Bestyrelsesmøde den 24. juni.2008 kl. 17.00 i Idrættens Hus, Brøndby. Vi begynder med et stykke smørebrød.

DAGSORDEN:

Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN..

Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Forslag til mødedatoer for bestyrelsesmøder i sæsonen 08/09

Bestyrelsen bedes tjekke det fremsendte forslag til datoer.

b) Rollefordeling i bestyrelsen

Bestyrelsen drøfter hvordan rollefordelingen fremover skal fungere i bestyrelsen. Der udsendes ikke arbejdspapir før mødet, men alle overvejer egne holdninger frem til mødet.

c) Fokusområder

Der arbejdes videre med udvælgelse af de fokusområder, som bestyrelsen skal arbejde med i den kommende sæson. Arbejdspapir er vedhæftet.

d) Forslag fra DHB om nedsættelse af arbejdsgruppe.

Bestyrelsen godkender forslaget samt udpeger repræsentant (er) til arbejdsgruppen.

e) Målsætning for dommerarbejdsgruppen

Dommerarbejdsgruppen har udarbejdet en målsætning som indeholder en vision, en mission og ansvarsområder.

Dommerarbejdsgruppen ønsker bestyrelsens stillingtagen til specielt missionen, således at det sikres, at arbejde går i den rigtige retning.

f) Opstilling til valg i ETTU

Kort orientering om opstilling og opstillingsregler. Bestyrelsen godkender indstillingerne.

g) DIF – DGI samarbejde

Kort orientering fra Aksel Beckmann og Dorte Kronsell som har deltaget i informationsmøde i DIF om fusionen.

Bestyrelsen bedes forholde sig til DBTU’s rolle i tiden frem mod fusionen.

Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) Pro Tour

Bestyrelsen drøfter og beslutter organisationen omkring Pro Tour i Danmark. Inden mødet udsendes oplæg.

Pkt. 4 ØKONOMI
a) Ansøgning fra Snejbjerg KFUM

Snejbjerg KFUM har søgt om tilskud til dækning af deres underskud som de fik på afviklingen af DM senior. Underskuddet var ikke ventet, da klubben indtil kort før afviklingen af mesterskabet havde en aftale med Snejbjerg hallen om, at hallen dækkede betalingen for ekstra lys. Dette ønskede hallen ikke at gøre, da prisen for lyset blev kendt.

Der er vedhæftet en ansøgning fra klubben, samt et regnskab for mesterskabet.

Bestyrelsen drøfter og tager stilling til ansøgningen.

Pkt. 5 Eventuelt

REFERAT
Tilstede: Aksel Beckmann, Mads-Peter Jannings, Preben Riel, Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell.
Afbud: Tommy Jørgensen og Pia Toelhøj.

Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Der blev tilføjet et nyt pkt. 2 H – Udtrædelse af bestyrelsen.

Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Forslag til mødedatoer for bestyrelsesmøder i sæsonen 08/09
Bestyrelsesmøder og Årsmøde blev fastlagt for den kommende sæson. Se nedenfor.

Tirsdag 26. august 2008 Bestyrelsesmøde – Brøndby
Tirsdag 30. september 2008 bestyrelsesmøde – Brøndby
Fredag/lørdag 3. – 4. oktober 2008 DIF budgetmøde – Rebild bakker
4. – 12. oktober 2008 EM i Skt. Pedersborg
Torsdag den 13. november 2008 Bestyrelsesmøde – Brøndby
Fredag 9. januar 2009 Bestyrelsesmøde + socialt arrangement m. personale
Mandag den 23. februar Bestyrelsesmøde – Brøndby
Fredag/søndag 6.- 8. marts 2008 DM Senior – Kerteminde
Søndag 5. april 2008 DM Veteraner –
Onsdag den 15. april Bestyrelsesmøde – Brøndby
Fredag/lørdag 1. – 2. maj 2009 DIFs Årsmøde – Brøndby
Lørdag/søndag 9. – 10. maj 2009 DM Ungdom, Bornholm
Onsdag den 27. maj 2009 Bestyrelsesmøde – Brøndby
Lørdag den 6. juni 2009 Årsmøde

