23. august 2010 og 3. september 2010
Til Bestyrelsen,
til orientering for formændene for BRU, TU, VET, arbejdsgrupper, sekretariat samt lokalunionsformændene – udsendes uden bilag.
Dagsorden til bestyrelsesmøde tirsdag den 31. august 2010 kl. 17.00, Hotel Nyborg Stand, Østerøvej 2, 5800 Nyborg.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Underskrivelse af forretningsorden
Bestyrelsen godkender og underskriver forretningsordenen.
Bilag: Forretningsorden medsendt
Pkt. 3 ØKONOMI
a) Gennemgang af DBTU’s regnskab – januar til juli.
Som det fremgår af vedhæftede regnskab og kommentarer udviser estimatet p.t. en negativ afvigelse på omkring kr. 40.000. Bestyrelsesmedlemmerne bedes derfor overveje andre indtægtskilder, så vi kan få budgettet til igen at give overskud.
Den økonomisk ansvarlige og direktøren orienterer endvidere om ansøgning fra Breddeudvalget samt beslutning om denne.
Bilag: Opfølgning ultimo juli og kommentarer til samme er medsendt.
b) Kørselstakster – forslag om ændring
Vedhæftet forslag til ændringer af kørselstakster for frivillige i DBTU. Bestyrelsen bedes drøfte forslaget og tage stilling til evt. godkendelse.
Bilag: Bilag om ændrede kørselstakster er medsendt.
c) IT
Vedhæftet oplæg omkring Turnerings- og klubprogram, som bestyrelsen bedes drøfte og forholde sig til.
Bilag: Projektaftale foranalyse, Kravspecifikation projektaftale, samarbejdstalen med ClubPeople samt indstilling til bestyrelsen omkring beslutning er medsendt.
Pkt. 4 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Ungdoms Elite v/Bjarne Andersen
Bilag: intet bilag er medsendt.
b) Stævne/Rating reglement godkendes
Stævne/Rating gruppen har fremsendt revideret reglement til godkendelse.
Bilag: Stævne-Rating reglement, evalueringsrapport for forrige sæson samt referat af møde i stævne-ratinggruppen er medsendt.
c) Medlemsudvikling v/Bjarne Andersen
Bilag: Medlemstal og DBTU oplæg.
d) ITTF Veteranudvalg – potentiel dansk kandidat til formandsposten i 2013
Jens-Erik Linde er blevet kontaktet i forbindelse med en evt. opstilling til ITTF. Bestyrelsen bedes drøfte henvendelsen.
Bilag: Mail fra Jens-Erik Linde er medsendt.
Pkt. 5 ARRANGEMENTER
a) DIFs budgetmøde samt DIF intro møde – deltagelse
Der er varslet budgetmøde og formøde fredag den 1. oktober og lørdag den 2. oktober.
Bestyrelsen beslutter DBTUs repræsentation.
Der afholdes intro møde i DIF for nye bestyrelsesmedlemmer. Er der nogle i DBTUs bestyrelse der ønsker at deltage?
Bilag: Intet bilag medsendt
Pkt. 6 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Ansøgning om sølvnål
Vi har modtaget en indstilling til DBTU’s sølvnål. Bestyrelsen bedes beslutte evt. tildeling.
Bilag: Indstilling medsendt
b) Brug af DIF kontaktperson
DIF har igen udpeget kontaktpersoner til forbundene. I DBTU har vi ikke tradition for aktivt at indkalde vores kontaktperson til møder i DBTU.
Vi har ind i mellem brugt vores kontaktperson i konkrete sager.
Skal denne politik fastholdes eller skal vi invitere kontaktpersonen til f.eks. et årligt møde med bestyrelsen eller holde separat møde med kontaktpersonen samt et par personer fra bestyrelsen?
Bestyrelsen bedes drøfte dette.
Bilag: Intet bilag medsendt
c) Datoplanlægning af Årsmøde og visionsseminar
Der mangler datofastsættelse for Årsmøde og visionsseminar.
Bestyrelsen bedes beslutte datoen.
