klubberne i den bedste og næstbedste række om hvordan DBTU’s bedste række fremover kan afvikles.

Uddannelsesudvalg: Bestyrelsens kontaktperson vil tale med udvalget om arbejdet frem til årsmødet, og om valgene på årsmødet.           

Veteranudvalg: Lars fortalte, at udvalget på deres næste møde vil diskutere hvordan man bedst organiserer sig med DT for veteraner og BAT60+ arbejdet fra næste sæson. Bestyrelsen bad om at kontaktpersonen taler med udvalget om valgene på årsmødet.

Strukturstyregruppen: Anders orienterede om en kompetent og energisk arbejdende gruppe, der på ledermødet den 23. marts præsenterer resultaterne af spørgeskemaundersøgelsen, de regionale dialogmøder med klubberne mm.

Der var intet at bemærke vedrørende de øvrige arbejdsgrupper udover at Mads Mikkelsen fortsætter som DGI’s repræsentant i Portalgruppen.     

5. Orientering fra sekretariatslederen
Peter B henviste til den skriftlige orientering inden mødet.

Peter B oplyste endvidere, at Six Nations i Hirtshals den 24.-26. maj er flyttet til den 31.5.-2.6., da hallen er inddraget af kommunen til brug for afstemning ved EU-parlamentsvalget. Peter B fortalte også, at England nu har fået invitationen. Peter S sender flere detaljer vedrørende ophold, forplejning mv. til Peter B til brug for en opfølgningsmail til de seks lande.

Peter B fortalte også, at der er få tilmeldte fra især Jylland til DBTU’s trænerkurser. Der var enighed om, at det er nødvendigt med massiv markedsføring, og i alle sammenhænge huske klubledere på behovet for uddannede trænere, når bordtennis-Danmark har en vækststrategi (som bedst løftes ved at mindske frafaldet blandt klubbernes ungdomsspillere).

Mads og Lars foreslog to ændringer til det fremsendte udkast til beretningen i årsrapporten, som Peter B indarbejder. Den eksterne revision starter i uge 13.  

6. Samarbejdsaftale DGI
Anders Mølgaard underskrev den ny samarbejdsaftale vedrørende Bordtennisportalen og DGI’s brug af DBTU’s ratingssystem. Aftalen gælder frem til 31. juli 2021, og skal genforhandles senest 1. maj 2021. I aftalen fremgår også de nye licenssatser, der gælder fra næste sæson (2019/2020). Alle licenser forøges med et mindre beløb til henholdsvis 125 kr. (i dag 100 kr.), 295 kr. (i dag 250 kr.) og 495 kr. (i dag 450 kr.)

7. Para-aftale
Parasport Danmark og DBTU arbejder på en ny samarbejdsaftale, der forventes underskrevet i januar 2019. Aftalen vil indeholde et tættere samarbejde vedr. Skole OL, Elite, Internationale arrangementer og andre områder.

8. Årshjul
Bestyrelsen bad Peter B lave et udkast til en revideret forretningsorden for bestyrelsen, der indeholder et ’årshjul’ for bestyrelsens arbejde.

9. Udvalgsregler, herunder evt. supplering
Da to medlemmer har trukket sig fra to udvalg, diskuterede bestyrelsen, hvilke regler der gælder for supplering af udvalg. Da udvalg er valgt på årsmødet uden suppleanter, bortset fra Appeludvalg og Carstensens legatudvalg, kan bestyrelsen ikke udpege nye medlemmer til udvalgene inden årsmødet. Derimod kan udvalget kontakte interesserede personer, der vil støtte udvalgets arbejde frem til årsmødet.

10. Eventuelt

Bestyrelsen bad Peter B afdække kandidat som dirigent på årsmødet den 1. juni i Brøndby.

Bestyrelsen opfordrer alle klubber til at overveje, at søge økonomisk støtte til vækstinitiativer fra den fælles DIF- og DGI-pulje, jfr. opslag på blandt andet DBTU’s hjemmeside.

Kommende bestyrelsesmøder
Tirsdag den 5. februar kl. 18.30-20.30 (Skype).
Lørdag den 2. marts kl. 10-13 i Hjørring.
Tirsdag den 9. april kl. 18.30-20.30 (Skype).
Lørdag den 4. maj kl. 10-13 i Hillerød.
Fredag den 31. maj kl. 17-20 i Brøndby (før årsmødet).
Lørdag den 1. juni (efter årsmødet).

Referent
Peter Busck-Nielsen