Dagsorden til bestyrelsesmøde mandag den 20. april 2020 kl. 17.00– 19.00 (19.30).

Mødet afholdes via skype.

  1. Opfølgning på sidste møde. Referat indsat.
  2. Økonomiopfølgning i form af kvartalsregnskab.
  3. Årsmødet og bordtenniskonference 6. juni.
  4. Turneringen 2020/2021.
  5. WVT i Aalborg 19 – 22. november.
  6. Borddepoter og den fremtidige situation.
  7. Orientering fra direktøren, primært omkring status på vækstteam og udvikling, og opstart af digitaliseringsgruppe. 
  8. Evt.

Deltagere: Anders Mølgaard (AM) Betina Koefoed (BK), Torben Pedersen (TP), Lars Høgsberg (LH), Nick Ilsø (NI) Klaus Dam (KD), Peter Carstensen (PC) Mødeleder: Peter Sundbæk (PS).

1. Opfølgning på sidste møde.
Referat godkendt. ML følger op på dialogen med B75 og Kim Holm vedr. datoer for U-DM, som egentlig var tiltænkt at ligge den 21-23. aug. Men regeringens seneste Coronaudspil, som gælder forbud mod store forsamlinger frem til ultimo august gør, at vi nu undersøger weekenden den 26.- 27.sept. Det betyder så, at den planlagte ungdomsevent den 27. sept. udskydes til et senere tidspunkt.

2. Økonomiopfølgning i form af kvartalsregnskab
DIF-regnskab er hårdt ramt af underbemanding, så vi får i øjeblikket ikke den nødvendige økonomiafrapportering, som giver det ønskede overblik over BTDK’ økonomiske status.

AM og PB aftaler et møde, hvor de udarbejder en kommenteret opstilling af økonomital og sammenligner med sidste år samt operationaliserer budgettet og udarbejder et forecast for resten af 2020.

Bestyrelsen giver AM og ML mandat til at tage en drøftelse med DIF om situationen og handle på DIF’ tilbagemelding.

3. Årsmøde og bordtenniskonference den 6.- 7.juni
Bestyrelsen har besluttet at udskyde bordtenniskonferencen til 2021, og årsmødet udskydes til 15.8.20.

Efter bestyrelsesmødet: ML/PB har talt med Scandic Odense vedr. årsmødet. Det er ikke muligt at afholde årsmødet lørdag den 15.8.20, derimod kan vi være der søndag den 16.8.20.

4. Turneringen – status
Som det allerede er besluttet i forbindelse med ny struktur, så er det BTDK, der inviterer til de lokale turneringer i den kommende sæson. I Jylland og på Bornholm i samarbejde med DGI. Digitaliseringsgruppe er ved at undersøge mulighederne for at digitalisere holdtilmelding og tilhørende fakturering digitalt, og i den forbindelse er der afholdt et møde med Concor/Clubpeople, som nu er ved se på konkrete løsninger.

Deadline for holdtilmelding til DT er fortsat 18.5.20. TG udsender snarest invitationer til DT til klubberne og informeres yderligere om, at tilmelding og betaling kommer til at foregå inden for de 10 dage mellem 8.- og 18. maj. Der skal kommunikeres ekstra til klubberne om dette, og der skal følges op på klubber, der evt. misser tilmelding, så vi undgår ærgerlige fejl. Samtidig bakker bestyrelsen op om, at skridtet mod øget digitalisering og automatisering skal tages nu.

Derudover tager ML ansvar for, at DGI/ Henrik Møller snarest involveres mere omkring næste års holdturnering, så den fælles opgave og koordinering fungerer.

Uagtet Corona krisen fortsætter BTDK’ trænerkrav uændret.

5. WVT i Aalborg den 19.- 22. nov.
Det er svært at vurdere, om der fortsat er basis for at afholde WVT til november i Gigantium i samarbejde med Aalborg Kommune. Det er sandsynligt, at mange veteraner, der er i Corona-målgruppen vil være forsigtige med at rejse rundt i Europa og verden for at spille. PS og ML holder skypemøde med Mette Pejstrup fra Aalborg Kommune og træffer beslutningen på baggrund af denne dialog. Hvis WVT udskydes til 2021, har vi fået lovning på fra ITTF, at vi fortsat er tildelt en WVT til november uden yderligere ansøgning.

