Dagsorden til bestyrelsesmøde mandag den 23. februar 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.

Mads-Peter Jannings deltager i mødet fra kl. 18.30.

DAGSORDEN
EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.

ARRANGEMENTER
”Knæk kurven” foreningskonference i samarbejde med DGI. Tommy Jørgensen vil orientere om projektet. – 15 minutter.

Danish Open – evaluering. Bestyrelsen drøfter hvorfor evaluering af Danish Open skal foregå og drøfter planer for fremtidige Pro Tours. Økonomien for Danish Open 2008 gennemgås på mødet – 30 minutter

ØKONOMI
Regnskab 2008 – Dorte Kronsell giver første bud på resultatet for 2008. Der arbejdes stadig med regnskabet hvorfor der ikke før mødet vil blive udsendt skriftligt materiale. – 30 minutter

Licens og udviklingsarbejde i fremtiden samt møde med lokalunionerne. – Alle lokalunionerne havde til seneste bestyrelsesmøde svaret på bestyrelsens henvendelse vedr. fremtidens licens. FBTU/JBTU/ØBTU foreslog et møde, hvilket bestyrelsen har fulgt op på med en indbydelse til lokalunionerne til møde lørdag den 7. marts 2009 i Kerteminde. Vi har bedt lokalunionerne melde tilbage seneste den 22. februar om hvem der deltager i mødet.

Bestyrelsen drøfter oplægget samt beslutter hvem der deltager i mødet fra bestyrelsen og administration. – 30 minutter

ORGANISATIONSUDVIKLING
Annual General Meeting i ITTF samt orientering vedr. Womens Working Group og Board of Directors – Aksel Beckmann og Dorte Kronsell orienterer kort om det kommende AGM, samt at Dorte Kronsell ønsker at udtræde af WWG i forbindelse med det kommende valg til BOD. – 5 minutter

Årsmøde
Valg til bestyrelsen
Bestyrelsen har inden mødet alle udarbejdet en liste over de kompetencer som man hver især mener, kunne være vigtige i bestyrelsen i forhold til ledige poster. Alle bedes ligeledes tænker over personer som kunne være interessante i forhold til bestyrelsesarbejde og de ledige poster.

JBTU har meddelt, at de opstiller Bjarne Andersen til bestyrelsen. – 30 minutter

Projekt med Sport One – orientering fra Steen Hummeluhr – 15 minutter

Projekter – general drøftelse af afrapportering samt videreførelse. – bestyrelsen drøfter hvordan man i fremtiden skal afrapportere fra projekter som i det daglige ledes af nedsatte styregruppe samt drøfter hvordan disse projekter videreføres i almindelig drift. – 30 minutter

Eventuelt – 5 minutter

REFERAT
Tilstede: Aksel Beckmann, Mads-Peter Jannings (fra kl. 17.30), Steen Hummeluhr, Preben Riel, Tommy Jørgensen og Dorte Kronsell (referent).

EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Ny punkt 2 C – DIF’s Årsmøde og opstilling af kandidat til DIF’s bestyrelse.

ARRANGEMENTER
”Knæk Kurven”

Tommy Jørgensen orienterede om arbejde med konference, som afholdes i Vejle den 4. april.

I forbindelse med en pressemeddelelse fra DGI havde Tommy Jørgensen haft kommunikation med Claudia Jensen, som er formand for DGI bordtennis.

DBTU finder det uheldigt, at DGI´s ønske om deling af elite og bredde arbejde blandes sammen med ”Knæk kurven” konferencen. Det er slet ikke målet for dagen at diskutere dette emne. I stedet er målet, at det skal være en dag hvor ledere, spillere, forældre, trænere m.fl. kan drøfte, hvordan dansk bordtennis får flere medlemmer i de danske bordtennisklubber.

Claudia Jensen gav i dialogen med Tommy udtryk for hun var fejlciteret, og DGI og DBTU arbejder derfor stadig mod et fælles mål om at øge medlemstallet i bordtennis.

Fra DBTU’s bestyrelsen deltager Tommy Jørgensen og Preben Riel. Dorte Kronsell forsøger også at passe arrangementet ind i kalenderen

Danish Open 2009
Bestyrelsen drøftede hvordan evalueringen af Danish Open skal foregå. Det blev besluttet at Mads-Peter Jannings og Aksel Beckmann udarbejder en spørgeguide som udsendes sammen med opgaveoversigten til områdelederne til besvarelse.

De tilbagemeldinger, der er kommet fra ITTF, spillere og coacher, tyder på at alle har været overordentligt tilfredse med afviklingen af Danish Open i Frederikshavn. Personalet i hallen udtrykte ligeledes tilfredshed med samarbejdet.

Bestyrelsen behandlede også det foreløbige regnskab. Arrangementet ser desværre ud til at blive væsentlig dyrere end forventet, men der arbejdes stadig på dette.

