19. september 2005 og 4. oktober 2005
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for ELU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Bestyrelsesmøde den 27. september 2005 kl. 17.00 på DBTU’s kontor i Idrættens Hus.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Forretningsorden – (nuværende vedhæftes)
b) Bestyrelsens arbejdsopgaver (vedhæftes), Bestyrelsens Årshjul (vedhæftes) samt øvrig opfølgning
c) Udpegning af disciplinærgruppe v/Lis Hævdholm
d) Arbejdsgruppe vedr. DT- og licens v/Lis Hævdholm
e) DIF budgetmøde – drøftelse af DBTUs holdning
f) Klubudviklingsprojekt – kort orientering fra Mads-Peter Jannings
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Regnskab pr. 31. august 2005
b) Budgetrevision vedr. 2006
c) Ansøgninger fra DOU (2 stk. er udsendt)
d) Køb af PC i forbindelse med stævneprogram v/Aksel Beckmann
e) BBTU – trækning af elitedivisionshold
f) ELU ansøgning vedr. økonomi til Grand Prix v/Mads-Peter Jannings
Pkt. 4 ARBEJDSGIVERFUNKTION
a) Personalepolitik (udkast vedhæftes)
Pkt. 5 ARRANGEMENTER
a) Ansøgning vedr. Senior DM (er udsendt)
Pkt. 6 Eventuelt
REFERAT
Tilstede: Aksel Beckmann, Lis Hævdholm, Mogens Mygind, Preben Riel, Mads-Peter Jannings og Dorte Kronsell.
Pkt. 1 Eventuelle kommentarer
Tilføjelse, pkt. 3 g – salg af Butterfly materiel.
Pkt. 2 Organisationsudvikling
a) Forretningsorden
Bestyrelsens forretningsorden blev tilrettet og underskrevet. Forretningsordenen lægges på hjemmesiden som tidligere.
b) Bestyrelsens arbejdsopgaver, bestyrelsens årshjul samt opfølgning på bestyrelsesseminar
Bestyrelsen gennemgik det udsendte oplæg til beskrivelse og fordeling af bestyrelsens arbejdsopgaver.
Bestyrelsen godkendte oplægget, der også lægges på hjemmesiden.
Udkastet til årshjulet, som er et internt arbejdspapir for bestyrelsen blev ligeledes godkendt. Årshjulet er et dynamisk redskab og skal tilrettes løbende.
Øvrig opfølgning på bestyrelsesseminaret udskydes til næste møde.
c) Udpegning af disciplinærgruppe
Bestyrelsen udpegede følgende: Dommerarbejdsgruppen Flemming Vitved, suppleant Troels Ladefoged, Turneringsudvalget John Bæksted, suppleant Ellen Nissen, klubrepræsentant Sune Bøndergaard.
Der mangler en suppleant for Sune Bøndergaard, Lis Hævdholm kontakter et par klubber/personer.
d) Arbejdsgruppe vedrørende DT- og licens
Palle Hjorth og Mogens Mygind har meldt sig som lokalunionsrepræsentanter, Bjarne Andersen som TU repræsentant og Annie Ramberg som klubrepræsentant.
Lis Hævdholm kontakter et par klubber/personer.
e) DIF budgetmøde
Bestyrelsen drøftede det udsendte materiale vedrørende DIFs budgetmøde.
Bestyrelsen ønsker en udvidelse af puljen til breddekonsulentordningen. Løntilskuddet har været det samme til den første breddekonsulent i forbundene siden 1994 mens transporttilskuddet nu er faldende på grund af flere konsulenter i forbundene.
DBTU vil markere holdningen på mødet.
f) Klubudviklingsprojekt
Mads-Peter Jannings orienterede kort om styregruppens arbejde med projektet. Styregruppen er ved at nå frem til den projektbeskrivelse som skal fremlægges til godkendelse af DIF.
Når teksten er endelig holdes møde med DIF. Til mødet deltager fra DBTU Mads-Peter Jannings, Allan Bentsen og Dorte Kronsell.
Pkt. 3 Økonomi
a) Regnskab pr. 31. august 2005
Regnskabet pr. 31. august 2005 blev gennemgået af Dorte Kronsell.
Bestyrelsen stillede en række spørgsmål som blev besvaret og tog derefter gennemgangen til efterretning.
b) Budgetrevision vedrørende 2006
Bestyrelsen gennemgik de foreslåede korrektioner. Da der stadig er en del områder som kan ændre billedet for 2006 valgte bestyrelsen at tage punktet på dagsordenen igen til november mødet.
c) Ansøgninger fra DOU
Dommerarbejdsgruppen havde ansøgt om tillægsbevilling til køb af henholdsvis blazere til danske overdommere samt til skjorter og bukser til alle dommere.
Bestyrelsen var positiv overfor ansøgningen, men ønsker dog at undersøge muligheden for at købe ovennævnte via Butterfly.
Aksel Beckmann undersøger ved Butterfly samt kontakter dommerarbejdsgruppen.
