Referat fra bestyrelsesmøde onsdag d. 17. august 2016 kl. 14.30 – 20.15 i Brøndby

Til stede: Bjarne Andersen, Asger Rasmussen, Betina Koefoed, Mads Mikkelsen, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Dagsorden:

1) Planlægning af fremtidige møder

2) Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde, på årsmødet og på ungdoms EM

3) Strategiaftale med DIF og den fortsatte proces vedr. strategier og handleplaner

4) Klubnavne i DT

5) DBTU arrangementer fremover

6) ETTU opstilling

7) Fremtidig sponsorstrategi

8) Budgetopfølgning

9) Kommunikation

10) Eventuelt – herunder:

 – DIF’s budgetmøde 30/9 – 1/10

 – Damernes EM-kvalifikation

 – Samarbejde med Brøndby Idræts Efterskole

 – Folkemøde på Bornholm

 – Licens for mindretallet i Nordtyskland

 – Orientering fra sekretariatslederen

Asger blev valgt som mødeleder og Peter B som referent.

1. Planlægning af fremtidige møder

Bestyrelsen planlagde møder for resten af året, og de månedlige møder fremgår af oversigten sidst i referatet. Endvidere vil bestyrelsen hver måned holde et telefonmøde, hvor driftsmæssige forhold kan afklares, så bestyrelsesmøderne især kan bruges på overordnede emner, der kræver mere diskussion. Det blev aftalt, at sagsbehandling via mail kræver at afsenderen sætter en ønsket svardato for kommentarer og også markerer, hvis indholdet er særlig vigtigt, fx på grund af eksterne deadlines.        

2. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde, årsmøde og ungdoms-EM

Peter B rykker lokalunionerne for svar på hvem der fremover deltager i bestyrelsesmøderne som lokalunionernes repræsentant.

Kontaktpersonerne i bestyrelsen følger op på, at udvalgene lægger mødereferater og anden information på hjemmesiden.

Det blev besluttet at afholde lederseminar søndag den 8. januar i Odense. Her vil alle udvalg få lejlighed til at præsentere deres strategi og handleplan, der skal bidrage til at målene i Vision2020 bliver realiseret. Sæsonens arrangør af DM-senior vil i øvrigt blive inviteret til at orientere om DM-arrangementet den 3.-5. marts i Hjørring.    

Spillere og klubtrænere får en kort skriftlig og mundtlig tilbagemelding fra Elitekoordinatoren efter Ungdoms-EM. Bestyrelsen inviterer Elitekoordinatoren med til bestyrelsesmødet i oktober, for at høre om planerne for ungdomsarbejdet i de kommende år, og tale om næste års budget for området.      

3. Strategiaftale med DIF og den videre proces vedrørende strategier og handlingsplaner

Bjarne, Asger og Peter B holder det første planlægningsmøde med DIF den 1. september kl. 16.30. Herefter vil der være et forløb med fem møder/seminarer frem til senest midten af 2017, hvor flere andre fra bestyrelsen, udvalg og evt. lokalunioner og klubber bliver inddraget i udviklingen af et, to eller evt. tre strategiske projekter for DBTU. Visionsmaterialet bliver brugt i det indledende strategiarbejde, og fokus skal være på kvantitativ og kvalitativ udvikling af bredde- og eliteområdet. Bjarne og Asger melder skriftligt tilbage til den øvrige bestyrelse efter mødet den 1. september, så hele bestyrelsen på mødet den 21. september kan diskutere den videre proces.     

4. Klubnavne i DT

Bestyrelsen besluttede, at der skal udarbejdes regler for hvilke klub- og holdnavne, der kan godkendes i Danmarksturneringen samt hvilken godkendelses- og appelproces, der skal gælde. Mads skriver et udkast inden næste bestyrelsesmøde.

5. DBTU’s arrangementer fremover

Bestyrelsen diskuterede hvilke muligheder der er for at flere klubber, evt. i samarbejde, arrangerer DM og Top 12. Det blev vedtaget, at hæve tilskuddet til DM-Ungdom og Top 12 til 10.000 kr. fra næste sæson. Endvidere blev det besluttet, at bede ELU opdatere konceptet for DM-Ungdom, så det er lettere for en klub at opfylde kravene til arrangementet, fx ved at reducere antallet af spillere/borde. Betina og Peter B undersøger om der findes en elektronisk kopi af konceptet. Bestyrelsen forventer, at DM for senior i 2018-2019 bliver afholdt i Hjørring forudsat arrangementet i 2017 bliver en succes.

