Brøndby 22.10.19

Referat BTDK’ bestyrelse

Dagsorden til bestyrelsesmødet i BTDK tirsdag den 22.10.2019 kl. 17.00 – 21.00 i Brøndby

Klaus er mødeleder.

  1. Opfølgning på sidste møde. (Bilag referatet fra sidste møde.)
  1. Opfølgning på spor 1 og 2. Der er evalueringsmøde med DIF den 25. nov. (Martin og Betina deltager.)
  1. Opfølgning fra Bornholm og forberedelse til Odensemødet den 15. – 16. nov.
    • Orientering om vækstmøderne, som er holdt siden Bornholmermødet.
    • Kommende vækstaftaler, som aftales med hver region og underskrives i januar.
  1. Masterplan 2020 – proces. Der er afsluttende møde den 31. okt. med TD (Martin og Betina deltager.)
  1. Møde med DGI – løbende sager. Der er møde den 31.okt. (Anders.)
  1. Budgetopfølgning.
  1. Status budget 2020.
  1. Rundt om organisationen.
    • Omorganisering i sekretariatet pr. 1. nov. når Martin starter.
    • Martins tanker om sit kommende arbejde og hvilke ambitioner han har.
  1. Løbende sager
    • DM-medaljer status og opfølgning.
    • EM kval. Kort orientering.
    • Fremdrift på Wold Veteran Tour og den tilhørende Expertgruppe.
    • Ålborg, Danmarks bordtennis hovedstad og fælles DM´er.
    • NETU.
  1. Orientering fra sekretariatslederen.
  1. Næste møde den 15. november? Der er lagt et ledermøde samtidig?
  1. Evt.

 

  1. Siden sidst, referat fra sidst er taget til efterretning
  2. Opfølgning spor 1 og 2, evalueringsmøde den 25.11.19 med DIF. BTDK underskriver ny samarbejdsaftale med Skole OL med en varighed til senest 31.12.21.

Bestyrelsen ønsker at sekretariatet måler effekten af Skole OL ift. vækstmål i strategiaftalen.

Bestyrelsen ønsker, at uddannelse indgår i overvejelsernede kommende regionale vækstaftaler. Der er åbenhed for, at der etableres mere fleksible træneruddannelsesforløb. Det skal stadig være udgiftsneutrale forløb. Sekretariatet har ansvar for at komme med forslag til, hvordan løsninger kan etableres og eksekveres i samarbejde med de regionale klubber. Der er opbakning til at gå videre med en ”sammensmeltning” af det regionale vækstarbejde og spor 2 regionale vækstmiljøer. Der ønskes fra bestyrelsen en nærmere redegørelse og status på de regionale udviklingsmiljøer. ML går videre med sagen.

  1. Der var en fælles drøftelse af udbyttet af strategiseminar. Der var tilfredshed med seminaret og med at Ledergruppen blev spillet godt sammen og havde konstruktive dialoger om udvikling og vækst i BTDK.

De 9 regioner har holdt opfølgningsmøder efter strategiseminaret på Bornholm og forbereder sig på næste møde i Ledergruppen

Administrationen arbejder på at udforme de kommende vækstaftaler, som skal indgås med hver region. I den forbindelse er det vigtigt at slå fast, at deltagelse i det regionale vækstarbejde bygger på frivillighed. De kommende vækstmål er en ramme for den fælles regionale indsats.

  1. Masterplan

Christoffer har udarbejdet Masterplanen for 2020, som er OL år, i samarbejde med Linus og efter indledende møder med TD. Der er afsluttende møde om Masterplanen i styregruppen den 31.10.10 med deltagelse af Lone Hansen og Gregers Lehrmann Bruun fra TD og Christoffer, Linus og Lundkvist fra BTDK. Masterplanen beskriver BTDKs fokus og prioritering i arbejdet for medaljer til Danmark med særligt fokus på OL i Tokyo til sommer.

  1. DGI

Der er møde med DGI’s bordtennisledelse i Aarhus den 31.10.19. Mødet drejer sig om samarbejdet mellem BTDK og DGI, både på områder hvor der allerede i dag er et samarbejde fx turnering og JM i Jylland og på nye områder omkring regional ungdomsvækst.

På mødet drøftes ligeledes økonomi og strukturer, herunder den fælles licens. Der vil være en drøftelse af nye muligheder om samarbejde om øget digitalisering. På mødet deltager Mette Kristensen og den øvrige idrætsledelse samt Henrik Møller og Flemming Poulsen fra DGI. Fra BTDK deltager Anders Mølgaard og Martin Lundkvist

  1. Budgetopfølgning

Lars orienterede om økonomigruppens (Lars H, Anders og Lundkvist) foreløbige forberedende budgetarbejde i samarbejde med Peter Busck. Det er økonomigruppens opdrag, på vegne af bestyrelsen/Ledergruppen at udarbejde tre budgetscenarier for 2020 budgettet, som Ledergruppen kan drøfte på det kommende lederseminar på Scandic Odense den 15.-16.11.19. BTDK går ud af 2019 med et kalkuleret underskud, hvorfor de tre scenarier både skal give et bud på et budget, der udligner underskuddet. De tre scenarier skal derudover give et bud på en ny finansieringsmodel, hvor bl.a. et nyt klubkontingent er i spil, hvor der afregnes pr. medlem i klubben. Dette har allerede været drøftet konstruktivt første gang i de 9 regionale teams.

