10. januar 2012
Til Bestyrelsen

Til orientering for formændene for BRU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.

Dagsorden til bestyrelsesmøde mandag den 16. januar 2012. Mødet holdes på Hotel Nyborg Strand kl. 17.00.

DAGSORDEN
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN

Pkt. 2 ØKONOMI
a) Budget Budget samt budgetkommentarer er vedhæftet.
b) Fastsættelse af lønreguleringsprocent Bilag med forslag til lønreguleringsprocent er vedhæftet.
c) Regnskab pr. 30. november Regnskabet er tidligere udsendt, men vedhæftes dagsordenen

Pkt. 3 UDVIKLINGSPROJEKT
Med udgangspunkt i Annette Westermanns status (vedhæftet) drøfter bestyrelsen, hvorledes lokalunionerne sikrer, at udviklingskonsulenterne og klubkonsulenterne får så gode muligheder som muligt for at opfylde de målsætninger vi har i hhv. udviklingsprojektet og i aftalerne med DIF.

Pkt. 4 REPRÆSENTATION
a) Nordisk møde i Norge Kort orientering om det kommende Nordisk møde i Oslo. Mødet afholdes fredag den 27. januar 2012.
b) VM deltagelse – bestyrelse Bestyrelsen beslutter deltagelse i VM i Dortmund.

Pkt. 5 ORIENTERING OM INDKOMNE KOMMENTARER TIL TEAM DANMARKS STØTTEKONCEPT
Der orienteres om de indkomne kommentarer til støttekonceptet og DBTUs høringssvar.

Pkt. 6 HENVENDELSE FRA GERT JØRGENSEN, DGI
Gert Jørgensen ønsker møde med DBTU om følgende emner: Klubbesøg Ændringer i Portalen Uddannelse – kan vi samarbejde om det? Andre områder til samarbejde Bestyrelsen drøfter henvendelsen.

Pkt. 7 FORDELING AF ARBEJDSOPGAVER
Bestyrelsen drøfter fordeling af arbejdsopgaver i det kommende år.

Pkt. 8 EVENTUELT

REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Kim D. Jensen, Bjarne Andersen, Annie Ramberg og Dorte Kronsell (referent)

Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Der blev tilføjet 2 punkter til dagsordenen: pkt. 8 – Debat om hvorvidt der skal udsendes bilag sammen med dagsordenen til ikke-bestyrelsesmedlemmer pkt. 9 – DM Ungdom og Ungdoms Top 12 – dommere mv.

Pkt. 2 ØKONOMI
a) Budget Steen Hummeluhr orienterede om, at han og undertegnede havde arbejdet med at tilpasse budgettet for 2012 og 2013. Budgetterne er justeret til, så de passer nogenlunde med de realiserede tal for 2011. Dog mangler vi stadig tallene for december 2011, hvilket kan betyde små udsving. Vores indtægtsgrundlag er desværre blevet en del lavere end det tidligere budgetterede, primært pga. af lavere indtægter på både mikrobetalinger og på licensbetalinger. Et af de områder som er tilpasset, er afskrivningen på vores nye BordtennisPortal. Desværre har det vist sig, at der ikke i tilbuddet var taget højde for alle de funktioner der fandtes i det gamle Idrætssystem. Det har betydet, at programudviklingen har været næsten dobbelt så dyr, som tilbuddet lød på. Dette har givet anledning til mange møder, da vi ikke umiddelbart kunne godkende de prisoverskridelser som er kommet og de der så ud til at komme. Efter en del møder – også med vores advokat – har vi fået afsluttet sagen og indgået en ekstraaftale, som indeholder et kompromis fra hvad firmaet havde krævet, og hvad vi ville betale. Gitte Hvid og Peter Tranto udarbejdede et meget flot notat til brug for forhandlingerne med firmaet. Bestyrelsen udtrykte stor tilfredshed med dette. Efter aftalen er indgået er firmaet igen gået i gang med at udvikle portalen. På baggrund af både prisstigning samt de økonomisk udfordringer, besluttede bestyrelsen at forlænge afskrivningen af programmet fra 5 til 7,5 år. Steen Hummeluhr afsluttede med bemærkninger om, at der i det reviderede budget er fundet besparelser, men at vi samtidigt har forsøgt at sikre en opretholdelse af aktivitetsniveauet. Efter en debat med forskellige spørgsmål og afklaringer godkendte bestyrelsen det nye budget, som udsendes med referatet.
b) Fastsættelse af lønreguleringsprocent Lønreguleringsprocenten for 2012 blev vedtaget af bestyrelsen.
c) Regnskab pr. 30. november 2011 Steen Hummeluhr gennemgik kort det tidligere udsendte regnskab for januar til november 2011.

