7. november 2007 og 16. november 2007
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for ELU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Bestyrelsesmøde den 14. november 2007 kl. 18.00 på DBTU’s kontor.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Pkt. 2 REPRÆSENTATION – EKSTERNT OG INTERNT
a) Oplæg fra Arne Madsen omkring international og national repræsentation m.v.
Arne Madsen har udarbejdet en rapport omhandlende både synspunkter på DBTU’s repræsentation samt en gennemgang af nuværende repræsentation og samarbejdspartnere.
På mødet vil Arne Madsen gennemgå rapporten samt drøfte denne med bestyrelsen.
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Budget 2008 – 2009 og 2010
I budgetmaterialet er udarbejdet nogle modeller for ændring af licens satserne.
Drøftelse på mødet.
b) Regnskab pr. 31. oktober 2007
Vedhæftet regnskabsoversigt pr. 31. oktober 2007 samt bemærkning til samme. Gennemgås på mødet.
c) Lønreguleringsprocent for 2008
Det indstilles, at bestyrelsen godkender den foreslåede lønreguleringsprocent.
Pkt. 4 ARBEJDSGIVERFUNKTION
a) Strukturændring Elite
Orientering på mødet.
b) Breddekonsulenternes Årsplan – gennemgang
Vedhæftet Breddekonsulenterne Årsplan med opdateringer pr. 31. oktober 2007. Planen gennemgås på mødet.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Bestyrelsesopgaver og ansvar
Med udgangspunkt i drøftelserne på bestyrelsesseminaret i september er der udarbejdet et oplæg til drøftelse omkring bestyrelsens opgaver og ansvar, samt muligheder for minimering af tidsforbrug i bestyrelsen i forhold til diverse opgaveløsning/sagsbehandling.
Bestyrelsen bedes drøfte oplægget og beslutte det videre forløb.
b) Samarbejdsaftale med DGI
DGI har tiltrådt og underskrevet vedhæftede samarbejdsaftale. Det indstilles, at bestyrelsen ligeledes tiltræder og underskriver.
c) Dommerarbejdsgruppe – oplæg
I vedhæftede oplæg og referat er der redegjort for historikken omkring de tre dommerarbejdsgrupper som p.t. eksisterer.
Den arbejdsgruppe, der blev nedsat med det formål at se på strukturen på dommerområdet er fremkommet med et forslag der omdanner de tre nuværende arbejdsgrupper til en ny arbejdsgruppe.
Det indstilles, at bestyrelsen godkender oplægget.
d) Kort orientering fra Strukturmøde v/Preben Riel
Preben Riel orienterer fra det nyligt afholdte strukturmøde.
e) Kort orientering fra sponsorområdet v/Steen Hummeluhr
Steen Hummeluhr orienterer.
f) Aktiv suppleant
Bestyrelsen bedes drøfte muligheden for at suppleanten til bestyrelsen fremover fungerer som en arbejdende suppleant. Med dette menes at deltage i bestyrelsesmøderne, men taleret, men uden stemmeret.
Med en sådan arbejdende suppleant, er suppleanten allerede inde i arbejdet, såfremt vedkommende skal supplere et bestyrelsesmedlem.
Pkt. 6 ARRANGEMENTER
a) Ny terminsliste
I forbindelse med drøftelse omkring en eventuel forlængelse/ omlægning af bordtennissæsonen blev der i foråret nedsat en arbejdsgruppe.
Denne arbejdsgruppe har foreslået nogle ændringer i sæsonplanlægningen som betyder, at flere ungdomsspillere vil få sæsonen forlænget.
Bestyrelsen bedes forholde sig til det oplæg indeholdende nogle konkrete spørgsmål som arbejdsgruppen er fremkommet med.
Pkt. 7 EVENTUELT
REFERAT
Tilstede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Preben Riel, Pia Toelhøj, Tommy Jørgensen og Dorte Kronsell (referent)
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Aksel Beckmann bød velkommen til mødet med en særlig velkomst til Arne Madsen. Ellers ingen kommentarer/tilføjelser.
Pkt. 2 REPRÆSENTATION – EKSTERNT OG INTERNT
a) Oplæg fra Arne Madsen omkring international og national repræsentation m.v.
Arne Madsen tog udgangspunkt i sit skriftlige oplæg og uddybede sine holdninger.
Arne Madsen opfordrede til, at DBTU søger indflydelse alle de steder det er muligt, men at man skal være opmærksom på hvor længe det tager at blive kendt i det politiske system både internationalt og nationalt.
Efterfølgende drøftedes vigtigheden af at have internationale arrangementer på dansk grund.
I den forbindelse blev bestyrelsen enige om, at såfremt Maze kvalificerer sig til OL via verdensranglisten i januar, skal der laves en plan for hvordan vi opnår mest synlighed frem mod OL.
Sidst omtalte Arne Madsen OL sessionen i 2009 der holdes i København. DIF har afsat en pulje penge til forbund der ønsker at markere sig eller afholde en event under sessionen.
Det kunne være alt fra at indbyde ITTF executive committee til at holde møde i København og til at holde et seminar f.eks. omkring kvinder og medier.
Under alle omstændigheder bør der stå mindst et bordtennisbord med bat og bolde i Bella Centret, hvor sessionen holdes.
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Budget 2008 – 2009 og 2010
Bestyrelsen begyndte budget drøftelsen med licens og registreringsafgift.
I denne drøftelse blev mange synspunkter vendt og diskuteret.