  1. Status budget

BTDK forventes at gå ud af regnskabsåret 2019 med et underskud.

  1. Rundt om organisationen

ML orienterede om det indledende arbejde i oktober, hvor der er afholdt samtaler med personalet for at få indsigt i de respektive medarbejderes arbejdsopgaver. I den kommende periode vil vi se på muligheder for at understøtte den regionale udvikling og vækst, på muligheder for at udnytte sekretariatets ressourcer bedre fx i for af omlægning af telefontider og generelle åbningstider.

Sekretariatet skal tættere på klubberne og bidrage proaktivt til klubbernes udvikling. Vi vil også se på, hvordan vi kan finde ressourcer til i højere grad at dække hele landet med konsulentressourcer, da det er dyrt i timer at sende folk over Storebælt.

Kommende store opgaver: Budget 2020 og vækstmål på Ledergruppens seminar i Odense den 15.-16.11.19. Fra lørdag kl. 13 er ledere med interesse i BTDKs udvikling til at deltage i eftermiddagens politiske drøftelser. Det vil give indsigt og mulighed for at påvirke de politiske beslutninger. I januar laves der vækstaftaler med alle 9 regioner om hvilke vækstmål, de skal løbe efter i 2020, og hvilke indsatser, der skal igangsættes. Fx større satsning på uddannelse af ungdomstrænere fra alle regioner, der selv får mulighed for at tilrettelægge uddannelsen i samarbejde med BTDK. Nye og større BTDK landsholdsbruttotrupper med deltagelse af spillere fra alle regioner. Større satsning på pointstævner og etablering af nye ungdomsevents. Disse mange indsatser samles i løbet af foråret i en samlet ungdomsstrategi 2025, som vil blive præsenteret på Lederkonferencen/årsmødet 2020.

Lederkonferencen 2020, lørdag-søndag i weekenden den 6.-7. juni i Horsens. Denne lederkonference vil vi forsøge at gøre noget ekstra ud af med spændende indhold og gæster udefra.

  1. Løbende sager
  2. Lars orienterede omkring medaljesituationen. Bestyrelsen besluttede, at indkøbte medaljer med DBTU tryk/logo bruges i den igangværende sæson 19-20.
  3. Efter dialog med landstræneren og de aktuelle damespillere er det besluttet, at Danmark ikke sender et damehold til EM. Begge parter vurderer, at ressourcerne er bedre brugt på andre turneringer, der giver større udbytte ift. udvikling. Der er sendt tilmelding for herrerne.

Fremdrift World Veteran Tour: Arbejdsgruppen der har haft til formål at arbejde på at få større internationale veteranturneringer til Danmark har været i gang i 2 år. Bestyrelsen har derfor besluttet at opløse arbejdsgruppen og give ansvaret for at drive opgaven til administrationen, der har ansvaret for at rammesætte det videre arbejde med at få events til Danmark. Bestyrelsen takker arbejdsgruppen for indsatsen.

Adm. samarbejder med PS om prospekt på WVT, der skal være klart den 24.1.20

Aalborg som bordtennis hovedstad: Bestyrelsen drøftede mulighederne for et udvidet samarbejde med Aalborg Kommune i forbindelse med dialogen om en World Veteran tour i Aalborg i 2020. Derudover er DIF i færd med at introducere ”DM-ugen” i Aalborg i uge 25 fra 2020. DIF har besluttet at etablere en ”DM-uge”, hvor en lang række specialforbund vil deltage med deres DM, så tilskuere kan overvære forskellige idrætsdiscipliner på samme lokation, sådan lidt OL agtigt.

Bestyrelsen ser grundlæggende positivt på ideen, men ser samtidig en del udfordringer, da bordtennis DM i uge 25 er lidt uden for sæsonen. Der er aftalt møde med DIF for at høre mere om tankerne. Den praktiseres efter sigende i Sverige med særdeles stor tilskuer/Tv-seere opbakning. Flere Tv-seere end under OL!

NETU: NETU har bedt de respektive medlemslande om at bidrage med 100 euro til leje af mødelokaler, når der løbende afholdes møder i NETU. Bestyrelsen gav tilsagn hertil.

 

  1. Orientering fra sekretariatslederen.

Peter Busck gav en fin orientering om aktuelle temaer, se bilag

  1. Næste møde er skypemøde i uge 46 – Lars er mødeleder
  2. Evt.

Nick og Anders udarbejder udkast til forretningsorden for bestyrelsen samt udkast til direktørinstruks.

Anders kommer med en opgave og ansvarsfordeling for bestyrelsesmedlemmerne, når der over de kommende uger er ført en dialog med hvert bestyrelsesmedlem om behov og ønsker.