Referat fra bestyrelsesmøde mandag d. 22. oktober 2018 kl. 18.30 – 20.45 på Skype

Til stede: Betina Koefoed, Gitte Maribo, Anders Mølgaard, Lars Høgsberg, Peter Carstensen, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Mads Mikkelsen.

Anders blev valgt som mødeleder og skribent af en kort nyhed til hjemmesiden, Peter B som referent og Gitte som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

1. Opfølgning på sidste møde
i.a.b.

2. Status på strukturdebat proces
Anders orienterede om arbejdet i styregruppen, hvor medlemmerne skriver oplæg til hinanden, der senere danner baggrund for den første samlede præsentation af gruppens tanker på ledermødet i Odense den 17. november.

Gruppen vil bistå i markedsføringen af ledermødet, så flest mulige klubledere fra hele landet kan høre og kommentere de første tanker om en ny struktur for DBTU. Bestyrelsens kontaktpersoner tager kontakt til Lokalunioner og udvalg m.v. med henblik på at få flest mulige deltagere.   

3. Status på økonomi
Bestyrelsen tog økonomioversigten til efterretning og konstaterede, at forventningerne for hele året bliver bedre for hver måned, især siden sommerferien. Det skyldes, at ikke alle planlagte aktiviteter/anskaffelser gennemføres eller at de bliver billigere end budgetteret. P.t. ligner det et plus/minus 0 resultat for 2018.

Anders vil på næste møde vise hvordan økonomien kan anskueliggøres i en pivottabel.

4. Budget 2019
Peter C og Lars forklarede kort budgettet, og Peter C påpegede en fejl i det fremsendte, som Peter B retter, hvorefter budgetgruppen mødes igen for nyt oplæg.

Anders oplyste at Peter C har orienteret ELU om, at en del af de afsatte midler til Elitearbejdet skal øremærkes dame-senior arbejdet. ELU foretager den videre disponering af midlerne herunder evt. ansættelse af ansvarlig.

Bestyrelsen diskuterede et oplæg fra DGI til nye licenssatser, og blev enige om, at DBTU’s budget skal være præget af dette forslag og samtidig introducere et klubkontingent på samlet ca. 250.000 kr. Herved vil DBTU’s principper svare til DGI’s. Hvis DBTU kan blive enige med DGI om at hæve licenserne lidt mere, kan klubkontingentet falde tilsvarende. Et klubkontingent skal være ens for alle klubber (ca. 1.200 kr.) eller f.eks. opdeles i et kontingent på ca. 1.000 kr. for mindre klubber under 50 medlemmer, og et kontingent på ca. 1.500 kr. for klubber over 50 medlemmer. Budgetgruppen arbejder videre herfra med henblik på et oplæg til Ledermødet i Odense.

Bestyrelsen ønsker også at diskutere med DGI, hvordan bordtennis kan opkræve en mindre betaling fra de mange nye 60+ ’ere. Anders/Peter B kontakter DGI mhp. et fælles møde inden jul. Budgettet indeholder også en stigning i DT-startgebyrer på i alt 100.000 kr. samt besparelser på forskellige områder.

Bestyrelsen ønsker et langtidsholdbart indtægtsgrundlag, og vil diskutere dette på ledermødet i Odense den 17. november.   

5. Status på fremdrift i spor 1 og 2
Anders orienterede om, at Peter C fremadrettet er kontaktperson til ELU vedrørende ungdoms- og damearbejdet samt spor 2, medens Anders fortsat er kontaktperson for Herre-elitearbejdet under Team Danmark ordningen. Peter C orienterede om arbejdet i Eliteudvalget og bestyrelsen vedrørende spor 2, hvor der nu er tre aftaler klar til underskrift i denne måned med de tre første hovedklubber i landet. Det er planen, at der hurtigt i første halvår af 2019 indgås yderligere aftaler med flere hovedklubber i Jylland og på Sjælland. De første tre regionale miljøer evalueres hen over sommeren 2019, og derefter indgås der nye aftaler for sæsonerne 2019-2021. Eliteudvalget vil lægge en nyhed herom på hjemmesiden og Facebook.

Eliteudvalget arbejder ligeledes med udkast til stillingsopslag for det øvrige ungdomseliteområde samt for dameområdet. Disse stillinger forventes besat inden 2019.   

Betina orienterede om de tre indsatsområder i spor 1. Vedrørende trænerudvikling er der afholdt to velbesøgte og roste kurser (basistræner og opgradering), ligesom det er aftalt hvordan trænerne mødes en enkelt gang mellem de to kurser for at lære af hinanden og evt. danne netværksgrupper for erfaringsudveksling på sigt. Jeppe vil bistå opstartsarbejdet Uddannelsesmaterialet afventer en grafiker bliver færdig med at indsætte de sidste rettelser, inden alle fotos til sidst bliver sat ind i materialet. Det er klar til endelig godkendelse i Uddannelsesudvalget, så det kan sendes til kursisterne i år. Alle kurser i 2018 er afviklet med en foreløbig elektronisk udgave af materialet.

