Referat fra bestyrelsesmøde lørdag d. 3. marts 2018 kl. 10.30 – 14.30

Til stede: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Mads Mikkelsen, Lars Høgsberg, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Asger Rasmussen.

Lars blev valgt som mødeleder, Peter B som referent og Mads som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

1. Opfølgning på sidste møde
Anders og Lars skriver et oplæg til en nyhed på hjemmesiden om, hvordan de nye krav til trænere i DT-klubberne planlægges indført, og hvordan de mest almindelige konsekvenser og overtrædelser vil blive behandlet og sanktioneret. Herunder hvem der behandler evt. dispensationer, hvilken bøde en overtrædelse medfører og hvordan udelukkelse af klubben i den følgende DT-sæson vil ske. Oplægget vil først blive sendt til DOU, TU og UDDU, så de tre udvalg har mulighed for at kommentere nyheden inden offentliggørelse.    

Peter S oplyste, at TU er positiv overfor bestyrelsens overvejelser om at benytte betegnelserne U11, U13, U15 og U18 i stedet for puslinge, yngre, pige/dreng og junior. TU opfordres til at kontakte administrationen for at diskutere praktiske løsninger og en mulig tidsplan.

2. Møde med eliteudvalg
Anders og Lars bød ELU velkommen. Bestyrelsen og ELU diskuterede hvordan ansættelser på eliteområdet foregår, og hvordan de gerne så det ske fremover. Konkret er Kim Nylander netop ansat til at varetage opgaverne omkring Herre Junior-landsholdet fra april til august, og der indgås snart en aftale med en dameansvarlig, der skal arbejde frem til juli.

Foreløbig frem til august vil konsulent Jeppe Damsgaard støtte de to områdeansvarlige med tilmeldinger og bestillinger af rejser og ophold samt med evt. kontakt til forældre til ungdomslandsholdenes spillere.  

Indtil der er fundet en ny finansiering, bliver der ikke fastansat en ny elitekoordinator/-chef, og Jeppes støtte må ikke overstige ca. 3 timer om ugen.    

Bestyrelsen lovede, at ELU så hurtigt som muligt får oplyst, hvor meget økonomi der er i 2018 til aktiviteter i spor 2 og eliteområdet i øvrigt. Derfor kan der pt. ikke bruges midler, der ikke allerede er bevilget eller er egenfinansierede af spillere eller klubber.   

Steen H orienterede om forventningerne til de kommende regionale ungdomselitemiljøer, og spurgte hvordan og hvor meget bestyrelsen forventede at støtte de lokale miljøer økonomisk. Bestyrelsen ønsker at der etableres 3-4 pilotmiljøer, gerne forskellige, der hver modtager ca. 25-30000 kr. pr. sæson. ELU opfordres til at komme med forslag til konkrete pilotprojekter.

Endelig blev man enige om, at ELU gennemgår deres kommissorium og reviderer det, så det passer til den virkelighed, som de ønsker DBTU har efter en strukturel debat på årsmødet. Bestyrelsen forestiller sig, at man på det kommende årsmøde har en debat om strukturen i hele Bordtennis-Danmark, og derefter arbejder med indholdet i en ny struktur frem til årsmødet i 2019, hvor de forskellige lovforslag og finansieringsmodeller, der skal understøtte en ny struktur, vil blive fremlagt.     

Bestyrelsen opfordrede tillige ELU til at drøfte de interne arbejdsgange i ELU.

3. Elitearbejdets organisering på kort sigt indtil 1.8.18.
Bestyrelsen ønsker, som en konsekvens af de budgetmæssige udfordringer, ikke at fastansætte nye medarbejdere i 2018, jfr. punktet ovenfor. Bestyrelsen overvejer, hvad der skal ske efter 1. august.  

4. Behandling af budget 2018
Bestyrelsen besluttede, at Anders, Mads og Peter B gennemgår budgettet endnu en gang, for at prøve at finde de nødvendige besparelser. Regnskabet for 2017 vil give et positivt resultat (estimeret i niveau 300.000 kr.), og bestyrelsen vil derfor indregne hele/dele af det i budgettet for 2018. Et nyt budgetforslag bliver sendt til bestyrelsen inden mødet den 20. marts, så bestyrelsen kan vedtage et nyt revideret budget, og det er fortsat målet, at et godkendt budget kan fremlægges i god tid inden årsmødet, og at alle udvalg får oplyst i marts, hvad de har at arbejde med i 2018. Som udgangspunkt ønsker bestyrelsen ikke, at der tæres på egenkapitalen for budgetårene 2017-2018.

