Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 20. juni 2016 kl. 16.30 – 21 i Brøndby

Til stede: Bjarne Andersen, Asger Rasmussen, Betina Koefoed, Mads Mikkelsen, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Dagsorden:
1) Opfølgning på årsmødet – herunder referater fra udvalgene på hjemmesiden.
2) Strategiaftale med DIF – hvordan skal vi prioritere?
 – Den fortsatte proces vedr. strategier og handleplaner.
 – Arbejdsproces i bestyrelsen (SWOT-analyse mv.)
3) Udpegelse af kontaktperson til Team Danmark, Eliteudvalget, landstræner og elitekoordinator mv.
 – Øvrige ændringer i forhold til udvalg/ansvarsområder.
 – Strukturering af DBTU’s ungdomsarbejde.
 – Kinesere, der stiller op for Danmark.
4) Etisk kodeks i forhold til sponsoraftaler – procedure, holdnavne, godkendelse (DBTU’s reklameregulativ §2)
5) Repræsentation i udlandet – hvem, hvornår og hvordan?
6) DBTU’s arrangementer frem over v/Asger.
7) Økonomi v/Mads og Peter B.
8) Eventuelt – herunder håndtering af forespørgsler til bestyrelsen.

Peter Sundbæk blev valgt som mødeleder og Peter Busck-Nielsen som referent.

1. Opfølgning på årsmøde
Kontaktpersonerne i bestyrelsen taler med udvalgene om behovet for at referater, eller andet oplysende materiale om udvalgets virke, løbende offentliggøres på hjemmesiden. Bestyrelsen vil følge op på udvalgene i september.
Visionsmaterialet bliver nu offentliggjort på hjemmesiden, og alle klubber er velkommen til at sende kommentarer og synspunkter til bestyrelsen.
I forlængelse af debatten på årsmødet om rating, har portalgruppens formand Peter Tranto fremsendt et forslag for den kommende sæson, så kun top-lister (top20 – top50) bliver offentliggjort i ungdomsrækkerne for børn under 14 år, dvs. til og med drenge- og pigerækken. Det enkelte barn vil fortsat kunne se sit ratingtal, men blot ikke hvilket nr. (rangering) han/hun har på en ratingliste, hvis ikke man er blandt de 20-50 øverste på listen. Det sker for at undgå negative konsekvenser for de yngre årganges engagement og lyst til at spille bordtennis – og udvikle sig – i en forening. Bjarne kontakter Peter T herom.
Peter S. kontakter sportspsykolog Johan Fallby for at høre, om han har tid og lyst til at holde et 30 minutters debatoplæg på næste årsmøde den 10. juni i Brøndby.

2. Strategiaftale med DIF
Bjarne, Asger og Peter B holder det første planlægningsmøde af strategiprocessen med DIF i uge 33/34/35. Herefter vil der være et forløb med fem møder/seminarer frem til midten af 2017, hvor flere andre fra bestyrelsen, udvalg og evt. lokalunioner og klubber bliver inddraget i udviklingen af et, to eller evt. tre strategiske projekter for DBTU. Visionsmaterialet bliver brugt i det indledende strategiarbejde, og fokus vil være på kvantitativ og kvalitativ udvikling af bredde- og eliteområdet.

Mads foreslog, at bestyrelsen på et senere møde gennemfører en SWOT-analyse for bestyrelsen/DBTU, og Peter S foreslog flere tematiske bestyrelsesmøder.

3. Udpegelse af kontaktpersoner til Team DK, Eliteudvalg, landstræner og elitekoordinator mv.
Asger blev udpeget som ny kontaktperson til eliteudvalget, Team Dk, landstræneren og elitekoordinatoren.
Organisationsplanen for DBTU blev opdateret (vedhæftet.)
Bestyrelsen diskuterede en henvendelse fra Christoffer Petersen vedrørende kinesere, der stiller op for Danmark i internationale turneringer, og om muligheden for i fremtiden at anvende kinesere, der er blevet danske statsborgere. Asger kontakter Christoffer for at høre, om der er særlige begrundelser for at antallet af kinesere skal være to. Mht. anvendelse af kinesere på landshold, mener bestyrelsen, at når en person er blevet dansk statsborger (hvilket pt. tager mindst 7 år.), så indgår vedkommende uanset etnisk oprindelse i landsholdsovervejelserne. Dog vil DBTU ikke arbejde aktivt på at hente bestemte spillere til Danmark med henblik på nationalisering og styrkelse af enten kvinde- eller herrelandshold.

