Referat fra bestyrelsesmøde onsdag d. 8. november 2017 kl. 13–20.30 i Tørring

Til stede: Anders Mølgaard, Betina Koefoed, Lars Høgsberg, Mads Mikkelsen, Peter Sundbæk og Peter Busck-Nielsen (referent.)

Afbud: Asger Rasmussen.

Peter S blev valgt som mødeleder, Peter B som referent og Mads som mødeleder til næste møde.

Dagsorden

1. Oplæg fra CoastZone omkring teambuilding i relation til implementering af strategiplan 2018
Martin fra CoastZone fortale kort om virksomheden, og hvordan de hjælper med opbygning af High Performance Teams og udvikling af grupper. Bestyrelsen vil overveje om, og i givet fald hvordan, dette evt. kan bidrage til afviklingen af ledermødet den 20. januar 2018 i Odense.

Bestyrelsen ønsker også, at fx Torben Bundgaard fra DIF deltager, så DIF’s og DBTU’s fælles strategiske udviklingsplan for 2018-2021 kan præsenteres fyldestgørende. Fokus skal være på, hvordan de fire indsatsområder i planens to spor kan bidrage til, at vi opnår de ønskede mål om kvalitativ og kvantitativ vækst. Det er bestyrelsens ønske, at flere fra bordtennis-DK deltager i ledermødet.

Det blev også diskuteret, om ledermødet i Odense med fordel fra sæsonen 2018/2019 kan lægges i oktober/november som et budget- og opfølgningsseminar.  

2. Strategiplan 2018 – visioner for det strategiske arbejde, organisering og eksekvering/implementering, herunder budgetlægning for 2018
Bestyrelsen diskuterede indgående på baggrund af et oplæg fra Anders, hvordan eliteområdet bedst kan styres og organiseres, herunder fordele og ulemper ved at have en hel- eller deltidsansat elite-/sportschef, der har ansvar for alle DBTU’s eliteaktiviteter samt opbygning og løbende kontakt til den sportslige ledelse af de nye regionale elitemiljøer for ungdom, jfr. spor 2 i strategiplanen.

Bestyrelsen besluttede, at samarbejdet med Team DK fortsætter som aftalt i 2018, og at en eventuel kommende elite-/sportschef indgår – også økonomisk – i samarbejdet med Team DK senest fra 2019.

Bestyrelsen besluttede også, at Anders kontakter Eliteudvalget for at diskutere ovenstående og udvalgets fremtidige funktion på deres møde i Århus lørdag den 18.11.

Bestyrelsen diskuterede derefter, hvordan DBTU bedst øger de interne indtægter fra licenser/kontingenter, så alle medlemmer i landets klubber betaler til de nye nødvendige aktiviteter i spor 1 og spor 2. Midlerne skal være med til at finansiere etablering af regionale ungdomselitemiljøer samt bidrage til en større udbredelse af bordtennissporten, herunder rekruttere og fastholde især flere børn og unge – og ikke mindst flere piger.  

Bestyrelsen arbejder derfor med en foreløbig plan, så der fra næste sæson indføres en grundlicens/kontingent på 150 kr. for alle medlemmer, så de kan deltage i pointstævner, begynderstævner, turneringer og åbne stævner straks fra de er meldt ind i en klub. Grundlicensen vil fremover være inkluderet i licenssatserne, så de tre nuværende licenser på 100 kr. forøges til 150 kr., mens satserne på 250 kr. og 450 kr. forbliver uændrede.

Bestyrelsen diskuterede, hvordan man bedst får evidens for hvad der virker, når det drejer sig om udbredelsesarbejdet i spor 1, og besluttede, at der gennemføres tre pilotforsøg i landet i 2018. De tre forsøg skal arbejde med forskellige former for klubudvikling gennem netværksarbejde og finde troværdige måder at fastholde børn og unge på. Mindst ét forsøg skal fokusere på, at få flere piger til at spille bordtennis, være træner, dommer og/eller leder. Et andet forsøg må gerne indeholde helt nye tiltag, som fx bordtennis-fitness, e-sport – eller noget helt tredje – hvor det ikke er den traditionelle bordtennis, der er i fokus. Peter B foreslog, at udviklingskonsulent Jeppe Damsgaard bliver tovholder på de tre pilotforsøg, og at forsøgene etableres under den indsats i spor 1, der hedder ’Klubnetværk’.   

Bestyrelsen diskuterede til sidst forskellige besparelser og blev enige om, at budgettet bør balancere på ca. 5,5 mio. kr. i indtægter og omkostninger. Derfor skal der findes yderligere besparelser på budgettet for 2018 (og 2019), som Peter B og Anders arbejder med frem til mødet den 30.11.

