24. august 2009 og 1. september 2009
Til Bestyrelsen,

til orientering for formændene for ELU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.

Dagsorden til bestyrelsesmøde mandag den 31. august 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.

DAGSORDEN
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.

Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Forretningsorden underskrives
b) Visionsplan – Nationale mesterskaber

Oplæg fra Tommy Jørgensen til drøftelse af nationale mesterskaber. Som et lille bidrag til debatten vedhæftes en mail fra Niels Peter Bach fra Silkeborg.

Pkt. 3 ØKONOMI
a) Juni måneds regnskab og estimat for resten af året
Der vedhæftes oversigt med estimat samt bemærkninger til regnskabet. Begge dele bliver kort gennemgået på mødet. Er der spørgsmål som I kender på forhånd vil jeg meget gerne have en mail om det, dermed kan jeg forberede besvarelsen.

Budget for 2010 drøftes på bestyrelsesmøde i oktober måned. P.t. kendes hverken støtte fra DIF eller Team Danmark og med de drøftelser der p.t. foregår omkring besparelser i begge organisationer er det meget vanskelig at estimere tilskuddet.

b) ELU’s forslag om indførelse af startgebyr til Top 12 Ungdom
Det begrundede forslag vedhæftes.

c) Forslag fra Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell vedr. området Forbundsarrangementer
Det begrundede forslag vedhæftes og kan uddybes på mødet.

d) Takster for 2010
DBTU’s takster for 2008 vedhæftes. Såfremt punkt 4 c vedtages undgår dette punkt på denne dagsorden.

I modsat fald foreslås, at alle startgebyrer sættes op med 10% (oprundet til nærmeste tal deleligt med 10). Samt at taksterne for kørsel i forbindelse med mesterskaber ændres således, at der altid afregnes efter billigste transportmulighed.

Pkt. 4 POLITIKKATALOG
Politikkatalog fra 2006 samt Breddepolitik 2009-2115 vedhæftes.

Bestyrelsen drøfter hvorvidt DBTU stadig skal have et Politikkatalog som det kendes i dag, eller om Visionsplanen og underliggende politikker, mål og handlingsplaner skal erstatte Politikkataloget.

Bestyrelsen skal forholde sig til DBTU’s love, hvor Politikkataloget har et særskilt punkt (pkt. 7) samt det krav som p.t. stilles fra DIF vedrørende deltagelse i breddekonsulentordningen om at der skal findes en breddepolitik før man kan opnå støtte.

Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Kommunikationsstrategi

Vores nuværende kommunikationsstrategi med indarbejdede rettelser vedhæftes til drøftelse.

b) ELU ønske om at supplere udvalget
ELU v/Chr. Krogh har fremsendt et ønske om at supplere udvalget med Jesper Steffensen.

Det anbefales, at bestyrelsen godkender dette.

c) Orientering fra møde med JBTU samt planlægning/drøftelse af efterfølgende møder med lokalunionerne om samarbejde
Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell orienterer om møde med JBTU. På seneste bestyrelsesmøde i juli måned planlagde bestyrelsen, at alle lokalunioner skal besøges engang i efteråret. Dette aftales nærmere.

d) Orientering om Dommerarbejdsgruppens arbejde
Dorte Kronsell har indhentet oplysninger om dommerarbejdsgruppens sæsonplan og arbejde og orienterer om dette.

e) Orientering fra DIF møde omkring Team Danmark og DIF økonomi samt spillelovgivningen
Steen Hummeluhr orienterer om ovennævnte møde.

f) DIF’s budgetmøde
Bestyrelsen beslutter DBTU’s deltagelse i mødet.

Pkt. 6 ARRANGEMENTER
a) ØBTU’s venners anmodning om overtagelse og varetagelse af pokaler til Elitedivisonerne.

Henvendelse fra ØBTU’s venner er vedhæftet.

Pkt. 7 EVENTUELT

REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Preben Riel, Tommy Jørgensen, Kim D. Jensen og Dorte Kronsell.

Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN

Der var ingen tilføjelser til dagsordenen.

Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Forretningsorden underskrives

Forretningsordenen blev underskrevet.

b) Visionsplan – Nationale mesterskaber.

Bestyrelsen drøftede, på baggrund af oplæg fra Tommy Jørgensen nationale mesterskaber. Det blev dog hurtigt til en drøftelse om primært DM senior, da der p.t. ikke har meldt sig en arrangør på banen for 2010.

Der blev vendt mange synspunkter og tanker, bestyrelsen forsøgte at få mange forskellige emner og mål til at nå sammen, hvilket var meget udfordrende.

