Referat fra bestyrelsesmøde tirsdag d. 17. april 2018 kl. 14 – 20.15

Til stede: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Mads Mikkelsen, Lars Høgsberg, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Asger Rasmussen.

Peter S blev valgt som mødeleder, Peter B som referent og Anders som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

1. Opfølgning på sidste møde
Anders og Lars har udarbejdet deres oplæg om trænere i DT, der blot venter på at blive sendt til klubberne og offentliggjort på hjemmesiden og Facebook, når det er afstemt med relevante udvalg m.fl., bl.a. UDDU og TU.

Peter B taler med Kim, TU om forslagene om at ændre ungdomsbetegnelserne, og om at overveje en ny type turnering, fx en pokalturnering for begge køn og på tværs af generationer. Bestyrelsen og administrationen ønsker ikke at belaste TU med disse overvejelser på nuværende tidspunkt, og derfor trækkes forslagene tilbage.

Anders har holdt møde med Torben Bundgaard, DIF, hvor Anders har fået DIF’s input til forslag til proces vedrørende en evt. ny struktur i DBTU.

2. Feedback fra udvalg og international gruppe v/ respektive kontaktpersoner
Bestyrelsen diskuterede det første udkast fra Eliteudvalget (ELU) til indholdet i en plan for spor 2. Bestyrelsen synes oplægget på flere områder er operationelt, og aftalte at Anders skal kontakte ELU og foreslå, at oplægget diskuteres og færdiggøres, herunder at budgettet reduceres, og at der indarbejdes en model med ca. fire pilotmiljøer, som tidligere aftalt i Hjørring. Udviklingskonsulent Jeppe Damsgaard vil assistere ELU med at gøre oplægget klar til offentliggørelse, og ELU opfordres til at tale med Dennis Skaarup om hans erfaringer med opbygning af et regionalt elitemiljø for ungdom.

Peter S fortalte om de vigtigste af de mange igangværende sager i TU. Bestyrelsen diskuterede en henvendelse fra TU, og blev enige om, at TU ikke for nærværende skal belastes med udviklingsopgaver, jfr. ovenfor. Peter S kontakter Kim for blandt andet at tale herom.

Betina og Lars orienterede om et møde dagen før med UDDU’s formand, og bestyrelsen diskuterede i lang tid indholdet i det fremsendte brev. UDDU har henvendt sig skriftligt til bestyrelsen vedrørende flere forhold. Bestyrelsen besluttede, at Anders skriver til UDDU, og at Betina derefter som bestyrelsens kontaktperson til UDDU, holder et møde med hele UDDU, hvor bestyrelsens synspunkter bliver fremlagt, samt for at drøfte UDDU´s videre arbejde i forhold til uddannelse og strategisporene.  

Bestyrelsen bad Peter B skrive til alle udvalg, når der var forhold i bestyrelsesreferaterne, som udvalgene skulle læse og forholde sig til. I øvrigt opfordres alle udvalgsmedlemmer til at holde sig orienteret på DBTU’s hjemmeside, hvor bl.a. dagsorden og referater fra bestyrelsens møder kan findes.

3. Kommunikation – idé- og erfaringsudveksling med sekretariatets medarbejdere
Anders bød Poul, Jeppe og Carsten velkommen og forklarede kort, hvad der er bestyrelsens ønske i forhold til kommunikation på de sociale medier og på hjemmesiden.

Jeppe efterlyste bestyrelsens holdning til, hvem man mener, der har ansvaret for rekruttering af medlemmer til landets klubber, hvor sekretariatet har den opfattelse, at DBTU kan hjælpe klubberne med at organisere og planlægge rekruttering, men ikke er i stand til at rekruttere for klubberne. Det er konsulenternes klare opfattelse, at de fleste klubber er enige i den tilgang til det, men at mange har svært ved at komme i gang. DBTU kan og vil støtte klubbernes kommunikation ved at facilitere netværksmøder (et af tre indsatsområder i spor 1), der fokuserer på brugen Facebook til rekruttering og hjælper klubberne igennem denne proces. Lars fra bestyrelsen mente, at mange klubber nok havde den opfattelse, at rekruttering af medlemmer til bordtennis-Danmark var DBTU’s ansvar og opgave.

Poul efterlyste en strategi for DBTU’s eksterne kommunikation, så alle ved hvad vi vil og hvorfor. Mads foreslog derfor, at nogle i bestyrelsen lavede en kort og konkret strategi, hvor potentielle medlemmer segmenteres efter alder mm. og vi kortlægger hvem ’beslutningstageren’ egentlig er, når det gælder om en dreng/pige skal begynde til bordtennis. Vi skal finde ud af, hvilke budskab(er) DBTU/klubberne skal bruge, når vi henvender os til forhåbentlig kommende medlemmer.

Carsten fortalte om arbejdet med at dække elitespillernes kampe på hjemmesiden, og de opgaver/udfordringer det er forbundet hermed (bl.a. arbejdstider, da kampene ofte spilles i weekender eller på hverdagsaftener). Carsten orienterede om, hvordan han fra sekretariatet (og hjemmefra) dækker facts fra begivenhederne, og efterlyste mere information fra de udsendte coaches/spillere, der kunne gøre artiklerne på hjemmesiden mere interessante. Carsten efterlyste også hvilke nye historier, som DBTU skal satse på. Bestyrelsen var enige om, at DBTU har en virkelig god hjemmeside, men at den næppe rekrutterer nye medlemmer. Derimod fastholder den i et eller andet omfang den menighed (bl.a. ledere), der er bidt af bordtennis.