4. Etisk kodeks i forhold til sponsoraftaler
Bestyrelsen vil i den kommende sæson formulere et etisk kodeks og/eller nye regler for sponsoraftaler i DBTU. Bjarne kontakter TU i en konkret sag, og Peter B undersøger hos DIF, hvilke regler/retningslinjer, der evt. måtte gælde på området for alle specialforbund.

5. Repræsentation i udlandet
Bestyrelsen enedes om, at alle dagsordener til internationale kongresser og møder fortsat skal gennemgås på et bestyrelsesmøde i god tid inden kongressen. Den internationale arbejdsgruppe må meget gerne rådgive om specifikke punkter til vedtagelse på kongresser, så bestyrelsen og dens repræsentant (pt. Peter Sundbæk) er bedst muligt forberedt. Normalt vil bestyrelsen deltage i internationale møder med én repræsentant, og kun ved helt særlige lejligheder, hvor omkostningerne til transport og ophold er væsentlig lavere, kan flere fra bestyrelsen/DBTU deltage.

6. DBTU’s arrangementer fremover
Asger præsenterede meget hurtigt et skriftligt oplæg fra en nedsat arbejdsgruppe, og behandling af punktet blev udskudt til næste møde pga. tidspres.

7. Økonomi
Mads gennemgik økonomien efter fem måneder, og de væsentlige afvigelser i forhold til budgettet, kan forklares ved manglende periodisering i budgettet. Peter B holder møde med DIF-regnskab og revisor den 4. juli, hvor blandt andet de forskellige afvigelser i hvordan der er budgetteret og bliver bogført, skal gennemgås, så der i september kan fremlægges en økonomioversigt, hvor budget og regnskab er konteret ens indenfor hovedområderne. Peter B oplyste, at likviditeten er lidt presset i juni, og det skyldes blandt andet, at en del klubber er langsomme til at betale. Derfor er der indført et rykkergebyr på 75 kr. pr. rykker. En anden grund til den pressede likviditet er, at 1. rate for i år fra Team DK endnu ikke er betalt, da godkendelsen af eliteregnskabet for 2015 har trukket ud. I forrige uge blev regnskabet godkendt af Team DK, og Peter B rykker for 1. rate af årets tilskud. I øvrigt opfordres alle udvalg til at overholde deres budgetter. Den næste økonomiske kvartalsoversigt til udvalg og bestyrelse kommer i august og vedrører første halvår. Mads og Peter B reviderer budgettet i løbet af august.

8. Eventuelt
Bestyrelsen diskuterede grundigt to skriftlige henvendelser fra forældre vedrørende blandt andet ungdoms- EM og NETU-mesterskabet. Bestyrelsen udfærdigede i fællesskab udkast til svar på de to forældrehenvendelser. Asger sørger for at endeligt svar fremsendes til de to forældre.
Der er kommet et brev fra Brøndby Idrætsefterskole, og Peter B og Christoffer tager et møde med BIE (28.7.) og redegør for DBTU’s situation. DBTU ser gerne, at BIE fortsat udbyder et bordtennis-forløb.
Peter S opfordrede til, at bestyrelsen laver en mødeplan for næste sæson, der har flere lange møder og gerne i weekender og steder, hvor der er sportslige arrangementer.

Kommende bestyrelsesmøder
Formentlig onsdag den 17. august kl. 14 i Brøndby (dato aftales snarest.)
Fredag den 9. juni i Brøndby før årsmødet.
Lørdag den 10. juni efter årsmødet.

Referent/
Peter Busck-Nielsen