Dagsorden til bestyrelsesmøde mandag den 19. oktober 2009 kl. 17.00, mødelokalet DBTU’s kontor.
DAGSORDEN:
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN.
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsplan – Nationale mesterskaber
DM i fremtiden? Skal Senior DM ændres hen mod en 1 dages turnering med udelukkende de allerbedste spillere?
b) Oplæg ved Tommy Jørgensen og derefter drøftelse i bestyrelsen om:
i) Forventninger og ansvar mellem klub, unioner og DBTU
ii) Kommunikation med klubber og klubledere
iii) Egenbetaling for ungdomsspillere
(Dorte Kronsell er i gang med at indhente oplysninger fra et par andre forbund om hvilken egenbetaling de anvender. Når disse oplysninger er fremkommet sendes oplysningerne til bestyrelsen).
Pkt. 3 ØKONOMI
a) September måneds regnskab samt estimat for resten af året.
Der fremsendes opgørelse inkl. Estimat senest fredag den 16. oktober
b) Budget 2010 samt estimat for 2011 og 2012
Der fremsendes budget med forslag til revidering senest fredag den 16. oktober.
c) Forslag fra Steen Hummeluhr og Dorte Kronsell vedr. området Forbundsarrangementer samt
Forslaget er tidligere udsendt og vedhæftet denne dagsorden. Såfremt forslaget godkendes betyder det også ændringer af taksterne for 2010 samt indførelse af startgebyr for Ungdoms Top 12.
Pkt. 4 EVENTUELT
REFERAT
Til stede: Aksel Beckmann, Steen Hummeluhr, Tommy Jørgensen, Preben Riel, Kim D. Jensen, Djohn Sørensen (fra ca. kl. 18.30) og Dorte Kronsell (referent)
Pkt. 1 EVT. KOMMENTARER/TILFØJELSER TIL DAGSORDENEN
Tilføjelse – skrivelsen til lokalunionerne omkring samarbejde om fordelingsnøglen – pkt. 2 b).
Pkt. 2 ORGANISATIONSUDVIKLING
a) Visionsplan – Nationale mesterskaber
På baggrund af sidste mødes drøftelse, både omkring problematikken med at få arrangører men også omkring afviklingsform og økonomi, blev DM drøftet ud fra følgende spørgsmål:
DM i fremtiden? Skal Senior DM ændres hen mod en 1 dages turnering med udelukkende de allerbedste spillere?
Der blev debatteret og fremført en masse synspunkter, tanker og ideer, herunder kan nævnes:
Målet er bordtennis på TV
Begrænse deltagerantal
Der sættes max. antal på deltagere (f. eks 16)
Kun absolut top spillere kan deltage
Spille på 1 bord 2 borde
Wild card til sportschefen
Spille på hverdagsaften
Skal der overhovedet spilles doubler
Afvikling over 1 dag
Afvikles kun for single rækker
Danmarks 2 bedste spillere er automatisk udtaget til DM
GP stævner bruges til kvalificering til DM
DT bruges til kvalificering til DM
Sportschefen/landstræneren har 1 wildcard
Ungdomslandstræneren har 1 wildcard
Spillested
Økonomi
Bestyrelsen blev enig om, at der skal udarbejdes et oplæg med opfordring til klubber og spillere om at komme med synspunkter og meninger. Oplægget lægges på hjemmesiden, udsendes med DBTU-nyt ligesom der bliver oprettet en blog hvor det kan debatteres.
Senere vil bestyrelsen så gennemgå de indkomne kommentarer og udarbejde det endelige koncept for fremtidige Senior DM’er.
Senior DM 2010 bliver afholdt efter det kendte koncept. HEP Ringe har meldt sig som arrangør.
b) Oplæg ved Tommy Jørgensen og derefter drøftelse i bestyrelsen om:
i) Forventninger og ansvar mellem klub, unioner og DBTU
ii) Kommunikation med klubber og klubledere
iii) Egenbetaling for ungdomsspillere
Til brug for punktet fremlagde Dorte Kronsell hvilke initiativer der p.t. arbejdes med i for at synliggøre strukturen på eliteområdet i forhold til ungdomstræning i henholdsvis klub, talentcentre, landshold o.s.v. samt de beskrivelser der skal understøtte oversigten.
Ansvarlig for denne udarbejdelse er Mads Flod-Sørensen. Bestyrelsen roste initiativet og det indhold der p.t. findes. Når oversigten og underliggende beskrivelser er færdige vil det blive offentliggjort på hjemmesiden. Dette vil senest ske med udgangen af december i år.
I forbindelse med drøftelsen af egenbetaling for ungdomsspillere var nogle andre specialforbund blevet kontaktet. Denne lille undersøgelse viser tydeligt, at der også i disse forbund bliver opkrævet betaling fra ungdomsspillere, enten personligt eller via klubberne. DBTU’s egenbetaling lå lavest blandt de forespurgte forbund.
Bestyrelsen drøftede herefter både kommunikation og kommunikationsformer og kan kun opfordre klubledere, trænere og andre til at kontakte DBTU gennem de officielle kanaler såfremt man har spørgsmål eller kommentarer.
c) Skrivelsen til lokalunionerne omkring samarbejde om fordelingsnøgle
Både ØBTU og JBTU har meldt positivt tilbage på skrivelsen. Jakob Staun holdt dagen efter bestyrelsesmødet møde med JBTU om samarbejdet.
Dorte Kronsell forsøger at finde en måde hvorpå det kan registreres, hvilken fremgang/tilbagegang der er i hver lokalunion i forhold til de tidligere indrapporterede aktiviteter.