Bestyrelsen har besluttet, at der ikke længere skal holdes stormøder, da interessen for deltagelse i disse møder har været stærkt faldende og udbyttet har derfor også været faldende.

b) Rollefordeling
Bestyrelsen drøftede rollefordeling. Bestyrelsen drøftede ligeledes hvordan man sikrer, at man ikke går i gang med så mange opgaver, at en del af opgaverne ikke kan løses, eller helt overlades til administrationen.

Fremadrettet vil man mere anvende muligheden for at mødes i små grupper og drøfte enkeltområder, som den øvrige bestyrelse så efterfølgende informeres om.

Der var enighed om, at såfremt arbejdsmetoden skal anvendes positivt og skabe mere tid til drøftelse af politiske områder, skal aftalen om orientering og ikke sagsbehandling på bestyrelsesmøderne overholdes.

c) Fokusområder
Thomas Gram har samlet op på bestyrelsen seminarer i forbindelse med mønsterklubanalysen og visionsudviklingen. Thomas Gram indbydes til på næste bestyrelsesmøde at gennemgå resultaterne.

Bestyrelsen begyndte drøftelsen af de udpegede fokusområder, som er:

Sponsor, medier og markedsføring
Økonomi
Internationale turneringer i fremtiden – herunder Pro Tour i 2009
Breddearbejde/Fordelingsnøgle – herunder skoleturnering, klubudvikling mv.
Nationale arrangementer, herunder elitedivision og DM
Landsholdsarbejde
Visionsudvikling

Tanken er, at hvert bestyrelsesmedlem samt direktøren skal vælge et område man er ansvarlig for. Man kan være med på flere områder, men må kun have et ansvarsområde.

Alle fik mulighed for at ønske, men bl.a. da Tommy Jørgensen havde meldt afbud til mødet, var det selvfølgelig ikke muligt at gøre arbejdet færdigt. Bestyrelsen besluttede, at alle til næste møde skal komme med et oplæg på hvordan man ser det fokusområde som blev valgt. Tommy Jørgensen vælger også fokusområde.

Foreløbig ser valgene således ud:

Preben Riel ansvarlig for Breddearbejde og arbejde også med Pro Tour
Steen Hummeluhr ansvarlig for Økonomi og arbejder også med sponsor, medier og markedsføring
Mads-Peter Jannings ansvarlig for visionsudvikling og arbejder også med nationale arrangementer
Aksel Beckmann ansvarlig for internationale arrangementer og arbejder også med nationale arrangementer
Dorte Kronsell ansvarlig for landsholdsarbejde og arbejder med på flere af de øvrige områder.

d) Forslag fra DHB om nedsættelse af arbejdsgruppe
DHB’s forsalg om nedsættelse af en arbejdsgruppe og afholdelse af en konference omkring herreelitedivision var bestyrelsen positiv overfor.

Arbejdsgruppen bliver nedsat og ansvarlig fra bestyrelsen er Steen Hummeluhr med Mads-Peter Jannings på sidelinien. Aksel Beckmann orienterer DHB.

Efter konferencen og i forbindelse med det videre forløb med udviklingen af herre elitedivisionen er det vigtigt at der er helt klarhed over kompetencerne hos alle deltagere. Dette betyder f.eks. at der skal være konsensus om, at DBH er alle klubbernes talerør såfremt DBH skal indgå i arbejdet, hvilket bestyrelsen er meget positiv overfor.

e) Målsætning for dommerarbejdsgruppen
Dommerarbejdsgruppen havde udarbejdet vision, mission, målsætning og ansvarsområder for dommerområdet.