Fra drøftelserne kan nævnes nedenstående:
– Klubberne er meget omkostningsbevidste og arbejdsindsatsen ved at være arrangør af et DM står ikke mål med indtægten.
– Bestyrelsen har en vision og et ønske om til stadighed at højne standarden for DM.
– Bestyrelsen har en vision og et ønske om at nedbringe DBTU’s meget store omkostninger på at holde DM’er.
– Der er mange krav som klubberne ikke tør binde an med.
– Klubberne skal stadig kunne få en indtægt ved at holde DM.
– Opgaverne som klubberne skal påtage sig er ikke udspecificerede nok.
– DM skal være noget specielt.
– Kunne DM afvikles på en helt anden måde, f.eks. ved at den samlede vinder af Grand Prix stævnerne dermed er dansk mester.

Der udarbejdes en oversigt over opgaver i forbindelse med afvikling af DM således det er klart for klubberne, hvad DBTU og klubben har af opgaver i forbindelse med en sådan afvikling, da der er en del misforståelser herom, dette kunne bibringe ny viden til klubberne omkring, at det måske slet ikke er så uoverkommeligt at afholde et DM da en del af opgaver udføres med hjælp fra frivillige skaffet af DBTU eksempelvis vejledning omkring gulvpålægning, vejledning om afvikling at turnering mv. Dette betyder, at antallet af frivillige som klubben skal skaffe ikke er så stort.

Bestyrelsen har stadig et ønske om at få gennemført visionerne for DM, men har også samtidig et stort problem med DM i 2010. Derfor besluttedes til sidst en strategi på kort sigt og på langt sigt.

Kort sigt: Vi har stadig en lille uge til deadline for ansøgning om at blive arrangør af DM senior. Kommer der en arrangør køres videre som normalt. Kommer der ikke en arrangør træder plan B i kraft, hvilket betyder, at DM senior i 2010 vil blive afviklet som en eksklusiv turnering for de absolut bedste spillere, afholdt på 1 dag i Stiga Elitecentret i Brøndby.

På langt sigt ønsker bestyrelsen at indgå en aftale med en fast arrangør i en længere periode, for på den måde at arbejde med at få gennemført og opretholdt visioner for et Dansk Mesterskab.

Bestyrelsen beklager manglen på ansøgere, men er selvfølgelig nødt til at finde en løsning på problemet.

Pkt. 3 ØKONOMI
a) Juni måneds regnskab og estimat for resten af året

Under normale forhold ville budgettet for 2010 også have været drøftet på dette møde, men i år er det udsat til mødet i oktober. Dette skyldes, at vi p.t. afventer udmeldinger fra både DIF og Team Danmark.

DIF’s bestyrelse arbejder stadig med at få økonomien til at hænge sammen efter de store fald der er sket i indtægterne fra Danske Spil. Udover usikkerhed omkring indførelse af brugerbetaling på en lang række områder, er dette første år efter fordelingsnøglen trådte i kraft hvor der ikke er overgangsordning.

Udover dette afventes evt. udmelding fra Team Danmark, som jo også er igennem en stor og hård sparerunde.

Herefter blev regnskabet pr. 30. juni 2009 gennemgået og det udarbejde estimat for hele regnskabsåret drøftet.

Sport Event Denmark’s bestyrelse har besluttet at yde et ekstraordinært tilskud pr. kr. 250.000 til Danish Open i Frederikshavn, hvilket glæder os meget.

På trods af dette tilskud vil der alligevel blive et underskud på regnskabet for 2009.

Bestyrelsen besluttede, samtidig at med underskuddet in mente samt de kommende besparelse fra henholdsvis DIF og TD så kan der ikke afholdes ikke-budgetterede omkostninger, hvorfor alle – det være sig udvalg, arbejdsgrupper og ansatte bedes overveje hvor der kan spares.

Til slut under dette punkt besluttede bestyrelsen at ændre på DBTU’s afskrivningsregler således, at bestyrelsen ved investeringer på kr. 75.000 og derover i hvert enkelt tilfælde skal drøfte om der skal foretages afskrivning på investeringen.

b) ELU’s forslag om indførelse af startgebyr til Top 12 Ungdom
Bestyrelsen drøftede dette forslag sammen med næste forslag om gennemgang af området forbundsarrangementer.

Bestyrelsen var positiv overfor forslaget fra ELU, men besluttede, at forslaget inddrages i den kommende gennemgang af forbundsarrangementer.

c) Forslag fra Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell vedr. området Forbundsarrangementer
Forbundsarrangementer har i en lang årrække været et område som har vist sig meget svært at budgettere. Ligeså har forskellige bestyrelser gennem mange år forsøgt at begrænse omkostningerne på dette område.

I den økonomiske situation vi p.t. er i, skal omkostningerne begrænses.

Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell skal inden næste møde gennemgå området og komme med forslag til en sådan begrænsning. Målet er at nå et omkostningsniveau på kr. 75.000.

d) Takster for 2010
Dette punkt udgår, da det vil indgå i ovennævnte gennemgang.

Pkt. 4 Politikkatalog
Bestyrelsen indstiller til Årsmødet i 2010, at selve Politikkataloget i den form vi kender afskaffes.

