til orientering for formændene for ELU, TU, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.

Der indkaldes til bestyrelsesmøde den 14. september 2004 kl. 17.00 i Ringsted. Vi begynder med spisning.

DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Pkt. 2 ARRANGEMENTER
a) Politisk drøftelse af DBTU’s engagement i forskellige event. Samarbejde internt i DBTU (sekretariat, trænere, spillere m.v.)
b) EM – orientering
c) Danish Open – orientering
d) Europa Top 12 – orientering
e) Fremtidige internationale turneringer i Danmark
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Ansøgning fra JBTU om videreførelse af projektpulje. Ønsket materiale fra JBTU er udsendt.
b) Ansøgning fra JBTU vedr. støtte til holdturnering. Se ovenfor.
c) Ansøgning fra BBTU – er udsendt med alm. Post
d) Oplæg til frikøb – endelig behandling
Pkt. 4 ARBEJDSGIVERFUNKTION
a) Sekretariatet – fratræden / nyansættelse
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Stævneprogram – orientering v/Aksel Beckmann
b) Bestyrelsesseminar i februar – Tom Jensen har spurgt om vi kan flytte enten den ene eller den anden vej. Så husk kalender!
c) DBTU’s reklamepolitik – bannerannoncer m.v.
d) Sponsorstatistik
Pkt. 6 EVENTUELT

REFERAT
Afbud: Mogens Mygind og Leif Hansen (begge på grund af sygdom).

Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN

Ballerup BTK har henvendt sig til bestyrelsen vedr. Grand Prix stævner. Henvendelsen er kommet så sent, at den ikke kunne komme på dagsordenen som punkt, men bliver drøftet under eventuelt.

Nyt pkt. 3 e) spørgsmål til regnskabet v/Lis Hævdholm.

Pkt. 2 ARRANGEMENTER
a) Politisk drøftelse af DBTU’s engagement i forskellige events. Samarbejde internt i DBTU (sekretariat, trænere, spillere m.v.)
Bestyrelsen drøftede det notat Aksel Beckmann havde fremsendt til punktet.
Før bestyrelsen tager en endelig politisk drøftelse af emnet, skal der holdes møde med spillerne. Alle arrangementer er jo afhængige af, at der er spillere til stede, så det er vigtigt at have spillerne holdning til deltagelse i diverse events.
Mødet holdes snarest muligt. Fra bestyrelsen deltager Aksel Beckmann og Lis Hævdholm.
Efterfølgende holder Aksel Beckmann møde med trænerne.

b) EM – orientering
Preben Riel orienterede om, at han havde modtaget et tilbud på leje af walkie talkies. Dette tilbud bliver videreformidlet til Peter Jensen.
Der er udarbejdet og uddelt visitkort til de fleste områdeledere. Desværre er der mange fejl i visitkortene.
Bestyrelsen drøftede kort, at det er vigtigt, at økonomigruppen går i dialog med områdelederne, så budgettet kan afspejle virkeligheden og ikke kun ønsker.

c) Danish Open – orientering
Dorte Kronsell orienterede om, at indbydelser til lande og dommere er ude. Tilmeldingerne begynder så småt at komme ind igen.
Aksel Beckmann orienterede om, at vi har søgt og fået en underskudgaranti fra Idrætsfonden Danmark.
d) Europa Top 12 – orientering
Bestyrelsen drøftede hvilke kommuner vi kontakter i forhold til at holde Europa Top 12.
Vores behov vil være gratis hal samt et større økonomisk tilbud fra den kommune, der bliver værtskommune for arrangementet.
Dorte Kronsell skriver til de aftalte kommuner.

e) Fremtidige internationale turneringer i Danmark
Bestyrelsen drøftede om vi fremtiden i forhold til internationale turneringer i Danmark.
Det er bestyrelsens ønske fortsat at profilere international bordtennis i Danmark
Bestyrelsen besluttede at gå efter at holde Danish Open i 2006, 2008 og 2010. Vi skal derfor i dialog med ITTF og Århus Sports Event.