Bestyrelsen udtrykte ros til arbejdsgruppen for arbejdet. Bestyrelsen kan sagtens nikke til de forskellige punkter i målsætningen, men har nogle forventninger om at se nogle handlingsplaner for hvilke opgaver arbejdsgruppen mener, der skal prioriteres først. I handlingsplanen bør der indskrives både tidsperspektiv og økonomi. Økonomien skal holdes indenfor rammebudgettet.

Arbejdsgruppen opfordres til at få drøftet hvilke opgaver der skal prioriteres i første omgang. Såfremt man vælger at arbejde på en udvidet brug af dommere, f.eks. i 1. division, skal alle relevante interessenter inddrages, ligesom man skal være opmærksom på hvor mange dommere det kræver.

f) Opstilling til valg i ETTU
I forbindelse med ETTU kongressen i år, som holdes under EM i oktober måned er der valg til de forskellige udvalg m.v. i ETTU.

P.t. er Lis Hævdholm medlem af Board of appeal og Jens-Erik Linde af Veteran Committee. De to spørges om de ønsker genopstilling.

Derudover opstiller DBTU Dorte Kronsell til Board of Directors.

I kongressen i oktober deltager Aksel Beckmann og Dorte Kronsell.

g) DIF – DGI samarbejde
Aksel Beckmann orienterede kort om fusionsplanerne mellem DGI og DIF.

Da der stadig er en del punkter som DBTU er usikre på i forbindelse med fusionstankerne ønsker vi at invitere Næstformand i DIF Preben Staun til et møde, hvor vi mere specifikt kan spørge indtil hvilke konsekvenser og betydet fusionen har for hele DBTU. (Referentens bemærkning: Mødet holdes ultimo august.)

Derudover har vi modtaget en indbydelse fra Claudia Jensen, som er ny formand for DGI bordtennis, om et møde mellem DBTU og DGI bordtennis.

Bestyrelsen var selvfølgelig positive og deltager gerne i et sådant møde. Fra DBTU’s side deltager Aksel Beckmann, Preben Riel, Tommy Jørgensen og Dorte Kronsell.

h) Udtrædelse af bestyrelsen
Pia Toelhøj har meddelt bestyrelsen, at hun af personlig årsager trækker sig fra bestyrelsen. Pia Toelhøj fortsætter dog i styregruppen for projektet ”Aldersrelateret træning”.

Bestyrelsen tager dette til efterretning. Tommy Jørgensen indtræder dermed i bestyrelsen som fuldgyldigt medlem.

Pkt. 3 ARRANGEMENTER
a) Pro Tour
Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell fremlagde et forslag til organisation i forbindelse med Pro Touren i Frederikshavn samt et udkast til et opgavekatalog til brug for områdelederne.

Bestyrelsen godkendte forslagene.

Styregruppe for Pro Touren bliver dermed Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell. Bestyrelsen orienteres på bestyrelsesmøderne af styregruppen.

Aksel Beckmann blev endvidere udpeget til Pro Tour Director.

Styregruppe arbejder videre på nedsættelse af områdeleder m.v. samt en omformning af opgavelisten. Begge dele offentliggøres når alle personer er kontaktet og disse har accepteret opgaverne.

Pkt. 4 ØKONOMI
a) Ansøgning fra Snejbjerg KFUM
Snejbjerg KFUM havde indsendt en ansøgning om et tilskud på kr. 5.000 til hjælp til dækning af underskud i forbindelse med DM 2008.

På grund af årsager, som Snejbjerg KFUM ikke kunne påvirke, måtte klubben til trods for et tidligere givet tilsagn om betaling i sidste instans betale regningen for opsætning af ekstra lys i hallen.

Denne omkostning kom på et så sent tidspunkt, at klubben ikke kun nå at agere på det, hvorfor et underskud opstod.

Bestyrelsen bevilgede kr. 5.000 til Snejbjerg KFUM:

Pkt. 5 EVENTUELT
Under punktet eventuelt var der intet at referere.

Dorte Kronsell
Referent