Referat for bestyrelsesmøde den 25.8.21 i Middelfart
Deltagere: Henrik Vendelbo, Betina Koefoed, Klaus Dam, Anne Diness, Ahn Lykke Pedersen (teams forbindelse), Betina Haagensen og Peter Sundbæk.
Mødeleder: Henrik Vendelbo
Afbud: Allan Boserup
- Opfølgning siden sidst.
Referat godkendt.
Dropbox løsning som er forsøgt etableret frem til mødet, ser ikke ud til at fungere tilfredsstillende. Adm. arbejder videre på en god løsning, som kan fungere for bestyrelsen.
- Fem minutters orienteringsrunde. ALLE
Klaus: Brugt en del tid på Virum sagen i dialog med TG. DIF melder tilbage ultimo august med deres vurdering af sagen. Det får dog ikke indflydelse på udfaldet i den konkrete sag, da TG har tildelt en plads til Virum i Dameligaen, hvilket der ikke ændres ved. Derimod skulle det gerne sikre legitimitet til reglementet i lignende fremtidige beslutninger. Planlægning af seriespil er i gang i hele landet. DT er på plads og meldt ud til klubberne. Der er budgetmøde i DIF den 8.-9. oktober, som Henrik og jeg ser frem til at deltage i. Vi har første indledende arbejdsmøde med Team Danmark om den nye støtteperiode for 2021-24 den 8. sept., hvor Martin og jeg deltager sammen med Linus og Stuff. Der forestår i forlængelse heraf en politisk drøftelse af vores målsætninger for BTDK’ elitearbejde. Vi skulle have haft evalueringsmøde med DIF om 1.halvår, men vikar-konsulent Aske F Persson har fået nyt job. Derfor er vi i stedet for blevet bedt om at levere en skriftlig evaluering til DIF. Martin laver et udkast.
Anne: Har holdt møde i Brøndby med Martin og Chan vedr. økonomirapportering til bestyrelsen. Der blev aftalt en skabelon for rapporteringen som følges fremadrettet. Der er aktuelt et stort økonomisk underforbrug pga. Corona det første halvår af 2021. Nogle omkostninger er skubbet til et senere tidspunkt fx Bordtenniskonferencen er skubbet til 2022, mens nogle omkostninger til ansatte, der er startet senere på året end først planlagt. Martin udarbejder et overblik over, hvor stor en del af underforbruget er skubbede omkostninger og hvor stor en del af underforbruget er ”forsvundne” omkostninger. Derudover en god snak med Martin om rigets tilstand og en hurtig gennemgang af Sukiru-bordtennislegen. Godt at mærke den gode energi på kontoret.
Perter Sundbæk: Er trådt af som præsident for NETU som konsekvens af opgavefordelingen i bestyrelsen. Betina K blev valgt som ny præsident for NETU. NETU Superweek var et rigtig godt arrangement, som man bør fortsætte med at arrangere, da det bringer NETU landene tættere sammen til fælles bedste ift. træningslejr, turnering og konference. Er startet som Grønlandsk landstræner og repræsenterer Grønland internationalt men uden stemmeret, så længe Peter sidder i BTDK’ bestyrelse.
Betina Koefoed: God NETU-uge. Betina deltager i ETTU kongres til oktober i Cluj i Rumænien, hvor der også er møde i den ligestillings komite, som Betina medlem af. Deltager ligeledes sammen med Henrik til ITTF-kongres i Houston til november. Har aftalt med Henrik at tage fat i vækstteam Bornholm for at finde fælles fodslag.
Betina Haagensen: Har talt med Rasmus Klein vedr. det kommende arbejde med trænerudvikling, herunder udvikling af træneruddannelsen. Dommergruppen er i gang med påsætning af dommere til DT. Bestyrelsen ønsker at dommergerningen og dommeruddannelsen opprioriteres i både klubber og forbund. Betina inviterer dommergruppen til et møde om fremtiden.
Ahn Lykke Pedersen: Har haft digitale møder med sekretariatet vedr. feedback på hjemmesiden og Sukiru design.
Henrik Vendelbo: Har deltaget i fejring af OL-atleterne og medaljerne i eksperimentariet i Hellerup. Fint arrangement hvor Henrik fik talt med DIF’ nye formand Hans Natorp, og blev her inviteret til et intromøde i DIF i september. I morgen den 26.8.21 er der booket møde med Borgmester i KBH Kommune, Cecilia Lonning-Skovgaard for at se på mulige samarbejdsområder vedr. mere bordtennis i København. Vi tager tre fra BTDK til VM i Houston til november, da der er ønske om, at direktøren deltager og kommer tættere på det politiske og internationale arbejde. Dette både for at styrke BTDK’ internationale netværk og for at styrke BTDK’ kompetencer i forhold til internationale arrangementer og mesterskaber, så vi bedrer vores muligheder for at søge mesterskaber i fremtiden.