Peter B oplyste, at der i dag er kommet den første ansøgning til en ny deltids kommunikationsmedarbejder, der skal arbejde med sociale medier, og primært på pigeområdet. Opgaven er at finde ud af, hvordan vi når ud til flere, især børn og unge.

Konklusionen på idéudvekslingen blev, at der er brug for en klar kommunikationsstrategi, der skal dække hele DBTU’s kommunikation. Strategien skal tage højde for, hvem man kommunikerer til, hvordan man vil kommunikere, hvilket formål kommunikationen har og via hvilken kanal der kommunikeres for at understøtte formålet bedst muligt. Strategien skal bl.a. afspejle om bestyrelsen mener, at medlemsrekruttering er en klubopgave, som udføres af klubben evt. med konsulentstøtte fra sekretariatet, eller om det er hovedorganisationens opgave at rekruttere medlemmer til klubberne (evt. hvor grænserne mellem disse to går). Møde planlagt til fredag d. 1. juni, hvor Mads, Betina og Lars deltager.

4. Forberedelse af årsmødet 2018, herunder behandling af udkast til årsrapport
Bestyrelsen godkendte årsrapporten og underskrev revisionsprotokollatet.

Bestyrelsen vil på årsmødet fremlægge forslag om, at lovene for DBTU ændres, så bestyrelsen består af 5-7 medlemmer, heraf en formand og en næstformand. Baggrunden for en mulig udvidelse er, at der fra tid til anden er behov for ekstra ressourcer til vigtige opgaver, som fx en ny struktur i bordtennis Danmark, indførelse af Skole-OL eller en ny regional struktur for ungdomselitearbejdet i DBTU. Det er bestyrelsens målsætning, at en evt. udvidelse af antal medlemmer i bestyrelsen skal være udgiftsneutral.

Bestyrelsen diskuterede flere emner til de ledige pladser i bestyrelsen, hvis bestyrelsens ændringsforslag til vedtægter bliver vedtaget.

Bestyrelsen fremlægger også forslag på årsmødet om at nedlægge Breddeudvalget.

Peter B blev bedt om at kontakte et muligt emne som dirigent, og at indhente motiverede forslag til årets leder og årets klub samt andre hædersbevisninger.

5. Møde i mødet med Dommerudvalget
Anders bød Jens Gullberg-Hansen og Jannie Andreassen velkommen. Jens orienterede om hvordan dommerområdet internationalt udvikler sig hastigt, og fx fremover vil arbejde med semi-professionelle dommere til de sidste kampe i udvalgte turneringer. Jens fortalte også om forberedelserne op til VM i Halmstad i næste måned, hvor 9 danske dommere deltager. Jannie fortalte om dommeruddannelsen, og man aftalte, at DBTU på sin hjemmeside gør reklame inden uddannelsen i efteråret. Udvalget sender oplæg til en tekst/nyhed til sekretariatet et par måneder før, så flest mulige tilmelder sig uddannelsen.

Bestyrelsen og udvalget diskuterede begrebet fair play med udgangspunkt i konkrete observationer til Top 12 og kval Top 12 i et par år, og alle var enige om, at vi skal følge de internationale retningslinjer. Man diskuterede også hvordan stævner, herunder Top 12, bliver besat med overdommere og borddommere, og der var enighed om, at sporten vil have gavn af, hvis der var flere uddannede borddommere til DM ungdom og Top 12, der er DBTU’s to fornemste arrangementer for ungdom.

6. Behandling af indkomne henvendelser fra lokalunioner, udvalg, klubber mv.
Alle skriftlige henvendelser var behandlet under pkt. 2.

7. Eventuelt, herunder orientering fra sekretariatslederen
Punktet blev ikke nået, da klokken var 20.15, og flere af deltagerne skulle nå tog/fly. Mødet blev genoptaget på Skype tirsdag den 24. april kl. 19 for at færdiggøre de sidste punkter. Peter B deltog ikke i skypemødet, og Betina var derfor referent. 

Hillerød blev godkendt som arrangør af DM ungdom i 2019.

To trænere (Ahn Lykke Pedersen og Henrietta Nielsen) deltager i ETTU’s trænerseminar for kvindelige trænere i Halmstad.

Bestyrelsen kan ikke se, at der er midler til ekstra aktiviteter for herrelandsholdet i årets budget, som det ser ud lige nu. Hvis der kommer flere sponsorindtægter i år, vil bestyrelsen revurdere situationen.

DBTU har bestilt ændringer til portalen, så klubber fremover kan modtage en faktura for kursisters deltagelse i træner- og andre kurser.

DBTU har lagt sponsorpakkerne på hjemmesiden, og skrevet en nyhed herom. Der er pt. sendt sponsormateriale til otte potentielle sponsorer.

Det blev besluttet, som led i arbejdet med spor 1, at etablere en arbejdsgruppe med særlig fokus på at rekruttere og fastholde piger. Betina indkalder i første halvdel af maj en række navngivne personer til det første møde, hvor også den nye deltids SoMe-medarbejder inviteres med. Arbejdet er også medtaget og ’indlejret’ i de tre indsatsområder (trænerudvikling, klubnetværk og Skole-OL.) 

Kommende bestyrelsesmøder
Tirsdag den 15. maj kl. 18.30-20.30 (Skype).
Fredag den 1. juni kl. 16-19 i Horsens.
Lørdag den 2. juni efter årsmødet.

Referent
Peter Busck-Nielsen