5. Opstart på strukturel debat
Bestyrelsen havde på et møde aften før besluttet, at man ønsker støtte fra DIF til at igangsætte en strukturproces hurtigst muligt. Peter B blev bedt om at tale med Torben Bundgård, DIF herom i den kommende uge, ligesom Anders kort nævner det for Niels Nygaard på morgendagens reception. Målet er, at DBTU senest på årsmødet kan fremlægge en køreplan for, hvordan DBTU finder den bedst egnede struktur i løbet af 6-8 måneder, så nødvendige lovforslag mm. kan være klar inden årsmødet i 2019.

Bestyrelsen udpegede Anders og Mads til at formulere de input, som DIF skal have, inden et første møde med DIF i marts. De oplagte spørgsmål, og de deraf følgende svar, på hvad indholdet i en strukturdebat er: Hvad er DBTU’s, Lokalunionernes og klubbernes roller, opgaver og ansvar? Skal DBTU have udvalg og/eller arbejdsgrupper? Skal DBTU samarbejde med DGI om flere nye opgaver? Skal DBTU have færre eller flere lønnede eller ikke-lønnede medarbejdere og frivillige, Hvordan skal DBTU finansiere aktiviteter? Ønsker DBTU’s medlemmer, dvs. klubberne, en enhedsorganisation, der favner alt og alle i Bordtennis-Danmark?

6. Eventuelt, herunder

a. Orientering fra sekretariatslederen
DBTU har fjernet betalingsgebyret på 3,75 kr. fra portalen, og vil i marts forhøje administrationsgebyret med 1 kr. i stedet for 5 kr., som tidligere udmeldt. Fakturagebyret hæves med 10 kr. i stedet for 5 kr. Peter B. orienterer forinden DGI herom.

Bestyrelsen godkendte et forslag fra sekretariatslederen om, at DBTU forsætter samarbejdet med Brøndby Idrætsefterskole efter 1. august 2018. Dog må BIE formentlig deltage med en lærer til morgentræningen fra det ny skoleår, da Christoffer Petersen ikke længere er fastansat i DBTU. Derimod er det ikke et ufravigeligt krav, at BIE betaler for brug af hallen, selv om DBTU gerne ser det.  

Peter B orienterede efterfølgende om de nye sponsorpakker, der snart er klar til salg. Hvis DBTU får solgt bandereklamer til landskampene på hjemmebane i 2018, skal der findes en ny aftale med arrangørklubberne, der også har ret til at sælge bandereklamer. Et rimeligt forslag kan være, at DBTU og klub deler evt. indtægter lige, og aftaler, at der ikke må være reklamer mellem konkurrerende virksomheder.

b. Eventuelt
Bestyrelsen besluttede, at de indtil årsmødet holder et 1-times Skypemøde dagen før de planlagte bestyrelsesmøder, hvor de får løst operationelle opgaver, så bestyrelsesmøderne kan dreje sig om mere politiske emner. Anders vil invitere Peter B til et møde i Vejle i den nærmeste fremtid for at drøfte sekretariatets arbejdsopgaver, (og prioriteringer heraf), forarbejdet til bestyrelsesmøder og mulige optimeringer af DBTU’s samlede sekretariatsressourcer og DBTU’s arbejde med hele indtægtssiden (DBTU’s kommercielle arbejde) mv.

Peter S deltager i Skole-OL mødet i Brøndby den 12. marts.

Bestyrelsen diskuterede kort opgaverne frem mod årsmødet, og Peter B skriver til udvalgene, at de skal melde tilbage til bestyrelsen, hvem der ønsker genvalg, ikke genopstiller, eller hvor der mangler et medlem i udvalget. Bestyrelsens kontaktpersoner taler med formanden for udvalgene herom inden den 17. april, hvor punktet er på bestyrelsens dagsorden. Det samme gælder for DBTU’s arbejdsgrupper, selv om de ikke er på valg.    

Kommende bestyrelsesmøder
Tirsdag den 20. marts kl. 18.30-20.30 (Skype).
Tirsdag den 17. april kl. 14-19.30 i Brøndby, herunder møde med Dommerudvalg.
Tirsdag den 15. maj kl. 18.30-20.30 (Skype).
Fredag den 1. juni kl. 16-19 i Horsens.

Referent
Peter Busck-Nielsen