3. Opfølgning på sidste bestyrelsesmøde
Referatet fra forrige bestyrelsesmøde blev gennemgået, og det blev besluttet:

  • at Peter S kontakter TU med henblik på en afklaring af baggrunden for kravet om offentliggørelse på hjemmesiden af disciplinærkomiteens kendelser. Efterfølgende har Peter B oplyst, at den ny persondataforordning, der træder i kraft maj 2018, ifølge DIF og deres rådgiver, kan betyde, at netop disciplinære kendelser kun må videregives til personer, som har et konkret og underbygget behov for denne viden.
  • at Anders kontakter ELU for at høre, hvor langt man er med koncepterne for DM ungdom og DM senior. Det haster med at få begge koncepter opdaterede, så den kan bruges inden DM i hhv. Hjørring og Silkeborg i marts og maj.
  • at Lars arbejder videre med den skitserede plan for information til bordtennis-DK om ’Krav om uddannede trænere i DT’ – et indsatsområde fra strategiplanens spor 1 – og de øvrige medlemmer i bestyrelsen kommenterer Lars’ 1. oplæg i løbet af uge 46. Bestyrelsen bakker op omkring en undersøgelse af trænersituationen i Danmark i år, samt at der arbejdes videre med et brev/information til klubberne om ”tvungne trænere” i DT-rækkerne. Betina kontakter UDDU for at få deres kommentarer og tilføjelser.
  • at Anders og Betina kontakter ParaSport-DK’s direktør for at aftale møde for en drøftelse af et stærkt udvidet samarbejde, eller evt. en optagelse af Para-bordtennis i DBTU.
  • at Anders og Peter S holder møde med Sport Event DK den 21.11. om en evt. ansøgning om værtskab for hold-EM i 2019 og/eller andre internationale arrangementer.

4. Eventuelt, herunder

a. Orientering fra sekretariatslederen.
Peter B supplerede den skriftlige orientering med seneste nyt på personalesiden, hvor en medarbejder er sygemeldt i længere tid.  

Bestyrelsen godkendte den fremsendte korte tekst, der skal informere DT-klubberne om den ny rejsetilskudspulje på 50.000 kr.

Første del af de ny trænerkurser er afholdt i Brøndby, Odense og Århus med i alt ca. 23 kursister. Det ny materiale og lærervejledninger blev anvendt, og har fået en god modtagelse fra flere. Der har været udfordringer med registrere kursister og fakturere klubber, men de bliver løst, evt. ved at ændre noget i portalen for i alt ca. 25.000 kr.

Peter B oplyste, at samarbejdsaftalen med Skole-OL skal ændres, så DBTU kommer med fra efteråret 2018 i stedet for foråret 2018. Den nedsatte DBTU-arbejdsgruppe, hvor foreløbig en frivillig person har meldt sig, og en DBTU-konsulent deltager fortsat i Skole-OL arbejdsgruppens møder.   

Peter B supplerede den udsendte økonomiopfølgning, og forventningen til hele året er, at DBTU får et mindre overskud, primært pga. færre/billigere aktiviteter end budgetteret i udvalg og arbejdsgrupper. 

b. Aftale med DGI om bordtennisportalen.
Bestyrelsen besluttede, at Mads kontakter DGI for at høre deres holdning til en ny grundlicens og den fra DBTU ønskede licensforhøjelse på 50 kr. på de tre licenser til 100 kr. Bestyrelsen vil på næste møde beslutte, om det fremlagte forslag til en ny aftale skal fornyes.    

c. Test af Skype.
Skype blev testet, og testen fortsætter den 10.11. kl. 12, eller i uge 46, da det var vanskeligt at teste lyden i lokalet. Bestyrelsen holder et skypemøde den 30.11. kl. 18.30 – 20.30.

d. Behandling af henvendelser til bestyrelsen.
Projektgruppen for BAT60+ har henvendt sig om en mulig ansøgning til DIF’s nye initiativpulje, og bestyrelsen besluttede at støtte en ansøgning, der rækker videre end blot en tidsmæssig fortsættelse af det nuværende projekt. Anders fortalte, at han har talt med Ole H herom, og bestyrelsen får ansøgningen til gennemlæsning inden afsendelse til DIF.    

BBTU havde søgt om et ekstra tilskud til kval top 12, der i år afholdes på Bornholm, da de mener at de har ekstra store omkostninger til en overdommer i år. Bestyrelsen godkendte per kulance, selv om arrangementet ikke er et DBTU-arrangement, at BBTU får 1.500 kr. til at dække de ekstra omkostninger med.

Bestyrelsen vil i øvrigt gerne invitere DU og ELU, til et af planlagte bestyrelsesmøder i december, januar eller februar.

Kommende bestyrelsesmøder
Torsdag den 30. november kl. 18.30-20.30 (Skype).
Fredag den 15. december kl. 14-19 i Brøndby.
Fredag den 19. januar kl. 14-19 i Odense.
Fredag den 2. februar kl. 14-19.30 i Brøndby.
Lørdag den 3. marts kl. 11-14 i Hjørring.
Tirsdag den 20. marts kl. 18.30-20.30 (Skype).
Tirsdag den 17. april kl. 14-19.30 i Brøndby.
Tirsdag den 15. maj kl. 18.30-20.30 (Skype).
Fredag den 1. juni kl. 16-19 i Horsens/Vejle.

Referent
Peter Busck-Nielsen