De følgende fem råd er inspireret af DIFs frivillighedsplatform for foreninger “www.frivillighedstjek.dk“, hvor man også kan søge inspiration og hente konkrete værktøjer til at styrke frivilligheden i foreningen.
1. Skab muligheder for de frivillige i klubben.
Planlægning er nøglen til at få flere medlemmer engageret i den daglige drift. Har man overblik over aktiviteterne i klubben – fx vha. et årshjul, så man på forhånd ved, hvad der skal ske, hvornår det skal ske og hvor lang tid det tager og hvor mange folk, der skal engageres til den enkelte aktivitet – er det meget lettere at uddelegere opgaverne i foreningen. Er opgaverne og tidsforbruget kendt, vil langt de fleste medlemmer gerne give en hånd med.
Et godt motto for en bestyrelsesformand eller en anden ildsjæl, der ofte ender med at tage for mange opgaver på sig er:
“Ink it, don’t think it”
Mottoet understreger vigtigheden i at skrive årshjul, handlingsplaner, ideer, projekter osv. ned, for på den måde at gøre det nemmere for andre at forstå og tage fra af ansvar og opgaver. Alt for ofte møder man ildsjæle, der er på vej til at brænde ud (eller allerede er det), fordi de ikke har fordelt opgaverne. Hvor mange kan ikke genkende nedenstående:
“Jeg ved jo, hvordan det skal gøres og hvornår det skal være gjort. Det er nemmere, at jeg gør det, end jeg skal bruge ekstra tid på at lære andre op i det”.
“Jeg har prøvet at dele opgaver ud, men de andre formår ikke at komme i mål, så det ender alligevel med, at jeg skal gøre det i sidste ende. Så kan jeg ligeså godt lade være med at spørge en anden gang”.
Disse fortællinger må vi prøve at komme til livs og disse fem råd, er første skridt på vejen.
Til inspiration fra Frivillighedstjek.dk:
- Kan flere inddrages i udvalg, der letter bestyrelsens arbejde?
- Kan opgaverne opdeles i mindre selvstændige opgaver og delopgaver?
- Er arbejdsbelastningen for stor på enkelte personer?
- Uddelegér ad hoc-opgaver til flere frivillige.
- Synliggør hvilke opgaver, der skal løses hvornår. Lav arbejdsbeskrivelser på opgaver.
Få hjælp til at få overblik over opgaver og udarbejde årsplan og årshjul ved at bruge DIFs trinvise guide til Klubbens Årsplan i kombination med denne skabelon for årshjulet (vær opmærksom på, at skabelonen indholder flere ark man kan vælge at bruge eller kombinere). Det vil kræve hårdt arbejde til en start, men på sigt vil det lette presset for alle og gøre det sjovere at være en del af tage del i det frivillige ansvar.
Tag evt. fat i en af DBTUs konsulenter for at få hjælp til at komme i gang.
2. Engagér en bred kreds af klubmedlemmerne.
Alle undersøgelser omkring frivillighed viser, at langt de fleste mennesker gerne vil bidrage til fællesskabet. De folk der ikke er engageret i frivilligt arbejde, begrunder det som oftest med, at de aldrig direkte er blevet spurgt/opfordret til at give en hånd med.
Husk at spørge det enkelte medlem direkte om hjælp.
Når opgaverne er skrevet ned i små, konkrete, tidsbestemte opgaver, er de nemmere at dele ud på flere medlemmer, så I er mange, der løfter i flok og har det sjovt samtidig.
Til inspiration fra Frivillighedstjek.dk:
- Halvårlige dialogmøder mellem bestyrelsen og klubbens medlemmer giver mulighed for at medlemmerne kan bringe nye ideer på banen og bestyrelsen kan vise næste halvårs opgaver.
- Åbne arbejdsgrupper, hvor alle medlemmer har mulighed for at melde sig til løbende.