Bilag: Doddle-dokument, samt dokument over fastlagte møder er medsendt.
Pkt. 7 EVENTUELT
Næste møde – onsdag den 20. oktober 2010 i Idrættens hus.
På næste møde skal der bl.a. drøftes budget.
REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Tommy Jørgensen, Kim D. Jensen, Bjarne Andersen og Dorte Kronsell (referent)
Afbud: Arne Krydsfeldt
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Bjarne Andersen rejste en drøftelse om hvilke emner der kan komme på dagsordenen og dermed drøftes af bestyrelsen.
Efter en drøftelse blev det konkluderet, at bestyrelsens opgave ikke er at være specialister på de forskellige fagområder, det har man udvalg og arbejdsgrupper til. Derfor vil bestyrelsen som oftest blot godkende reglementer og andet som udvalg og arbejdsgrupper indsender til godkendelse.
Omkring spørgsmål om skriftlige oplæg eller ikke konkluderede Aksel Beckmann, at der generelt skal være skriftlige oplæg, både for at planlægge dagsordenen og omfanget af de enkelte punkter, men også fordi der ikke kan træffes beslutninger, såfremt bestyrelsen ikke på forhånd ved hvad punkterne indeholder. Beslutningen om skriftlige oplæg gælder selvfølgelig både administration og frivillige.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Underskrivelse af forretningsorden
Bestyrelsen godkendte og underskrev forretningsordenen.
Pkt. 2 ØKONOMI
a) Gennemgang af DBTU’s regnskab – januar til juli
Da indtægtssiden for 2010 ikke helt lever op til budgettet efterlyste Steen Hummeluhr alternative indtægtsmuligheder.
Bestyrelsen drøftede nogle forskellige forslag, men nåede frem til, at man ikke p.t. har områder der lige nu kan give ekstra indtægt.
Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell vil herefter se på besparelsesmuligheder.
Steen Hummeluhr orienterede endvidere om, at Breddeudvalget har søgt en ekstrabevilling på kr. 10.000. Denne ansøgning kan ikke efterkommes, da budgettet er overskredet i år.
b) Kørselstakster
Bestyrelsen drøftede forslag om graduering af kørselstaksterne.
Bestyrelsen godkendte forslaget med følgende begrundelse: De danske dommere har valgt at støtte eliteklubberne ved i et år, at nedsætte kørselstaksterne for dommer til kr. 1,90 pr. km. Bestyrelsen følger efter og har valgt graduere kørselstaksterne for udvalg og arbejdsgrupper. Denne graduering i taksterne er både godt for hele DBTU’s økonomi og da der nu motiveres kraftigt til samkørsel er det også godt for miljøet.
Takster er således fremover:
1 person i en bil kr. 1,90 pr. km.
2 personer i en bil kr. 2,73 pr. km.
3 personer eller flere i en bil kr. 3,56 pr. km.
Ændringen træder i kraft pr. 1. september.
c) IT
Som tidligere aftalt i bestyrelsen har firmaet Concor gennemført en foranalyse i forbindelse etableringen af et nyt turneringsprogram til bordtennis.
Efter denne foranalyse er gennemført har firmaet fremsendt et kontraktudkast og et forslag til en kravspecifikation.
Firmaet har givet et bud på at udvikle et turneringsprogram til bordtennis for omkring kr. 300.000.
DBTU’s advokat er p.t. i gang med at se kontrakten igennem.
Bestyrelsen blev bedt om at godkende det videre arbejde herunder en underskrivelse af kontrakten.
Der blev stillet en række spørgsmål fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer til Aksel Beckmann og Steen Hummeluhr som sammen med Dorte Kronsell har arbejdet med projektet.
Bl.a. blev der spurgt om hvorfor det netop er ovennævnte firma der arbejdes med.
Det blev besluttet at forsøge at arbejde med det firma som Badminton har skrevet kontrakt med om et turneringsprogram. Badminton bruger p.t. samme system, Idrætssystemet, som også bordtennis anvender.
