Dato: 16. august 2023 20:00-22:00 – teamsmøde

Deltagere: Henrik Vendelbo (formanden) (mødeleder), Sune Bøndergaard Røjkjær (SBR), Christian Fredensborg Jakobsen (CFJ), Pia Toelhøj (PT), Martin Ljung Christensen (MJC)

Referant: Puk Hvistendal

 

1. Nyt fra formanden

  • Formanden orienterede om to artikler bragt i Idrætsmonitor i de forgangne uger. Den ene bagudrettet og den anden målrettet fremtidig strategi. HV har givet udtryk for, at BTDK, på trods af den økonomiske situation, er et godt sted. BTDK arbejder strategisk med at skabe vækst og har fået orden i ”penalhuset”, så BTDK derfor administrativt er godt rustet til fremtiden. Økonomisk går der et par år, før BTDK er samme sted, men BTDK er på vej.
  • Stadig ikke optimal nyhedsdækning – af gode grunde. Det er noget PKH har fokus på, så vi må se, om det kan blive bedre fremadrettet, indenfor de rammer vi har.
  • ITTF-kongres afholdes i Bangkok den 24. august samtidig med topmøde om diverse emner og sportens fremtid. Af emner er blandt andet VM-værtskab for 2026 samt udvidelse af deltagere for VM for hold. HV og PKH deltager online af ressourcehensyn.
  • NETU-møde i Sverige under EM. Her er det væsentligt, at BTDK får fremført synspunkter omkring standarder for NETU-mesterskaberne. Det har ikke altid været på acceptabelt niveau i forhold til indkvartering og mad, når det har foregået i de baltiske lande. Henrik og Puk deltager fysisk.
  • BTDK skal have fokus på, hvad BTDK tilbyder og hvad man får som medlemsklub. Administrationen er på opgaven. Opfølgning følger.

 

2. Fordeling af roller i bestyrelsen – opsamling fra sidst (beslutning) (godkendt)

  • Oversigt udleveret. Godkendt med ændring af ansvarlig for sponsorater og fonde slås sammen. Oversigten kommer på hjemmesiden under bestyrelsen.

 

3. Årshjul – gennemgang og godkendelse (beslutning) (godkendt)

  • Årshjul med datoer over bestyrelsesmøder og andre relevante datoer blev udleveret. Bestyrelsen godkendte med ændring af bestyrelsesmøde i Malmø, som ændres fra den 12. til 14. september, hvor også ledergruppen inviteres til status og strategidialog. Tidspunkt tilpasses evt. 1/8 dels-finalekamp for det danske hold.

 

4. Økonomi – halvårsregnskab (orientering)

  • Gennemgang af halvårsregnskab i ny model jfr. den økonomiansvarliges model. Vi holder budgettet pr. 30. juni. 2023. For at nå målsætningen for hele året, skal der yderligere fokus på sponsorer, hvilket blev aftalt og igangsættes. Forventet indtjening på denne post er 150.000 kr. for 2023.

 

5. DGI-samarbejde (status/beslutning) (godkendt)

  • SBR orienterede om mødet tidligere på dagen den 16. august. Styregruppen består af Allan Boserup (Formand DGI Bordtennis), Mikkel Daniel Jung (afdelingsleder DGI Østjylland), Henrik Møller, SBR og PKH. Målsætningen for arbejdet er en samarbejdsaftale inden årets udgang. På
    mødet blev mulighederne for godt samarbejde diskuteret, og der var enighed om at arbejde videre med præmissen om:

    • Værdiskabende for foreningerne
    • Få flere til at blive en del af bordtennis
    • Kvalitet og optimering af ressourcer og tilbud

Styregruppen vendte også muligheder om, hvordan vi skal samarbejde og om, hvad samarbejdet skal inkludere til bordtennis’ fælles bedste. Dialogen fortsætter i slutningen af september. I forbindelse med snakken om holdturneringen var der enighed i bestyrelsen om at se positivt på muligheden for lempede retningslinjer for de lavest rangerede serier.

 

6. B-møde // Strategiseminar Malmø (drøftelse)

  • Bestyrelsen afholder B møde i Malmø under EM den 14. september.
  • Her inviteres ledergruppen også med for at få en status fra forbundet på arbejdet med en Visionsstrategi samt dialog om det fremtidige fokus i forbundet. Administrationen laver oplæg til program og inviterer.
  • Ledergruppen inviteres også til Bordtennis Festivalen i Fredericia den 11-12. november 2023. Her vil temaet være Budget 2024.

 

7. WTT series – skal BTDK arrangere et stort event i 2024/25? (beslutning)

  • Bestyrelsen har ytret ønske om at trække internationale events til Danmark med henblik på at promovere sporten. Administrationen har undersøgt forskellige muligheder via WTT og også været i dialog med en kommune og Sport Event Danmark. For nuværende beslutter bestyrelsen, at administrationen gerne må undersøge mulighederne for et event i 2024 eller måske mere aktuelt i 2025.

 

8. Godkendelse af reglementer for uddeling af hæderbeviser (beslutning) (udskudt)

  • Bestyrelsen udskød punktet.

 

9. Godkendelse af klubarrangør til ØM 14-15. januar 2024 (beslutning) (godkendt)

  • Bestyrelsen godkendte at gå videre med en ansøgerklub til ØM.

 

10. Sponsorarbejde (orientering og drøftelse)

  • Bestyrelsen blev præsenteret for 4 indsatsområder omring sponsorater:
    • Fokus på pleje af eksisterende sponsorer
    • Sponsorater for at nedbringe faste omkostninger
    • Samarbejder med henblik på OL i Paris
  • Navnesponsorater af relevante mesterskaber og stævner i BTDK regi
    Bestyrelsen besluttede at tage et temamøde i slutningen af august for at lave en fælles strategi for at nå målsætningerne i 2023 med fokus på samarbejder op mod OL deltagelse i Paris. CFJ indkalder.,

 

11. Personalehåndbog (beslutning) (godkendt)

  • PKH præsenterede bestyrelsen for en opdateret personalehåndbog (senest opdateret i 2013).
  • Bestyrelsen tilsluttede sig personalehåndbogen med en tilføjelse om whistleblower ordning for personalet direkte til bestyrelsen.

 

12. Nyt fra kontoret – PKH (orientering)

  • Pigekoordinator: PKH informerer om, at der er ansat en ny pigekoordinator, som præsenteres medio uge 34. Hun er under uddannelse. Hun har erfaring fra håndbold og basketball i forhold til pigeklubmiljøer.
  • Bordtennis Festival 11-12. november 2023 – vær med til at udbrede kendskabet, når tilmelding starter.
  • BTDK skifter lager (depot) pr. december 2023 på baggrund af en indsats for at nedsætte faste omkostninger. Dette er også en indsats i at skifte borde ud på borddepotet og sikre professionel drift af borddepotet fremadrettet.

 

13. Eventuelt

  • Bestyrelsen godkendte holddeltagelsesgebyr på 400 kr. til ny seniorhold turnering for 60+
  • Bestyrelsen deltager i DIF Budgetmøde i oktober 2023 med CFJ og HV.