3. Afstem forventninger imellem de frivillige.
Når en opgave er taget, er det vigtigt at tale om forventningerne til udførelsen. En frivillig med en opgave, skal ikke have opfattelsen af, at hvis han eller hun ikke magter opgaven, så kommer ildsjælen og redder dem til sidst. Forventningen er, at hvis opgaven ikke bliver udført af den pågældende person, så falder den til jorden. Derfor er det også en god ide at være minimum to ansvarspersoner på en opgave. (Der er selvfølgelig opgaver, der ikke MÅ falde til jorden – haltider o.lign. Her må bestyrelsen sørge for at have høj tillid til de personer, der har den slags opgaver).
God og vedvarende kommunikation er en af nøglerne til at alle lever op til forventningerne.
“Hvordan går det med…?”
“Har du brug for input til…?”
“Er der brug for flere hænder, mere tid eller andet, til at løse opgaven?”
– er gode spørgsmål at stille. En god leder er ikke kendetegnet ved at klare alle opgaverne selv, men ved at være i stand til at skabe et miljø, hvor mange har lyst til at give en hånd med.
Til inspiration fra Frivillighedstjek.dk:
- Aftal spilleregler for, hvordan I omgås hinanden.
- Beskriv ansvars- og kompetenceområder for ledere og trænere i foreningen.
- Indfør årlige medarbejdersamtaler med medlemmer i foreningen, der har ansvarsområder og afklar indbyrdes forventninger og ”karrieremuligheder”.
- Opbyg et miljø med gode sociale rammer og arrangementer, hvor I får humor og glæde ind.
- Anerkend alle for deres frivillige indsats, både ansigt til ansigt, men også overfor resten af foreningen.
4. Rust alle frivillige til deres funktion.
Her må vi vende tilbage til “Ink it, don’t think it”. Ved at skrive opgaverne ned i deres helhed, er man allerede et godt stykke af vejen med at ruste de frivillige til at løse opgaverne, men der kan altid være brug for hjælp fra en erfaren. Det er vigtigt, at den erfarne (ofte ildsjælen) ikke overtager, men i stedet vejleder den nye frivillige i at løse opgaven. Det kan være det er besværligt og tager længere tid end nødvendigt i starten, men på den lange bane er det en opgave, der bliver fjernet fra andres skuldre, så det bliver sjovere for alle at være en del af det frivillige arbejde.
Til inspiration fra Frivillighedstjek.dk:
- Uanset hvilken opgave der udføres i klubben, kan der være brug for at få yderligere inspiration til, hvordan den kan løses.
- Inddrag den enkelte frivillige i at opstille egen uddannelsesplan og ønsker om andre kurser. Vil klubben betale eller skal der være egenbetaling?
- En mentorordning kan også være en form for uddannelse.
- Overvej om klubben kan formulere en ”uddannelsespolitik”, f.eks. at alle trænere én gang årligt skal have tilbudt et kursus, at nye trænere kommer på introkursus, inden de starter som trænere etc.
5. Anerkend og synliggør de frivillige.
Husk at sige tak, til alle der bidrager til fællesskabet – gerne offentligt (hjemmeside/facebook/mail til hele klubben) – det vil motivere flere til at melde sig under fanerne. Alle vil jo gerne være en del af en succes.
Til inspiration fra Frivillighedstjek.dk:
- Ros, tak og et smil – husk det – også når det gælder små dagligdagsopgaver, der bliver løst.
- Husk også at anerkende bestyrelsesmedlemmerne og udvalgsmedlemmerne!
- Husk også at sige tak til dem, der ikke fortsætter i klubben – måske kommer de tilbage, hvis de går derfra med en god følelse af at være blevet påskønnet og ønsket.
- Skab mulighed for, at der skabes sociale relationer på tværs i klubben. Netværk skaber sammenhold. Plej det via ture, fester, aktiviteter etc.
- Lav en årlig tur for de frivillige med nogle anderledes oplevelser. Der er sidegevinster i form af bedre dialog og kontinuitet i klubbens arbejde.
- Skab synlig anerkendelse i form af T-shirts, træningsdragter mv (også til frivillige). Det skaber identitet og signalerer, at man er en del af et fællesskab.
- Anerkendelse kan også være kurser og uddannelsestilbud.