Bestyrelsens forretningsorden, mødeledelse og mandat (Anne)
Bestyrelsen drøftede kort hvordan vi kan sikre, at bestyrelsen bliver handlekraftig og kan være på forkant og sætte retning sammen med ledergruppen og samtidig give mandat til, at der kan sættes tempo på hvert fagområde for at udvikle BTDK.
Henrik og Anne kommer med et udkast til en beskrivelse af mandater og beslutningskraft i bestyrelsen.
- Bestyrelsens forretningsorden, mødeledelse og mandat (Anne)
Punktet blev lagt ind under næste punkt.
- Opgavefordeling i bestyrelsen, jf. udsendt forslag (HV)
Henrik havde fremsendt udkast til opgave- og ansvarsfordeling i bestyrelsen, der blev besluttet og lægges snarest på hjemmesiden under punktet ”bestyrelsen”.
I beslutningen er følgende gældende for bestyrelsesmedlemmerne arbejde i BTDK
- Bestyrelsesmedlemmer har mandat til at træffe beslutninger på eget ansvarsområde indenfor rammerne af vedtaget strategi og budget.
- Medlemmerne orienterer bestyrelsen løbende
- Medlemmerne har tæt kontakt til administrationen, der er primære drivere på indsatserne.
Henrik laver et udkast til kommunikation på hjemmesiden, som skal være på indenfor en uge.
- Orientering fra direktøren/ML
Jeppe Damsgaard fra administrationen deltog på Teams og gav bestyrelsen indblik i arbejdet med den nye hjemmeside, der gerne skal blive mere udadvendt og brugervenlig. Derudover orienterede Jeppe kort om udviklingen af ”Sukiru” og klubfestivalen.
BTDK afleverede høringssvar til DIF, da vi ikke var tilfredse med den strategiaftale tildeling, som DIF’ administration indstillede os til i juni måned. DIF’ bestyrelse behandler de forskellige høringssvar og laver den endelige tildeling til de 62 forbund til udsendelse den 3. sept. Vi håber det bedste.
Peter Busck stopper med udgangen af august. Vi takkede Peter for sin store indsats de sidste fem år til fælles morgenbrød.
Marielle Nielsen begynder 1.9.21 som pigekoordinator hos BTDK 10 timer/ugen. Marielle skal styrke pigeindsatsen og koordinere samarbejdet med en række pigeklubber, som udpeges frem til 2022.
Helle Eckeroth begynder som Ledelseskonsulent den 1.9.21 hos BTDK. Helle har allerede været i praktik hos BTDK i foråret, og nu får BTDK glæde af Helles stærke kompetencer 15 timer om ugen til at lave ansøgning om internationale mesterskaber, fundraising, Bordtenniskonference mm.
Anders Amby er ansat som udviklingskonsulent 5 timer/ugen i Nordjylland, hvor han skal arbejde med klubmiljøer og skolesamarbejde.
BTDK samarbejder med en række klubber om et skoleprojekt i løbet af efteråret med fokus på elevernes trivsel.
Der har været en henvendelse fra Roskilde kongrescenter vedr. muligheden for at forlænge samarbejdsaftalen om at arrangere landskampe. Bestyrelsen har i første omgang bedt Martin om at kigge aftalen igennem og komme med et bud på den videre dialog.
- Årshjul –
Nyt udkast til årshjul kun for bestyrelsen (HV/ML)
Årshjul for bestyrelsen bliver klar i september måned.
- Turnering: Den videre udvikling af Portalen samt beslutning vedr. aldersklasser
Bestyrelsen henstiller til at TG i indeværende sæson kan ændre aldersklasser til internationale standarder. Der er nedsat en Portal arbejdsgruppe, Martin indkalder til møde i gruppen indenfor en uge.
Bestyrelsen henstiller ligeledes til, at dommergruppen prioriterer at der kommer overdommere til samlingerne i dameligaen, også selvom det betyder, at der er kampe i herreligaen, hvor der kun er en overdommer og ikke to dommere som normalt.
- Evt. Der var ingen emner under eventuelt.
Referent Martin Lundkvist
Mødeleder på næste møde er Henrik
Næste møde er et teams møde onsdag den 22.9.21 kl. 19.00