Pkt. 3 UDVIKLINGSPROJEKT
Punktet begyndte med en drøftelse af udfordringerne i forbindelse med den årlige medlemsregistrering. Det ser desværre ud til, at en række klubber går tilbage i medlemstal. Derudover er der en udfordring i den nye metode der skal optælles på. DGI og DIF har besluttet i fællesskab, at medlemsregistreringen til de to organisationer skal ske på samme måde. Det er klart en administrativ lettelse for de klubber som er medlem begge steder, men det er også klart, at selve metoden; at alle der har været medlemmer i mindst to måneder i løbet af et kalenderår skal medregnes, er en udfordring for nogle klubber. Det er dog utroligt vigtigt for DBTU at alle medlemmer tælles med. DBTU tildeles tilskud bl.a. efter medlemstal, så jo flere medlemmer jo større tilskud. Samtidig besluttede bestyrelsen sidste år at medlemsgebyret, som tidligere er opkrævet af henholdsvis DBTU, ØBTU og BBTU, ikke længere skal opkræves, så der er ikke nogen økonomisk hindring i at få registreret alle medlemmer. Kun en gevinst for sporten. For at sikre, at så mange klubber som muligt er klar over dette, besluttede bestyrelsen, at alle klubber skal modtage en mail hvor i ovenstående præciseres, ligesom det bliver oplyst hvilket tal klubben har registreret i 2010 og 2011. Derudover besluttede bestyrelsen, at der skal sendes en liste til lokalunionerne over de klubber som er gået meget tilbage, således at lokalunionen kan ringe til klubberne for at høre om de ønsker hjælp og om implementeringen af den nye optællingsmetode er slået igennem i klubben. Herefter drøftede bestyrelsen udviklingsprojektet. Vores mål i udviklingsprojektet er: -3200 nye medlemmer pr. 1. januar 2014 (i forhold til 2010-tal – en stigning på 33 %).
-55 nye medlemsklubber pr. 1. januar 2014 (i forhold til 2010-tal – en stigning på 26 %).
-Udarbejdelse og vedtagelse af ny kontingent-/licensstruktur, der muliggør nye foreningstyper med differentieret associeringsgrad til forbundet. De tal vi kender fra 2011 viser, at vi nåede delmålet omkring antallet af nye klubber. Vi venter spændt på medlemstallene. Det kan senere blive en udfordring at nå målet for nye klubber. Derfor skal det drøftes og følges tæt, hvordan udviklingen bliver i hver lokalunion i foråret 2012. Der er forskellige udfordringer i de forskellige lokalunioner, og de udfordringer skal lokalunionerne selvfølgelig gøres opmærksom på, så de kan hjælpe med disse. Kim D. Jensen blev af bestyrelsen udpeget til at være sponsor for udviklingsprojektet i forholdet mellem bestyrelse, ansatte og lokalunioner. Derudover udtrykte bestyrelsen stor tilfredshed og ros for det store arbejde, som vores udviklingskonsulenter og klubkonsulenter yder i forhold til projektet. På mange områder er man nået længere end bestyrelsen havde regnet med. Samtidig blev det aftalt, at ØBTU og JBTU taler sammen om evt. forslag til ændringer i ungdomsturneringen i TU reglementet. Efterfølgende drøfter lokalunionerne så de eventuelle. ændringer med TU.

