Referat fra bestyrelsesmøde søndag d. 20. august 2017 kl. 9 – 16 i Brøndby

Til stede: Anders Mølgaard, Asger Rasmussen, Betina Koefoed, Peter Sundbæk, Mads Mikkelsen, Lars Høgsberg (suppleant) og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Anders blev valgt som mødeleder og Peter B som referent.

Dagsorden

1) Planlægning af fremtidige møder, herunder mødeformer (fysiske og virtuelle).

2) Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde, årsmødet og ungdoms-EM.

3) Feedback fra udvalgene.

4) Fordeling af ansvarsområder, herunder udvalgskontakt.

5) Budgetopfølgning.

6) Organisation.

7) ETTU kongres 14. september 2017.

8) Kommunikation.

9) Eventuelt

     – Orientering fra sekretariatslederen.

     – Nordisk Børne- og Ungdomskonference.

     – Aftale og struktur for bestyrelsens ad hoc kommunikation.

     – Samarbejdet med Parasport Danmark.

     – Status på nuværende arbejdsgrupper og diskussion af behov for nye.                                                    

1. Planlægning af fremtidige møder, herunder mødeformer (fysiske og virtuelle)
Følgende 11 møder blev aftalt:

Onsdag den 4. oktober kl. 14-19.30 i Brøndby.

Onsdag den 8. november kl. 13-20 i Vejle.

Torsdag den 30. november kl. 18.30-20.30 (Skype).

Fredag den 15. december kl. 14-19 i Brøndby.

Fredag den 19. januar kl. 14-19 i Odense.

Fredag den 2. februar kl. 14-19.30 i Brøndby.

Lørdag den 3. marts kl. 11-14 i Hjørring.

Tirsdag den 20. marts kl. 18.30-20.30 (Skype).

Tirsdag den 17. april kl. 14-19.30 i Brøndby.

Tirsdag den 15. maj kl. 18.30-20.30 (Skype).

Fredag den 1. juni kl. 16-19 i Horsens/Vejle.

Mads og Peter B forbereder det første Skypemøde sidst i november. Det er nødvendigt, at mødeindkalderen har Skype for Business, og at alle deltagere har en pc med en browser.  

Mødet den 8. november er primært et budgetmøde. På mødet i december skal lederseminaret i Odense i januar forberedes, og på mødet i februar skal årsmødet planlægges.    

2. Opfølgning på punkter fra sidste bestyrelsesmøde
TU inviteres med til mødet den 4. oktober, og bestyrelsen vil blandt andet diskutere økonomien i den nuværende og anbefalede medaljeordning for DT-seniorhold.

U-21 vil fortsat blive afholdt sammen med U-DM.

Bestyrelsen ønsker – set i lyset af de bekymrende sportslige præstationer ved ungdoms EM – at evaluere forberedelserne og mesterskabet i Portugal sammen med en repræsentant fra eliteudvalget og elitekoordinatoren på et snarligt møde, som Anders indkalder til. 

Efter at strategiplanen nu er indstillet til godkendelse i DIF’s bestyrelse, vil bestyrelsen sætte fokus på forankring og eksekvering af strategiplanens to spor. Dette vil kræve et bredt ejerskab på tværs af bordtennis-Danmark, lokalt, regionalt og nationalt. Bestyrelsen anser dette punkt som helt afgørende for strategiplanens succes, og vil bruge en stor del af efteråret på dette arbejde.

3. Feedback fra udvalgene
Breddeudvalg: Peter S kontakter Breddeudvalget for at tale med dem om behovet for at få mere gang i et lokalt arbejde med at udbrede bordtennis. Anders kontakter lokalunionerne for at tale med dem om dette vigtige arbejde og den strategiske udvikling, der bliver støttet af DIF fra 1. januar 2018, og som kan betyde, at bordtennis selv skal finansiere en del (300.000 kr. pr. år) af den strategiske udvikling. Bestyrelsen ønsker at undersøge mulighederne for et øget samarbejde med DGI for at fremme udbredelsen af bordtennis, ligesom vi gør på BAT60+ området.

Uddannelsesudvalg: Udvalget er ved at færdiggøre det ny materiale til træneruddannelsen. Det er planen, at det ny materiale bliver anvendt på uddannelsen fra oktober. Der er travlt og ambitionsniveauet er højt. Peter B blev bedt om at spørge Dorte Darfelt, ETTU om der er økonomiske midler i ETTU til at støtte uddannelsesområdet med.

Turneringsudvalg: TU bliver inviteret med til næste møde, og bestyrelsen glæder sig til samarbejdet om at udvikle Danmarksturneringen.

Eliteudvalg: Udvalget har haft kontakt til en række elitekommuner for at styrke samarbejdet vedrørende bordtennis. Den strategiske udviklingsstøtte skal fra 2018 blandt andet bruges til at udvikle nye regionale ungdomselitemiljøer. Udvalget er styrket med to nye kompetente medlemmer, og Asger kunne fortælle, at landstræneren arbejder på at opbygge et herreseniorelitemiljø i Brøndby, da Groth nu er bosat i København. Landstræneren og elitekoordinatoren har også oplyst, at de er overbebyrdet med arbejdsopgaver og har behov for angivelse af prioriteringer af deres opgaver, hvis ikke der mulighed for at ansætte en halvtidsansat træner.

Dommerudvalg: Bestyrelsen ser et behov for, at der bliver rekrutteret flere dommere i de kommende år. Dommerudvalget kører fornuftigt, og det er godt at se, at udvalget er suppleret med dygtige afløsere for de tidligere medlemmer.       