Pkt. 3 ØKONOMI
a) Ansøgning fra JBTU om videreførelse af projektpulje.
Bestyrelsen var glade for, at JBTU ønsker at fortsætte med både kurser og klubbesøg. Efter en årrække som projekter ønsker bestyrelsen dog, at kurserne og klubbesøgene overgår til drift og beder derfor JBTU rette henvendelse til både BRU og UDDU. For at disse udvalg kan indgå i samarbejde med JBTU om ovennævnte skal det dog sikres, at aktiviteterne kan anvendes i DBTUs redegørelse til DIF. Anders Kliver skal derfor med i samarbejdet.
Bestyrelsen udtrykte dog samtidig bekymring over den store egenkapital som findes i JBTU. Den svarer til 1 års omsætning, hvilket ville svare til, at DBTU har en egenkapital på mindst 3,3 mill. Så mange penge i egenkapital bør ikke være nødvendig, hvorfor bestyrelsen opfordrer JBTU til at sikre, at pengene bruges til aktiviteter.

b) Ansøgning fra JBTU vedr. støtte til holdturnering
I forbindelse med behandlingen af ansøgningen gennemgik bestyrelsen JBTUs indbydelse til holdturneringen. Bestyrelsen undrer sig over nogle ting i den.
I indbydelsen står der vedrørende ungdoms A og B rækker: ”Prisen skal ikke være nogen hindring for at tilmelde sig til disse ungdoms A- og B-rækker, og vi har derfor besluttet at nedsætte tilmeldingsgebyrer til 150 kr. pr. hold. Endvidere gælder det, at for spillere, der kun deltager i disse rækker, skal klubberne kun selv betale de første 50 kr. af licensprisen. Resten refunderes af JBTU.”
Som bestyrelsen læser indbydelsen er beslutningen om holdgebyr nedsættelsen allerede truffet og meldt ud. DBTU er ikke nævnt, hvilket kunne opfattes sådan, at JBTU selv har valgt at betale nedsættelsen.
En anden ting som undrer bestyrelsen endnu mere er, at der under Damer står følgende: ”Til dameungdomsrækken kræves ikke licens”.
Det forstår bestyrelsen simpelthen ikke, da der ikke i DBTU findes licensfrie rækker. Dorte Kronsell skriver til JBTU og bestyrelsen afventer deres svar.

c) Ansøgning fra BBTU
Bestyrelsen behandlede ansøgningen fra BBTU, som søgte kr. 10.000 i udviklingsmidler til talentudvikling.
Bestyrelsen efterkom ansøgningen, dog kan pengene først udbetales i januar, da dispositionspuljen i indeværende år er opbrugt.

d) Oplæg til frikøb
Formanden var inhabil under dette punkt.
Bestyrelsen var ikke beslutningsdygtig p.g.a. Leif Hansens og Mogens Mygind afbud.
Punktet udsat til næste møde.

e) Spørgsmål til regnskabet for juli
Lis Hævdholm spurgte om nogle poster på bestyrelsens regnskab. Dorte Kronsell lovede at udarbejde et split på posterne.

Pkt. 4 ARBEJDSGIVERFUNKTION
På baggrund af et oplæg fra Dorte Kronsell påbegyndte bestyrelsen drøftelse af fremtiden på sekretariatet.
Efter mødet har Henrik Sørensen valgt at forlænge sin ansættelse i DBTU til 31. december 2004, hvilket betyder, at der er bedre tid til at sikre de bedste beslutninger for fremtiden. Bestyrelsen og det øvrige sekretariat er meget glade for Henriks beslutning.

Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Stævneprogram
Aksel Beckmann orienterede om møde og forhandling med ON Data ved Håkan Näslund som er programmør og ejer at det svenske stævneprogram TT Coordinator, som Peter Tranto og Leif Hansen har anbefalet til bestyrelsen.
Bestyrelsen besluttede på baggrund af den forhandling der er pågået med ON Data at købe stævneprogrammet.
I indeværende sæson vil der blive indkøbet licenser til de stævnearrangører som har stævner på DBTUs stævnekalender. Såfremt klubberne/lokalunionerne ønsker at fortsætte med at anvende programmet skal de i sæsonen 2005/06 selv betale en vedligeholdelseslicens. Denne kommer til at koste SEK 1.100.
Der udarbejdes kontrakt hvorefter ON Data foretaget de udviklinger der skal til for at stævneprogrammet får en facilitet til import/eksport fra Idrætssystemet, hvor henholdsvis licenser og rating administreres. Det forventes, at programmet kan leveres i oktober måned.

b) Bestyrelsesseminar i februar 2005
Tom Jensen fra DIF har anmodet om at få flyttet bestyrelsesseminaret i februar. Ny dato blev aftalt. Dorte Kronsell kontakter Mogens Mygind og Leif Hansen.

c) DBTU’s reklamepolitik – bannerannoncer m.v.
Punktet udsat på grund af fraværet af Mogens Mygind, som havde oplæg til punktet.

d) Sponsorstatistik
Bestyrelsen blev orienteret om opbygningen af statistikken. Bestyrelsen vender eventuelt tilbage med opklarende spørgsmål, og vender tilbage med gode ideer.

Pkt. 6 EVENTUELT
Ballerup BTK har henvendt sig til bestyrelsen vedrørende tildeling af Grand Prix stævner. Lis Hævdholm kontakter Flemming Skovsen.