I forhold til ansøgning om EVC (European Veterans Championship) i 2023 er der ikke afklaret nogen budproces endnu fra ETTU’ side.

6. Borddepoter og den fremtidige situation
Lars har indhentet materiale vedr. driften af ØBTU’ borddepot. FBTU, der fortsætter for støtteforening vil fortsat styre det fynske borddepot. I Jylland og på Bornholm har DGI borddepoter, som anvendes til diverse stævner og mesterskaber. ØBTU(TU) har ansvaret for det Sjællandske borddepot. BTDK håber/forventer, at ØBTU/TU styrer borddepotet i resten af 2020.

Der indledes en dialog med ØBTU/TU om, hvordan ØBTU forestiller sig fremtiden for borddepotet, og hvad det reelle behov er for et depot fra 2021. De facto er bordene ikke meget brugt af lokale klubber, hvis man ser bort fra diverse LU mesterskaber, 2-mandsholdturnering og superweekend. (alle ØBTU’ arrangementer). Afhængigt af i hvilket omfang nævnte arrangementer skal fortsætte, handler det også om at have et depot til , som kan anvendes af Sjællandske klubber ved tildeling af top 12, DM osv. (altså for klubber, der ikke selv råder over egne egnede borde. Lånemuligheden mellem klubber blev også drøftet, som den vist praktiseres i Jylland.

Det skal vurderes og drøftes med ØBTU om BTDK bør overtage driften af borddepotet. Eller der bør søges en helt ny løsning, hvor BTDK får en bordsponsor hvert år til stævner på Sjælland. Tanken er så, at bordene efter hver sæson kan sælges til klubberne med det formål at øge den samlede bordkapacitet på Sjælland og samtidig reducere behovet for et ganske omkostningstungt borddepot. Der skal regnes lidt på alternativerne og sponsormulighederne skal vurderes. Bestyrelsen træffer efterfølgende en beslutning efter nærmere drøftelse med ØBTU og de sjællandske vækstteams.

7. Orientering fra direktøren – primært opflg. Vækstteam, udviklingsteam og ny digitaliseringsgruppe.
ML orienterede kort om, at udviklingsteamet er stort set på plads, så at alle regioner med undtagelse af Sydvest- og Sønderjylland er sikret konsulentbistand i arbejdet med vækstaftaler og klubudvikling. ML er ligeledes i dialog med DGI om et tættere samarbejde og det er forventningen, at DGI bliver en del af udviklingsteamet.

ML, Jeppe og Lars-Henrik er i dialog med Dandesign om revitalisering af hjemmesiden, og et bud er at omlægge til wordpres, da BTDK har egne kompetencer, der kan bidrage til udvikling af hjemmesiden. Hjemmesiden skal i højere grad dække et behov for en stærkere kommunikationsplatform, øget brugervenlighed og en bedre visualisering af BTDK’ kerneopgave og strategiske fokusområder.

Når der er overblik over 2. kvartals regnskab, vil bestyrelsen tage stilling til, om der skal allokeres flere midler til at udvikle hjemmesiden.

8. Evt.
AM orienterede om en tæt dialog med DIF omkring Corona-situation, og hvad det konkret betyder for de mange bordtennisklubber og spillere, der hungrer efter at komme i gang.

Bestyrelsen bakker AM op i fortsat at lægge pres på DIF for også at få en udmelding gældende for indendørs sportsgrene uden kropskontakt. AM har desuden dialog med bl.a. badmintons direktør, der har fremsendt deres nye Corona-retningslinjer, som de bringer i spil så snart, at myndighedernes retningslinjer tillader det.

AM tager bolden med at få skrevet en information til BTDK’ hjemmeside og FB samt at stille op til live fb dialog, 24 timer efter informationen er lagt ud, med bordtennisfolket, som dermed får mulighed for at stille uddybende spørgsmål om mulighederne for at spille den kommende tid.

Næste møde er tirsdag den 21.5 eller når bestyrelsen finder det nødvendigt i relation til den aktuelle Corona-situation.

Referat: Martin Lundkvist