Veteranudvalg: Udvalget, herunder ikke mindst BAT60+, kører på fulde omdrejninger. Udvalget er besat med erfarne og engagerede personer, og det tegner lovende for arbejdet de kommende år. Der er sammen med DGI planlagt ’Åbent hus’ i 41 klubber i uge 37, hvor nye veteranspillere kan prøve spillet.

Carstensens legatudvalg: Asger oplyste, at udvalget kører fint, og Peter B fortalte, at udvalget hvert kvartal modtager oplysninger om afkast mm. fra formueforvalteren.    

Appeludvalg: Der er behov for en kort og klar beskrivelse af ankeprocessen i DBTU og DIF, så klubledere uden de store forudsætninger kan forstå hvordan processen er. Anders, der er bestyrelsens nye kontaktperson til udvalget, kontakter udvalget i den anledning.            

4. Fordeling af ansvarsområder, herunder udvalgskontakt
Bestyrelsen diskuterede de forskellige opgaver i den kommende sæson og fordelte ansvarsområder.

Senere i år vil bestyrelsen fordele de nødvendige ansvarsområder i fm. den strategiske udvikling i mellem sig, herunder også inddrage suppleanten. 

Anders: Appeludvalg, Eliteudvalg, DIF, Team DK, lokalunioner, sekretariatsleder, elitekoordinator og landstræner.

Asger: Veteranudvalg og Carstensens legatudvalg.

Betina: Uddannelsesudvalg og Parasport DK.

Mads Mikkelsen: Dommerudvalg og DGI.

Peter S: Turneringsudvalg, Breddeudvalg, Udviklingsprojektet Det’Batter, NETU, ETTU og ITTF.

5. Budgetopfølgning
Mads og Peter B gennemgik forventningerne til året, herunder det forhold, at der ved en fejl er disponeret med at bruge flere penge på eliteområdet (øvrigt, inkl. elitekoordinator) end budgetteret. Bestyrelsen blev første gang orienteret herom af Peter B i midten af juli og besluttede på mødet, at der ikke må bruges flere penge på ungdoms- og dameelitearbejdet resten af året uden bestyrelsens godkendelse. Peter B oplyste, at forskellige forhold gør, at det forventede resultat for DBTU pt. kun ser ud til at blive ca. 30.000 kr. dårligere end budgetteret. Bestyrelsen diskuterede også kort økonomien de kommende år og aftalte, at diskussionen på næste møde den 4. oktober om ønskede aktiviteter i de kommende fire år – og hvor støtten fra DIF også er kendt – danner grundlag for budgetmødet den 8. november. Der vil i de følgende år være behov for stigende indtægter, hvis ambitionerne i den strategiske udviklingsplan og elitearbejdet skal fastholdes.

6. Organisation
Bestyrelsen gennemgik de forskellige områder i organisationen, herunder især den sportslige sektor. Anders vil som bestyrelsens ny kontaktperson til landstræner og elitekoordinator holde møder med begge i den nærmeste fremtid. 

7. ETTU kongres den 14. september 2017
Peter S orienterede kort om den kommende ETTU kongres i Luxembourg, hvor der bl.a. skal stemmes om landene fremover skal kvalificere sig til at spille om EM for hold. Danmark stemmer i givet fald for at 24 lande kan kvalificere sig til EM for hold. 

8. Kommunikation
Bestyrelsen vil kommunikere mere, og blandt andet vil Anders efter hvert bestyrelsesmøde sende en mail til alle klubformænd, DBTU-udvalg og lokalunioner, og mailens indhold vil i lettere redigeret form også være på hjemmesiden. Bestyrelsen overvejer ligeledes at invitere ledere, trænere og andre bordtennisinteresserede til at lytte med på en række webinarer, hvor bestyrelsens medlemmer fx fortæller om mål, resultater og udfordringer indenfor udvikling af klubber og trænere, skole-OL, flere piger & kvinder og det regionale elitearbejde. Endelig vil bestyrelsen invitere flere med til det årlige ledermøde i januar.

9. Eventuelt
Peter B kommenterede kort et par punkter i den fremsendte skriftlige orientering, og bestyrelsen besluttede at årsmødet i 2018 skal være den 2. juni i enten Horsens eller Vejle, afhængigt af hvilket konferencehotel, der er billigst. Bestyrelsen besluttede endvidere, at DBTU’s 75 års jubilæum i 2018 markeres på dagen den 16. januar med en artikel på hjemmesiden. Artiklen kan fx gennemgå de forskellige årtier, som DBTU har eksisteret, og fremhæve sportslige resultater og andre interessante begivenheder/episoder. DBTU vil desuden ved senior DM i Hjørring markere jubilæet med en reception, hvor der inviteres gæster med fra øvrige specialforbund m.fl.

Mads kontakter en mulig kandidat, der kan deltage som ungdomspolitikker i den nordiske DIF-konference om børn og unge i Snekkersten i midten af september.     

Bestyrelsen vil intensivere samarbejdet med Parasport Danmark, og Betina og Anders tager kontakt til forskellige personer i Parasport Danmark for at diskutere et forøget samarbejde. 

Bestyrelsen udskød pga. tidsnød punktet vedrørende arbejdsgrupper, og Anders vil senere komme med et kort oplæg til hvordan bestyrelsen kan håndtere ad hoc kommunikationen.

Kommende bestyrelsesmøder
Se under pkt. 1.

Referent
Peter Busck-Nielsen