Der gennemføres i næste uge en pilotuddannelse i Egedal Kommune for ca. 10 lærere, pædagoger og skoleledere, som efter evaluering vil danne udgangspunkt for den undervisning, som bordtennis fremover tilbyder skoler, der deltager i Skole OL. Der er pt. 5 klubber, som har tilmeldt sig Skole OL, og yderligere godt 10 klubber har vist interesse for at afholde et kvalifikationsstævne og/eller afvikle et udviklingsforløb med en eller flere skoleklasser. Bordtennis kan pt. magte ca. 12 klubber, så det bliver de første klubber, som endeligt melder sig, der kan være med. Det gigantiske Skole OL finalestævne, for blandt andet de otte bedste skoleklasser i bordtennis, afvikles i Århus i juni 2019. Udviklingskonsulent Poul Danborg arbejder på at få gode cases, så endnu flere klubber tilmelder sig Skole OL. Sidste frist i denne omgang vil formentlig være omkring årsskiftet 2018-2019.         

Klubnetværk er især aktuelt på pigeområdet og snart også i spor 2, men der er også afholdt et klubnetværk vedrørende foreningers brug af Facebook og Instagram samt et par møder om klubledelse, der kan udvikle sig til et klubnetværk. Da udviklingskonsulent Jeppe Damsgaard er 50% på trænerudvikling og 25% på spor 2, er der nu kun ca. 25% til klubnetværk. Til gengæld bruger Betina en del timer på spor 1 og på pigeindsatsen, der hører til under klubnetværk, ligesom Nanna arbejder en dag om ugen med pigeområdet og SoMe.

6. Opfølgning på udvalg
Anders og Peter fortalte kort om arbejdet i ELU, jfr. også arbejdet med spor 2.

Peter S havde ikke noget at fortælle fra TU, og synes TU fungerer fint.

Lars havde ikke noget at berette fra VU, men lovede at orientere på næste møde.

Betina havde fortalt om UDDU arbejdet under punktet omkring spor 1 og intet at tilføje.

Der var intet at bemærke vedrørende de øvrige udvalg, bortset fra, at Peter S vil huske DU på, at dommerne skal sikre, at spilerne ikke har ensfarvet trøjer på, når der er TV/streaming.

Anders fortalte om arbejdet i den internationale arrangementsgruppe, og opfordrer gruppen til at mødes med ham for at få aftalt hvilke arrangementer DBTU skal byde på mm. Peter B kontakter DIA herom.

7. Forberedelse af lederseminar den 17. november
Bestyrelsen fastholdt den foreløbige dagsorden, så styregruppen for debat af en ny struktur får hele formiddagen frem til frokost. Efter frokost orienterer Anders om budget 2019 og tilhørende forudsætninger. Før kaffepausen fortæller Poul Danborg og en klubleder om Skole OL i praksis, og inden vi slutter dagen af orienterer Betina og Lars om behovet for uddannede trænere i alle klubber.

Bestyrelsen opfordrer flest mulige ledere til at afsætte tid til ledermødet den 17. november, hvor deltagerne også skal diskutere øgede licenser og DT-gebyrer samt et nyt klubkontingent.

8. Orientering fra sekretariatsleder
DBTU skal afholde Six Nations for drenge/piger i juni 2019, og det blev aftalt, at Peter S spørger B 75 om de kan afholde arrangementet. DBTU støtter med 20.000 kr. Peter S kan kontakte Lars Henrik Sloth og evt. Peter B for at høre mere om arrangementet.

Peter B og Lars orienterede om de igangværende forhandlinger med potentiel hovedsponsor fra 1. august 2019.

Det blev besluttet, at der afholdes årsmøde lørdag den 6. juni 2020 i Horsens, og ledermøder lørdag den 16. november samt lørdag den 21. marts 2020 i Odense.

9. Eventuelt
Anders oplyste, at Mads har meddelt, at han ikke stiller op til valg på årsmødet i 2019.

Kommende bestyrelsesmøder
Lørdag den 17. november kl. 17-20 i Odense (efter ledermødet.)
Fredag den 30. november kl. 17.30 i København (julefrokost med medarbejderne.)
Torsdag den 10. januar kl. 18.30-20.30 (Skype).
Tirsdag den 5. februar kl. 18.30-20.30 (Skype).
Lørdag den 2. marts kl. 10-13 i Hjørring.
Tirsdag den 9. april kl. 18.30-20.30 (Skype).
Lørdag den 4. maj kl. 10-13 i Hillerød.
Fredag den 31. maj kl. 17-20 i Brøndby (før årsmødet).
Lørdag den 1. juni (efter årsmødet).

Referent
Peter Busck-Nielsen