Under dette punkt drøftede bestyrelsen problematikken, med dommere der prioriterer kampe i Sverige frem for kampe i Danmark. Bestyrelsens kontaktperson kontakter DOU om dette problem.
d) Køb af PC i forbindelse med stævneprogram
Aksel Beckmann fremlagde for bestyrelsen forslaget om at købe en bærbar PC samt printer som kunne bruges til at køre det nye stævneprogram. Denne PC og printer vil så kunne lånes af de forskellige stævnearrangører.
Samtidig besluttede bestyrelsen også at købe en bærbar PC til Mads-Peter Jannings. Beslutningen blev truffet på samme baggrund som tidligere, nemlig at meget kommunikation og information i bestyrelsen foregår via mail.
e) BBTU – trækning af elitedivisionshold
En beslutning i sagen omkring BBTU/BBTK trækning af elitedivisionsholdet er tidligere på grund af tidspres omkring turneringsstart blevet truffet af bestyrelsen via mail. Beslutningen stadfæstes hermed.
DBTU’s bestyrelse har stor forståelse for den svære situation som BBTU / BBTK er blevet sat i på baggrund af 2 spilleres valg med hensyn til at stoppe.
Bestyrelsen kan naturligvis ikke afvige fra den normale praksis med hensyn til, at BBTK skal betale fuldt holdturneringsgebyr samt bøde, hvilket betyder holdgebyr på kr. 3.800 + bøde på kr. 1.000.
Bestyrelsen har forståelse for, at udviklingsaktiviteterne bliver endnu mere vigtige når en meget dygtig spiller stopper. Bestyrelse har derfor helt ekstraordinært på baggrund af BBTU’s situation, besluttet i år at forhøje det allerede tildelte beløb i udviklingsstøtte med 7800 kroner med den klausul, at disse penge bruges udelukkende på udvikling af ungdomsspillere i BBTU.
Bestyrelsen håber, at denne løsning vil give yderligere muligheder for udviklingen af bordtennissporten på Bornholm. Bestyrelsen beder BBTU være opmærksom på at en stram økonomistyring eksempelvis gennem forhøjelse af klubkontingenter samt øget betaling for holdturneringsdeltagelse er en nødvendighed.
Af principielle grunde var Lis Hævdholm imod at beslutningen var truffet på mail og ikke på et bestyrelsesmøde som ønsket af Lis Hævdholm. Indvendingen var dels, at budget og regnskab for BBTU og BBTK ikke var modtaget, dels at der ikke var begrundelse for at tilskuddet skulle være højere end bøde + tilmeldingsgebyr og endelig at det ikke var indstillet fra hvilken konto tildelingen skulle ske.
Mogens Mygind orienterede bestyrelsen om BBTU / BBTK’s økonomi som er mindre god. Mogens Mygind skaffer regnskab og budget og fremsender dette til den øvrige bestyrelse.
f) ELU ansøgning vedrørende Grand Prix
Eliteudvalget havde søgt om, at tilskuddet til det tidligere senior Top 12 kunne overføres på permanent basis til Grand Prix-finalen for seniorer.
Bestyrelsen valgte at imødekomme denne ansøgning. Tilskuddet forefindes i budgettet under ”Forbundsarrangementer”, og så længe konceptet er det somme som nu for Grand Prix senior vil tilskuddet blive udbetalt.
g) Salg af Butterfly materiel
Butterfly materiellet som blev leveret for 2 år siden er ved at blive udskiftet. Ifølge kontrakten med Butterfly kan/må DBTU sælge materiellet, men skal give Butterflys agent i Danmark en mulighed for at købe det eller sælge det til en aftalt pris.
Aksel Beckmann har gennem noget tid forhandlet med agenten, som har givet tilsagn om at sende et tilbud for et stykke tid siden. Dette tilbud er ikke fremkommet.
Bestyrelsen ønsker sagen lukket, bl.a. er der budgetteret med en indtægt i 2005 og derudover skal bordvogne o.a. bruges til det nye materiel.
Aksel Beckmann tager kontakt igen med en klar besked om sidste frist for afgivelse af tilbud.
Pkt. 4 Arbejdsgiverfunktion
a) Personalepolitik
Bestyrelsen gennemgik den udarbejdede Personalepolitik og godkendte denne. Dorte Kronsell sørger for at personalet bliver orienteret og bekendt med Personalepolitikken.
Pkt. 5 Arrangementer
a) Ansøgning om DM senior
Bestyrelsen godkendte Vedbæk BTK som arrangør af DM senior 2006 og var glade for, at Vedbæk BTK ønskede at påtage sig opgaven med så kort varsel, efter BTK Triton havde meddelt, at man ikke kunne skaffe den ønskede hal
Pkt. 6 Eventuelt
Bestyrelsen besluttede at kontakte DBTU’s appeludvalg for at høre om den verserende sag er ved at blive afsluttet.
Dorte Kronsell skriver til udvalget.