Pkt. 4 REPRÆSENTATION
a) Nordisk møde i Norge Der bliver fredag den 27. januar 2012 afholdt nordisk møde (Sverige, Norge og Danmark) i Oslo. Et af punkterne på mødet handler om den nye Nordisk Liga. Derudover skal der også drøftes strategi i forhold til valg og opstillinger i ETTU og ITTF. Arne Madsen og Dorte Kronsell repræsenterer Danmark. Aksel Beckmann og Bjarne Andersen, der også skulle have været med, er desværre forhindret af arbejde.
b) VM deltagelse – bestyrelsen Efter en drøftelse blev det aftalt, at Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Kim D. Jensen og Bjarne Andersen tager til VM i Dortmund. Fordeling af dage og rejser aftales internt mellem ovennævnte og Dorte Kronsell.

Pkt. 5 ORIENTERING OM INDKOMNE KOMMENTARER TIL TEAM DANMARKS STØTTEKONCEPT
Team Danmark i er i gang med at udarbejde det nye Støttekoncept for 2013-2016. Hovedlinjerne i konceptet har været sendt i høring hos specialforbund og andre. DBTU har i lighed med andre satsningsforbund sendt høringssvar. Både forslag til nyt Støttekoncept samt alle høringssvarene kan læses på teamdanmark.dk.

Pkt. 6 HENVENDELSE FRA GERT JØRGENSEN, DGI
Gert Jørgensen fra DGI har bedt om et møde i forbindelse med eventuelt udbygning af vores samarbejde. Aksel Beckmann, Bjarne Andersen og Dorte Kronsell vil deltage i et sådant møde.

Pkt. 7 FORDELING AF ARBEJDSOPGAVER
Bestyrelsen drøftede hvilke opgaver bestyrelsen skal arbejde med. Det blev drøftet, hvordan bestyrelsen kan balancere det, at der p.t. er rigtig mange projekter i gang og samtidig et ønske om kontinuerligt at drøfte nye visionsområder. De fleste af de lønnede ansatte er fastlåste af de nuværende projekter. Da mange beslutninger om nye initiativer og visioner kræver implementering som ofte lander hos de lønnede ansatte, giver det et skisma, som bestyrelsen må forholde sig til. Området skal drøftes igen senere.

Pkt. 8 UDSENDELSE AF BILAG TIL BESTYRELSESMØDERNE TIL IKKE-BESTYRELSESMEDLEMMER
På baggrund af et ønske fra Kenny Jensen om, at alle bilag til bestyrelsesmøderne skal udsendes til lokalunioner, udvalg og arbejdsgruppe før møderne drøftede bestyrelsen dette. Bestyrelsen fastholder den tidligere beslutning om, at bilag generelt er interne arbejdspapirer for bestyrelsen. Til dette bestyrelsesmøde indeholdt flere bilag mange forskellige regns- og budgettal som bestyrelsen skal tage stilling til. Desuden var der både interne sager og personalesager som heller ikke kan udsendes på forhånd. De bilag, som kan udsendes, som f.eks. status for udviklingsprojektet var allerede udsendt til de nævnte modtagere. Bestyrelsen vil dog løbende vurdere om der skal ændres i beslutningen. Alle er dog velkomne til at kontakte bestyrelsen både før og efter møderne for at få uddybet enkelt punkter. Kenny Jensens ønske om en anden regnskabsopstilling kan ikke efterkommes, men Kenny Jensen kan selvfølgelig få svar på diverse spørgsmål til regnskabet.

Pkt. 9 DM UNGDOM OG UNGDOMS TOP 12 – DOMMERE MV.
En arbejdsgruppe bestående af deltagere fra bestyrelsen, administrationen, dommerarbejdsgruppen og turneringsudvalget har udarbejdet et forslag til ændring af dommerpåsætning til DM ungdom og Top 12 Ungdom. Bestyrelsen bakker op omkring indstillingen, der dog skal være omkostningsneutralt mellem DM Ungdom og Top 12 Ungdom.

Pkt. 10 EVENTUELT Der vil blive indkaldt til møde med lokalunionerne under DM i Odense.

Referent
Dorte Kronsell