REFERAT

Referat fra Bestyrelsesmøde onsdag den 25. marts kl. 15.00 i Brøndby.

Til stede: Bjarne Andersen, Asger Rasmussen, Betina Koefoed, Peter Sundbæk, Morten Krydsfelt og Gitte Hvid (referent). Afbud: Mads Mikkelsen.

1. Valg af mødeleder

Betina blev valgt som mødeleder.

2. Opsamling på punkter fra sidste bestyrelsesmøde

Frivillighedspolitik

Bestyrelsen godkendte den fremsendte frivillighedspolitik efter rettelserne fra sidste møde. Bjarne aftaler et møde med Annette for forklaring om rettelserne i hendes fremsendte forslag.

Arv fra Hans Christian Carstensen
Lis Hævdholm har udarbejdet forslag til kommissorium til et udvalg som varetager/uddeler pengene fra arven. Asger viderebringer bestyrelsens input til kommissoriet til Lis.

Dommersag

En verserende sag blev drøftet. Gitte udsender afgørelse på vegne af bestyrelsen og dommerudvalget.

Senior DM 2016 og udbud af 2017

Ribe har besluttet ikke med at søge om at afvikle Senior DM i 2016. Det blev derfor besluttet at Senior DM i 2016 ligger hos OB, som har mulighed for at afvikle dette. Arrangører til DM’er og Top 12 fra 2017 – 2019 søges på hjemmesiden snarest med ansøgningsfrist 31. juli.

Endelig afgørelse omkring bolde
Bestyrelsen besluttede at der fra 1. august 2015 spilles med plasticbolde i alle rækker i Danmarksturneringen og i DBTU godkendte stævner.

Deltagelse i møde med TD den 18. maj omkring støtte koncept 2017 – 2020
Morten og evt. repræsentanter for eliteudvalget deltager i dette møde.

Planlægning af næste bestyrelsesmøde? Tidspunkt mv.

Indhold på mødet den 6. april i Brøndby blev drøftet. Mødet varer fra kl. 10.00 til 15.00.
DIF konsulent Jan Gudnitz deltager i punktet vision/mission som proceskonsulent.

3. Eliteudvalget præsenterer ny elitestrategi – kl. 17.00

Steen Houmann og Lars Eckeroth præsenterede i hovedtræk udvalgets talentstrategi. Talentstrategien skal endeligt godkendes af bestyrelsen, og ELU ønsker tilbagemelding inden for 14 dage.

Bestyrelsen besluttede at talentstrategien gennemlæses og drøftes via mail, så mødet den 6. april kan starte med en godkendelse af talentstrategien.

ELU ønsker at præsentere talentstrategien på årsmødet.

4. Budget for 2016

Mads og Gitte havde forud for mødet fremsendt budgetforslag for 2016 samt prognose for 2017. Budget og prognose blev godkendt.

Budgetterne er udarbejdet efter uændret Team Danmark-støtte, vi får først et hint om dette sidst på efteråret, hvilket kan betyde ændringer i budgetterne.

5. Årsregnskab 2014

Revision af årsregnskabet for 2014 er ikke færdig. Dog havde revision bedt bestyrelsen tage stilling til de hensættelser der er vedr. den nedlagte Aktivitetsfond og IT, begge hensættelser har stået i regnskabet siden 2010. Bestyrelsen besluttede at overføre hensættelserne til driften.

6. Revisionens bemærkninger til unionens regnskabspraksis

Revisionen påpegede på det indledende møde med Bjarne og Gitte, at bestyrelsen skal være opmærksomme på risikoen forbundet med at DBTU har enefuldmagt. Det blev besluttet at der fremadrettet skal være en udover Gitte der godkender betalinger i netbanken. Gitte sætter i værk, så Morten og Bjarne får adgang til dette.

7. Kompetenceforhold imellem bestyrelse og udvalg

På baggrund af en sag i dommerudvalget, drøftede bestyrelsen kompetenceforhold imellem bestyrelse og udvalgt.
Det er vigtigt at kompetencerne ligger i udvalgene, men selvfølgelig også vigtigt at bestyrelsen, når vi bliver spurgt eller hvis noget kommer os for ”øre”, at vi tager en dialog om hvad vi mener.
Principielt skal vi sætte rammerne (kommissorier) og hjælpe, hvis der opstår behov herfor, men generelt skal vi holde os fra den konkrete sagsbehandling.

Når vi har henvendelser fra udvalg, er det bestyrelsens kontaktperson til udvalget der følger sagerne til dørs.

8. Top 12

Efter gennemgang af talentstrategien blev det besluttet af punktet afventer oplæg fra Eliteudvalget, hvor kompetencen omkring Top 12 ligger. Herefter vurderes det om punktet skal tages op.

9. Ny hjemmeside

Kommunikationsudvalget har sendt oplæg til bestyrelsen via Mads. Vi har fået tilbud om at få udviklet ny og mobilvenlig hjemmeside, for den samme økonomi som vi har nu til hjemmesiden i de kommende to år. Derefter vil vores driftsomkostninger til hjemmesiden falde med ca. 75%. Alene at få gjort vores nuværende hjemmeside mobilvenlig har vi tidligere fået oplyst til at koste ca. kr. 40.000. Bestyrelsen gav kommunikationsudvalget/administrationen lov til at iværksætte dette.

10. Dommere og batkontrol

Kvaliteten af batkontrol blev drøftet. Dommerudvalget skal høres om hvilke kriterier der ligger til grund for batkontrol, giver det f.eks. mening med batkontrol ved Top 12. Dommerudvalget vil blive inviteret til et bestyrelsesmøde engang efter Ungdoms DM og inden opstart på den kommende sæson.

11. Deltagelse i DIF’s årsmøde

Peter deltager i DIFs årsmøde. Gitte sørger for tilmelding.

12. Eventuelt

Peter kan ikke deltage på mødet den 11. maj.

Kontaktperson til Turneringsudvalget blev drøftet, der vil blive taget evt. beslutning om ændring heraf på et kommende møde.

/Referent: Gitte Hvid