Politikkataloget erstattes af visionsplanen. Politikkataloget vil blive gennemgået og de brugbare områder vil blive implementeret i visionsplanen som underliggende mål, handlingsplaner og politikker, herunder f.eks. Breddepolitikken som jo blev vedtaget på Årsmødet i år.

Samtidig besluttede bestyrelsen at fremsætte et lovforslag til Årsmødet 2010 om at udvide vinduet for perioden hvor Årsmødet kan afholdes. Perioden foreslås udvidet fra 1. maj – 30. juni. Argumentation er, at der i perioden 1. maj – 15. juni ofte afholdes VM, VM/EM-veteraner samt der er et stort antal helligdage, der vanskeliggør mulighederne for at finde en weekend, der ikke kolliderer med noget af ovennævnte.

Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Kommunikationsstrategi
Bestyrelsen gennemgik kommunikationsstrategien og vedtog de foreslåede rettelser.

Den nye udgave af kommunikationsstrategien vedhæftes referatet.

b) ELU’s ønske om at supplere udvalget
Eliteudvalget ved Christian Krogh har fremsendt ønske om at supplere udvalget med Jesper Steffensen.

Dette godkendte bestyrelsen selvfølgelig.

c) Orientering fra møde med JBTU samt planlægning/drøftelse af efterfølgende møder med lokalunionerne om samarbejde
Steen Hummeluhr orienterede om et godt møde med JBTU og nogle indbudte klubber. DBTU centralt deltog med Steen Hummeluhr, Jakob Staun og Dorte Kronsell.

På mødet var fordelingsnøglen blevet gennemgået og vores opfattelse fra mødet var, at der generelt var forståelse for hvilke aktiviteter vi i fællesskab skal øge for at få flere penge ud af tips/lotto midlerne.

Samtidig orienterede Steen Hummeluhr om den aftale som vi ønsker at indgå med lokalunionerne om fordeling af en eventuel merindtægt på grund af et øget aktivitetsniveau. Der udarbejdes en skrivelse til lokalunionerne om dette.

d) Orientering om Dommerarbejdsgruppens arbejde
Dorte Kronsell orienterede om arbejdet i dommerarbejdsgruppen og om, at der holdes dommermøde i henholdsvis øst og vest.

I løbet af efteråret holder Dorte Kronsell møde med dommerarbejdsgruppen.
e) Orientering fra DIF’s møde omkring Team Danmark og DIF økonomi samt spillelovgivningen.

Steen Hummeluhr havde deltaget i DIF møde med specialforbundene omkring økonomien i både DIF og Team Danmark og orienterede fra dette.

Danske Spil er under megen stor konkurrence fra udenlandske spilleagenter som jo ikke bidrager til bl.a. Idrætten. For at imødegå dette bliver Danske Spil nødt til at bruge store summer på markedsføring, dette samt en generel nedgang i spil har indflydelse på et faldende overskud.

Derudover har den verdensomspændende recession gjort sponsormarkedet meget vanskeligt at navigere i, hvilket har haft stor betydning for Idrættens markedsføringsfirma Sport One.

Disse to ting gør, at både DIF og Team Danmark forudser en så stor nedgang i tilskud, at begge organisationer må spare, indføre brugerbetalinger o.s.v.

Det har selvfølgelig i sidste ende meget stor betydning for DBTU’s økonomi.

Det blev aftalt, at DIF som hovedorganisation varetager kontakten til regeringen og Folketinget.

f) DIF’s budgetmøde
Kim D. Jensen og Steen Hummeluhr deltager både fredag og lørdag. Aksel Beckmann deltager formodentlig fredag og Dorte Kronsell deltager i den udstrækning det er muligt.

Mødet er vigtigt, da det er på dette møde DIF’s budget for 2010 og 2011 fremlægges og hvor specialforbundene bliver orienteret om tilskud, brugerbetaling o.s.v.

Pkt. 6 ARRANGEMENTER
a) ØBTU’s venners anmodning om overtagelse og varetagelse af pokaler til Elitedivisionerne
Bestyrelsen har modtaget en henvendelse fra ØBTU’s venner med en opfordring til at overtage og varetage de to pokaler som ØBTU’s venner har indkøbt til Elitedivisioner damer og herrer.

Bestyrelsen ønsker ikke at være bestyrere af disse pokaler og opfordrer ØBTU’s venner til at fortsætte med at stå for administration og omkostningerne

Bestyrelsen takker ØBTU’s venner for deres interesse for at festliggøre DT, men mener at opgaven bør blive hos ØBTU’s venner.

Pkt. 7 EVENTUELT
Der er modtaget indbydelse til deltagelse i indvielse af OB’s nye lokaler. Vi ønsker OB tillykke, men har desværre ikke mulighed for at deltage.

DBTU har fremsendt et interesse brev til ETTU om at blive arrangør af EM i 2013, vi forventer at få et svar i forbindelse med EM i Stuttgart.

Steen Hummeluhr og Kim D. Jensen samler gruppen omkring Marketing og undersøger, hvordan vi kan komme videre med arbejdet.

Referent
Dorte Kronsell