DIF’s Årsmøde og opstilling af kandidat til DIF’s bestyrelse
DIF’s Årsmøde holdes i maj måned. Mødet er i år meget vigtigt, da DIF skal spare op mod 15 mio. kr. på næste års budget. Dette kan ikke ske, uden at det kommer til at påvirke specialforbundenes økonomi.

Preben Riel og enten Tommy Jørgensen eller Mads-Peter Jannings deltager i mødet. Aksel Beckmann er i til VM i Japan i samme periode.

De to kvindelige bestyrelsesmedlemmer i DIF har begge valgt at trække sig. I den forbindelse opstiller Dansk Handicap Idræts-Forbund Tine Teilmann. DHIF har spurgt, om DBTU vil være medopstiller af Tine. Da bestyrelsen kender Tine som en meget kompetent person, støtter vi hendes kandidatur og er gerne medopstiller.

ØKONOMI
Regnskab 2008
Det første udkast til regnskabet for 2008 blev gennemgået. Regnskabet er dog ikke endeligt afsluttet og revideret.

Bestyrelsen stillede en række spørgsmål, som blev besvaret og efterfølgende ønsker bestyrelsen at få udsendt en oversigt over forbundsarrangementer med økonomi på hvert enkelt.

Licens og udviklingsarbejde i fremtiden – møde med lokalunionerne
JBTU og ØBTU har svaret positivt på indbydelsen til at mødes med bestyrelsen. Dorte Kronsell kontakter de to øvrige lokalunioner.

Bestyrelsen glæder sig til mødet i Kerteminde og deltager med de af de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer, der har mulighed, samt med Dorte Kronsell.

ORGANISATIONSUDVIKLING
Annual General Meeting i ITTF (årsmøde) samt orientering om Women’s Working Group
Aksel Beckmann og Dorte Kronsell er delegerede på Annual General Meeting (AGM) i Japan.

Dorte Kronsell orienterede om, at hun ønsker at udtræde af Women’s Working Group (WWG) efter 6 år som henholdsvis formand og næstformand. Dorte Kronsell fortsætter i ITTF som medlem af Board of Directors.

Årsmøde
Valg til bestyrelsen
Da Mads-Peter Jannings har valgt at udtræde af bestyrelsen, og da Tommy Jørgensen har accepteret at kandidere til bestyrelsen i stedet for at være suppleant, betyder det, at der er to ledige pladser i bestyrelsen – en plads i selve bestyrelsen og en plads som suppleant til bestyrelsen. Suppleanten deltager som arbejdende medlem i bestyrelsesmøderne.

Bestyrelsen drøftede hvilke kompetencer, man ser som en fordel i forhold til bestyrelsesarbejde og bl.a. hvilket tidsforbrug, man kan forvente som medlem.

Aksel Beckmann og Mads-Peter Jannings udarbejder et dokument, som beskriver kompetencer, opgaver, tidsforbrug og rammer for bestyrelsesarbejdet. Dette skal anvendes i forhold til drøftelser med evt. kandidater.

Projekt med Sport One
Steen Hummeluhr orienterede om, at der var holdt møde den 28. januar i den gruppe som på første møde havde sagt ja til at deltage i yderligere arbejde.

På mødet blev det foreløbig udkast fra Sport One til salgskoncept drøftet.

Næste møde foregår den 11. marts, hvor Sport One kommer med det endelig koncept samt prissætning for de forskellige ydelser som indgår i konceptet.

Gruppen har opdelt sig i et par små grupper som allerede er i gang med at arbejde med forskellige områder, bl.a. markedsføring af DBTU på en bedre og billigere måde.

Andre arbejder med at afprøve konceptet overfor nogle virksomheder.

Efterfølgende er det dog meget vigtigt, at have en person/personer som kan følge op på sponsoraftalerne og sikre vedligeholdelse af disse.

Som en side-event er der gang i et projekt med en fælles badminton/bordtennis kamp mellem Danmark og Kina.

I forbindelse med drøftelserne på dette punkt blev det også besluttet, at Tommy Jørgensen skifter fokusområde fra ”Sponsorer, markedsføring og medier” til ”nationale arrangementer”.

Projekt – general drøftelse
Punktet med en drøftelse om generel afrapportering samt videreførelse af projekter, der dagligt ledes via en styregruppe, blev udsat til næste møde. Til brug for punktet på næste møde ønsker bestyrelsen en liste over de projekter, som vi pt. har i gang (ATK, Forberedelsesprojekt osv.).

EVENTUELT
Tommy Jørgensen rejse problematikken omkring lim og booster. Bestyrelsen bakker op omkring ITTF’s holdninger og regler og afventer evt. nye testapparater.

Dorte Kronsell
Referent