6. ETTU opstilling

Bestyrelsen indstiller Dorte Darfelt til ETTU som Vice President for Finances, og ITTF’s Board of Directors.

Bestyrelsen støtter også Peter Sundbæks kandidatur som nyt medlem af ETTU’s Youth Committee.

7. Fremtidig sponsorstrategi

Asger og Peter S kontakter hver to personer, der har vist resultater med at skaffe sponsorindtægter og har erfaring med sportsmarkedsføring, med henblik på at aftale et opstarts-/idémøde, hvor bestyrelsen og Peter B også deltager. Et første møde kan evt. blive i forbindelse med en af landskampene i efteråret i Odense.

8. Budgetopfølgning

Mads gennemgik økonomien efter seks måneder, og budgettet blev revideret, jfr. version 3, der sendes til alle udvalg i august og lægges på hjemmesiden. Peter B laver et udkast til budget for Damernes EM-kvalifikationssamling i Brøndby, og bestyrelsen vil efterfølgende finde den nødvendige finansiering. De samlede udgifter til damernes EM-kvalifikation skønnes at blive lavere, end hvis holdet skulle være rejst til Albanien, Island eller Norge. Det blev besluttet, at legatudvalget får et budget i år på 5.000 kr. Da Maze er holdt op i perioden, er Team Danmarks bevilling blevet reduceret, og DBTU’s egenfinansiering er overført til det øvrige eliteområde.

9. Kommunikation

Betina kontakter Kommunikationsudvalget for at aftale et møde, hvor bl.a. DBTU’s anvendelse af Facebook og andre sociale medier, skal diskuteres.

10. Eventuelt

DIF’s budgetmøde 30/9 – 1/10: Mads og Bjarne deltager.

Damernes EM-kvalifikation: ETTU har godkendt, at Danmark bliver ny arrangør af samlingen i gruppe L, da Luxembourg er valgt som arrangør af EM, og dermed er prækvalificeret til EM. DBTU har valgt Vestegnen BTK som arrangør, og samlingen bliver afviklet i Idrættens Hus i Brøndby den 24.11. – 28.11. Betina er bestyrelsens kontaktperson.     

Samarbejde med Brøndby Idræts Efterskole: Peter B og Christoffer har holdt møde med BIE, og afventer et par skriftlige spørgsmål og nogle opfordringer til især DBTU’s eliteudvalg. 

Folkemøde på Bornholm: Bestyrelsen foreslår, at BrU, VeU og BBTU finder ud af hvad det kommende folkemøde kunne bruges til, herunder hvilke muligheder der er for samarbejde med DGI eller andre om fx 60+. Vision2020 indeholder en ambition om at vi bliver flere klubber, og her er det vigtigt at få lokalpolitikere m.fl. i tale – ikke mindst hvis klubberne vil have egne lokaler. Endelig er folkemødet, DGI’s landsstævne og andre store arrangementer en god mulighed for at markedsføre bordtennis.  

Bestyrelsen har fået en henvendelse fra det danske mindretal i Nordtyskland vedr. indeksering af licensbeløb for derved blandt andet at kunne deltage i den danske holdturnering. Bestyrelsen besluttede, at licensen er ens for alle spillere uanset bopæl, hvilket er i tråd med en tidligere bestyrelsesafgørelse om ikke at differentiere licensen for 60+ spillere.

Et par klubber har gammel gæld, der vedrører klubspilleres deltagelse i internationale stævner. Bestyrelsen besluttede, at spillere ikke kan udtages af DBTU eller tilmeldes internationale stævner før end gæld, der er mere end 3-4 måneder gammel, er betalt. Bestyrelsen foreslog, at administrationen overvejer om der fremover skal betales forud, og at det må være et krav, at klubberne har godkendt spillernes deltagelse overfor DBTU inden tilmelding, da klubben i sidste ende skal betale evt. gæld.     

Kommende bestyrelsesmøder

Onsdag den 21. september kl. 14.45 – 20.15 i Brøndby.    

Onsdag den 12. oktober kl. 14.45 – 20.15 i Brøndby.

Fredag den 25. november kl. 15 i Roskilde.

Lørdag den 26. november kl. 9 i Brøndby.

Lørdag den 17. december kl. 10 i Brøndby med efterfølgende besøg i Remisen (finale i sandpapir ping pong stævne) og spisning med medarbejderne.      

Fredag den 9. juni i Brøndby før årsmødet.

Lørdag den 10. juni efter årsmødet.

Referent
Peter Busck-Nielsen