Da vi hverken har hørt fra FBTU eller BBTU fremsendes skrivelsen til dem igen. (Referentens bemærkning: Vi har efterfølgende fået tilsagn fra FBTU om samarbejde.)
Pkt. 3 ØKONOMI
b) September måneds regnskab samt estimat for resten af året
Det udsendte regnskab med kommentarer blev kort gennemgået. Der bliver til stadighed arbejdet på at begrænse det forventede underskud.
c) Budget 2010 – prognoser for 2011 og 2012
Bestyrelsen drøftede budgettet for 2010.
Bestyrelsen besluttede, at forberedelsesprojektet skal nedlægges i sin nuværende form. Dorte Kronsell drøfter konsekvenserne af denne beslutning med Thomas Gram og inddrager selvfølgelig også Team Danmark i disse drøftelser.
Der var tre store hovedområder som har stor betydning for budgettet:
Område 1:
DBTU generelle økonomi. DBTU har igennem de seneste 3 år siden den nye fordelingsnøgle blev indført haft en anstrengt økonomi, hvor der har været arbejdet målrettet mod at nå samme niveau i tilskud fra DIF i 2010 som i 2006.
Dette arbejde er som helhed nu nået, dog har vi som det kan ses i beskrivelsen nedenunder nu fået nye udfordringer i forhold til vores tilskud fra Danmark Idræts-Forbund.
Bestyrelsen ønsker stadig at fastholde aktivitetsniveauet, men ønsker på nuværende tidspunkt også at styrke DBTU’s økonomi., Vores egenkapital er ikke er så stor som det mål bestyrelsen satte for mange år siden på kr. 500.000. Dette beløb stemmer ifølge DBTU’s revisorer også overens med vores status som specialforbund under DIF samt de midler som bør være til rådighed for både at have en god likviditet og kunne modstå økonomisk dårlige tider.
Derfor er det nødvendigt i en årrække at budgettere med et væsentligt overskud for igen at få bragt egenkapitalen op på de af revisoren anbefalede kr. 500.000,-
Område 2:
På baggrund af nedgangen i indtægterne fra Danske Spil har bestyrelsen i Danmarks Idræts-Forbund varslet nedgang i bloktilskuddet til specialforbundene (Fordelingsnøglen), indførelse af en væsentlig brugerbetaling på IT og stigninger i husleje og andre takster i Idrættens Hus. Ovennævnte vil blive iværksat i 2010 og øget i 2011.
Brugerbetalingen retter sig hovedsageligt mod Idrætssystemet herunder Infosport og klubportal.
Danmarks Idræts-Forbund vil i den kommende tid forsøge at finde et system for brugerbetaling som gør, at de forbund som bruger systemet meget også bliver de forbund som skal betale brugerbetalingen. Det betyder for DBTU, at vi kommer til at betale en stor brugerbetaling, da vi jo har mange forskellige løsninger på idrætssystemet. Det være sig turnerings- og resultatformidling, ratingliste, licensstyring og database, online stævnetilmelding og almindelig klubdatabase. Til orientering kan oplyses, at tidligere er omkostninger til disse systemer betalt af fælleskassen og i solidaritet mellem specialforbundene.
Der vil formodentlig blive tale om et sekscifret beløb som DBTU kommer til at betale i brugerafgift ikke mindst set i lyset af, at der skal findes 6 millioner totalt i brugerbetaling på området.
Ovennævnte betyder selvfølgelig, at der er pres på DBTU’s budget i de kommende år, og at vi desværre bliver nødt til at sende noget af regningen videre til klubber og spillere.
Netop i forbindelse med disse nedskæringer og brugerbetalinger er det meget vigtigt at opretholde det arbejde der foregår både i DBTU centralt og lokalunionerne lokalt med at fastholde og helst øge de aktiviteter som er pointgivende i fordelingsnøglen. I modsat fald vil det betyde, at vi både får det generelle fald i tilskud samt et fald på baggrund af færre aktiviteter.
Bestyrelsen besluttede efter længere drøftelse, at se sig nødsaget til at opkræve et gebyr pr. stævnetilmelding fra 1. juni 2010 således at disse udgifter som DIF pålægger bordtennissporten bliver omkostningsneutrale for DBTU. Der vil senere komme mere information ud om hvordan dette kommer til at foregå og selvfølgelig også information om beløbets størrelse.
Område 3:
Bestyrelsen har gennem en årrække arbejdet med at nedbringe DBTU’s omkostninger på forbundsarrangementer. Området har traditionelt været utroligt svært at budgettere. Det svære er selvfølgelig DT da hverken klubber, kamprækkefølge o.s.v. er statisk år for år.
Bestyrelsen har drøftet et forslag til omlægning af området, hvor de store og væsentlige ændringer er følgende:
Transporttilskud bortfalder.
Der indføres kørselsudligning i alle DT rækker.
Startgebyrerne nedsættes for seniorrækker til kr. 1.000 pr. hold, ungdomsrækker til kr. 500,- pr. hold. Veteran DT ændres ikke i denne omgang.
Pengepræmierne fortsætter i Elite herrer og damer
Bestyrelsen drøftede forslaget og foretog nogle ændringer og vedtog derefter forslaget. Forslaget vedhæftet dette referat, lægges som en nyhed på hjemmesiden og udsendes med DBTU nyt. Ændringerne træder i kraft pr. 1. august 2010.
Pkt. 4 EVENTUELT
Det blev aftalt internt i bestyrelsen, at såfremt der ikke specifikt står et navn ud for en opgave i referatet, så ligger ansvaret for gennemførelse af opgaven hos Dorte Kronsell.
Referent
Dorte Kronsell