Det forekom at være en god løsning at arbejde med samme firma, da de allerede besidder stor viden om det nuværende Idrætssystem, ligesom de p.t. er godt i gang med at skabe et nyt turneringssystem til badminton. På mange områder anvender bordtennis og badminton samme funktionaliteter, så der ville være en synergieffekt at hente.
Bestyrelsen godkendte, at der arbejdes videre med at skabe et nyt turneringssystem.
Der skal holdes møder med lokalunionerne og DGI for at aftale betaling og proces.
Pkt. 3 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Ungdoms Elite v/Bjarne Andersen
Bjarne Andersen tog udgangspunkt i to spørgsmål:
Hvordan breder vi ungdoms elitearbejdet ud til flere klubber?
Har vi den rigtige struktur på ungdomsdivisionerne?
Efterfølgende udspandt der sig en både lang, meget livlig og meget ivrig debat i bestyrelsen.
Til slut blev der konkluderet, at det ikke kun handler om retningslinjer, men skal ses som en større pakke.
ATK – hvordan implementeres det?
Definitioner på ungdoms elite skal sættes på plads.
Træningssamarbejder, involvering af klubberne og forventningsafstemning klubberne imellem.
Det er en opgave for hele dansk bordtennis og ikke kun for bestyrelsen.
Der var også ideer fremme om, at det kunne være en ide for lokalunionerne at tage op som temamøder, for på den måde at motivere klubberne til at byde ind på, hvordan de ser verden.
Bestyrelsen besluttede, at tage emnet op på visionsseminaret til foråret, hvor man bl.a. ønsker input fra ungdomslandstræneren.
b) Stævne/Rating reglement
Bestyrelsen godkendte det fremsendte stævne/rating reglement. Bestyrelsen takker arbejdsgruppen for deres store arbejde.
c) Medlemsudvikling v/Bjarne Andersen
Bjarne Andersen holdt et oplæg hvori konklusionen var, at der skulle etableres flere klubber for at få flere medlemmer.
Oplægget og Bjarne Andersens forslag til hvordan der skulle oprettes nye klubber gav igen anledning til en meget ivrig debat.
Da oplæget ikke indeholdt et konkret forslag, blev der ikke truffet nogen beslutninger.
Bestyrelsen foreslog dog Bjarne Andersen, at han og JBTU beskrev projektet i detaljer og afprøvede det nogle steder i JBTU.
Når projektet er beskrevet kan der tages stilling til hvordan f.eks. udviklingskonsulenterne kan være til støtte for forslaget.
d) ITTF Veteranudvalg
Bestyrelsen drøftede henvendelse fra Jens-Erik Linde og besluttede, at man gerne vil indstille ham til ITTF’s veteranudvalg næste gang der er valg. Det er ikke muligt at opstille kandidater direkte til formandsposterne, da disse udpeges af ITTFs bestyrelse.
Pkt. 4 ARRANGEMENTER
a) DIFs budgetmøde
Aksel Beckmann og Dorte Kronsell deltager i DIFs budgetmøde den 1. – 2. oktober 2010.
DBTU har ingen deltager til Intro møde i DIF.
Pkt. 5 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Ansøgning om sølvnål
Bestyrelsen godkendte ansøgning om sølvnål.
b) Brug af DIF kontaktperson
Bestyrelsen besluttede at indbyde DIFs kontaktperson Tine Teilmann til bestyrelsesmødet i februar måned.
c) Datoplanlægning af Årsmøde og visionsseminar
Visionsseminaret bliver den 27. marts 2011 i Brøndby.
Indholdet for seminaret drøftes senere, dog skal selve visionsplanen samt Ungdoms Elitebordtennis drøftes.
Årsmødet i 2011 holdes den 28. maj.
Pkt. 6 EVENTUELT
Visionsplanen skal tilrettes og Preben Riel skal slettes.
Det er bestyrelsens holdning, at bestyrelsesmøder bør kunne holdes mellem kl. 17.00 og kl. 21.00, således at alle kan nå hjem i ordentlig tid, da møderne jo holdes på hverdage.
Dorte Kronsell
referent