Der var dog enighed, at DBTU er nødt til at sikre flere penge i indtægter. Både på grund af indførelsen af den nye fordelingsnøgle i DIF, hvor vi jo ligger til at miste et større tilskud, men også ud fra de signaler vi har fået fra Team Danmark. Team Danmark har varslet at forbundenes egen betaling i den nye støtteperiode fra 2009 skal ligge på 40 % af Team Danmark støtten.
Der skal selvfølgelig både tænkes og arbejdes bredt, i forhold til at få flere indtægter.
I denne omgang handler det om licenserne. I forbindelse med det nye samarbejde med DGI, hvor det er aftalt, at alle bordtenniskampe der spilles under DGI og DBTU skal tælle med på en fælles ratingliste, er der også aftalt en ny registreringsafgift
Det betyder, at der fra 1. august 2008 indføres en ny afgift. Denne afgift er på kr. 50 pr. registreret medlem. Der udsendes faktura fra DBTU efter de medlemstal der er rapporteret til DIF.
I samme forbindelse ændres der på licenssatserne. Fra 1. august 2008 vil en seniorlicens falde til kr. 250,- og en ungdomslicens vil falde til kr. 150,-. Første års ungdomslicenser vil stadig være gratis.
Ved samme lejlighed besluttede bestyrelsen, at der skal være et synligt tegn på, at man har licens. Det blev foreslået at få fremstillet et kort som man får udleveret når man løser licens. Bestyrelsen vedtog denne løsning og besluttede, at kortet foreløbig skal give adgang til DBTU stævner i løbet af sæsonen. Administrationen arbejder videre med dette og kommer med forslag og priser.
Derefter blev budgetændringerne vedtaget. Senere skal 2009 og 2010 revurderes igen.
b) Regnskab pr. 31. oktober 2007
Bestyrelsen drøftede regnskabet pr. 31. oktober 2007 og tog det til efterretning.
c) Lønreguleringsprocent
Bestyrelsen vedtog den indstillede lønreguleringsprocent.
Pkt. 4 ARBEJDSGIVERFUNKTION
a) Strukturændring Elite
Personsag, ikke refereret.
b) Breddekonsulenternes årsplan
Bestyrelsen tog årsplanen til efterretning. Såfremt der i løbet af året kommer nye opgaver skal disse markeres.
Bestyrelsen drøftede muligheden for en skole/kommune turnering, Dorte Kronsell drøfter mulighederne med Breddekonsulenterne.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Bestyrelsesopgaver og ansvar
Bestyrelsen drøftede det fremsendte oplæg.
Steen Hummeluhr uddybede, at tanken jo var, at minimere bestyrelsens tidsforbrug i forbindelse med lavpraktik og almindelig sagsbehandling.
Bestyrelsen gennemgik forslaget og besluttede, at optage forslaget til beslutning på bestyrelsesmødet i januar.
b) Samarbejde med DGI
Bestyrelsen godkendte samarbejdsaftalen og underskrev denne.
Det praktiske arbejde som involverer både DGI, DIF og DBTU igangsættes snarest.
Målet er, at fra sæsonstart 1. august 2008 skal alle officielle kampe under både DGI og DBTU tælle med på ratinglisten.
c) Dommerarbejdsgruppe – oplæg
Bestyrelsen vedtog oplægget og nedsatte derefter den ny dommerarbejdsgruppe, som kommer til at bestå af: Formand Allan Sørensen, medlemmer Preben Søndergaard, Flemming Vitved og Niels-Erik Kvist.
Der skrives ud til de tidligere arbejdsgruppemedlemmer med tak for arbejdet gennem årene. Øvrige dommere informeres via mail.
d) Kort orientering fra Strukturmødet v/Preben Riel
Preben Riel orienterede kort fra mødet, der var forløbet fint med en god brain storm.
Resultatet af mødet er, at der udsendes nogle spørgsmål til alle bestyrelses og udvalgsmedlemmer i lokalunionerne. Svarene på disse spørgsmål danner grundlag for den kommende drøftelse om, hvorvidt man skal se yderligere på strukturen.
e) Kort orientering om Sponsorområdet v/Steen Hummeluhr
Steen Hummeluhr og Pia Toelhøj har haft et uformelt møde med DR for at høre deres opfattelse af DBTU’s muligheder for at komme i TV.
Der arbejdes videre på de forskellige sponsorkoncepter.
f) Aktiv suppleant
Bestyrelsen var enige i, at det var en god ide at anvende suppleanten til bestyrelsen som arbejdende suppleant.
Tommy Jørgensen tilkendegav, at han gerne deltog i bestyrelsesmøderne som arbejdende suppleant.
På mødet i januar skal forretningsordenen justeres.
Pkt. 6 ARRANGEMENTER
a) Ny terminsliste
Bestyrelsen drøftede det fremsendte forslag omkring nogle ændringer i sæsonplanlægningen som skulle gøre at nogle ungdomsspillere får forlænget deres sæson.
Det blev besluttet, at forslaget skal på hjemmesiden med opfordring til klubberne om at sende deres kommentarer.
Bestyrelsen gav arbejdsgruppen kompetence til efterfølgende at træffe beslutning på baggrund af klubkommentarerne samt deres eget forslag.
Ud af gruppen træder Thorsten Hævdholm, han erstattes af Mads Sørensen.
Pkt. 7 EVENTUELT
Intet til referat.
Næste møder:
Januar: Justering af forretningsorden
Februar: Struktur / ansatte